Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài có cần phải đăng ký nội quy lao động?

Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam là đơn vị phụ thuộc của thương nhân nước ngoài, được thành lập theo quy định của pháp luật Việt Nam để tìm hiểu thị trường và thực hiện một số hoạt động xúc tiến thương mại mà pháp luật Việt Nam cho phép[1]. Việc thành lập văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài tại Việt Nam (“Văn phòng đại diện”).  Khác với văn phòng đại diện của thương nhân Việt Nam, Văn Phòng đại diện là chủ thể được quyền tuyển dụng và sử dụng lao động theo quy định của pháp luật Việt Nam. Do đó, đòi hỏi Văn phòng đại diện phải tuân thủ quy định của pháp luật Việt Nam. Trong đó vấn đề đăng ký và ban hành nội quy lao động là một yếu tố đáng chú ý.

Nội quy lao động đóng vai trò then chốt trong việc quản trị nội bộ và giảm thiểu rủi ro tranh chấp với người lao động. Liệu rằng tất cả các Văn phòng đại diện đều phải đăng ký nội quy lao động? Bài viết dưới đây sẽ làm sáng tỏ vấn đề này và đưa ra những lưu ý cần thiết cho Văn phòng đại diện trong quá trình xây dựng, đăng ký và ban hành nội quy lao động.

Nguồn: The Saigon Times

1. Trường hợp nào buộc phải đăng ký nội quy lao động?

Trước hết, có thể hiểu nội quy lao động là văn bản pháp lý do Văn phòng đại diện ban hành nhằm quy định các nguyên tắc xử sự mà các bên trong quan hệ lao động buộc phải tuân thủ. Văn bản pháp lý này cũng xác định các hành vi vi phạm kỷ luật lao động, cách thức xử lý và mức trách nhiệm vật chất liên quan. Theo quy định hiện hành, nội quy lao động phải được xây dựng, ban hành trên cơ sở quy định của pháp luật lao động, đồng thời phải được phổ biến rộng rãi đến toàn thể người lao động để đảm bảo tính hiệu lực và tuân thủ trong nội bộ Văn phòng đại diện.

Căn cứ theo Điều 2 Bộ luật lao động 2019, Văn phòng đại diện chịu sự điều chỉnh của Bộ luật này, trong đó, quy định về nội quy lao động cũng được áp dụng cho Văn phòng đại diện tại. Theo đó, Văn phòng đại diện phải ban hành nội quy lao động, tuy nhiên nội quy lao động bằng văn bản chỉ bắt buộc đối với Văn phòng đại diện có từ 10 người lao động trở lên. Số lượng lao động được tính trong trường hợp này bao gồm cả người lao động Việt Nam và người lao động nước ngoài tại Văn phòng đại diện theo hợp đồng, thỏa thuận, được trả lương và chịu sự quản lý, điều hành, giám sát của Văn phòng đại diện. Nếu Văn phòng đại diện sử dụng ít hơn 10 người lao động, nội quy lao động bằng văn bản là không bắt buộc nhưng các nội dung về kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất phải được quy định cụ thể trong từng hợp đồng lao động được giao kết với người lao động.

Do đó, xây dựng nội quy lao động là yêu cầu[2] đối với Văn phòng đại diện theo quy định hiện hành. Thể thức trình bày của nội quy lao động (bằng văn bản hay quy định trong hợp đồng lao động) sẽ phụ thuộc vào số lượng lao động hiện có của Văn phòng đại diện là từ đủ 10 người trở lên hay không. Một khi doanh nghiệp ban hành nội quy lao động bằng văn bản thì buộc phải đăng ký nội quy này tại cơ quan quản lý lao động nơi Văn phòng đại diện đặt trụ sở.

2. Một số lưu ý cho Văn phòng đại diện khi ban hành và đăng ký nội quy lao động

Việc xây dựng và đăng ký nội quy lao động bằng văn bản không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn là công cụ quản lý nhân sự hiệu quả. Nội quy lao động giúp Văn phòng đại diện hướng dẫn, quản lý và xử lý các vấn đề về lao động một cách minh bạch, góp phần bảo vệ quyền lợi của cả văn phòng đại diện và người lao động. Để đảm bảo nội quy lao động được ban hành và thực hiện đúng quy định, Văn phòng đại diện cần lưu ý một số nội dung sau:

Thứ nhất, nội quy lao động không được trái pháp luật về lao động và quy định của pháp luật có liên quan[3]. Văn phòng đại diện muốn sử dụng nội quy lao động được quy định tương tự như nội quy, quy chế lao động của thương nhân nước ngoài cho Văn phòng đại diện thì buộc phải có những điều chỉnh, bổ sung để phù hợp với pháp luật Việt Nam trước khi có thể đăng ký và áp dụng.

Thứ hai, nội quy lao động phải bảo đảm đầy đủ các nội dung cơ bản theo quy định hiện hành[4] bao gồm (i) thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi, (ii) trật tự tại nơi làm việc; (iii) an toàn, vệ sinh lao động; (iv) phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc; trình tự, thủ tục xử lý hành vi quấy rối tình dục tại nơi làm việc; (v) việc bảo vệ tài sản và bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, sở hữu trí tuệ của người sử dụng lao động; (vi) trường hợp được tạm thời chuyển người lao động làm việc khác so với hợp đồng lao động; (vii) các hành vi vi phạm kỷ luật lao động của người lao động và các hình thức xử lý kỷ luật lao động; (viii) trách nhiệm vật chất; (ix) người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động.

Thứ ba, trước khi ban hành nội quy lao động và đăng ký thì người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở trong trường hợp Văn phòng đại diện có tổ chức công đoàn[5]. Đồng thời, nội quy lao động phải được thông báo cho người lao động và nội dung chính của nội quy lao động phải được niêm yết công khai tại nơi cần thiết của Văn phòng đại diện[6].

Đối với việc tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với Văn phòng đại diện có tổ chức công đoàn được tiến hành theo trình tự sau:

1. Gửi văn bản đính kèm nội dung cần tham khảo, trao đổi ý kiến đến tổ chức công đoàn.
2. Sau khi có được ý kiến của tổ chức công đoàn thì phải tổ chức đối thoại để thảo luận, trao đổi, tham vấn và chia sẻ thông tin. Tất cả nội dung và diễn biến của cuộc đối thoại phải được ghi thành biên bản và có chữ ký của các bên tham gia.
3. Chậm nhất 03 ngày làm việc kể từ khi kết thúc đối thoại, Văn phòng đại diện có trách nhiệm công bố và công khai tại nơi làm việc những nội dung chính của cuộc đối thoại[7].

Nội quy lao động sẽ có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo Điều 119 của Bộ luật Lao động nhận được đầy đủ hồ sơ đăng ký. Trong trường hợp Văn phòng đại diện có dưới 10 lao động và ban hành nội quy lao động dưới hình thức văn bản, thời điểm nội quy có hiệu lực sẽ do chính Văn phòng đại diện quyết định, được quy định cụ thể trong nội quy lao động đó. Đây cũng là thời hạn để Văn phòng đại diện căn cứ áp dụng các nội dung trong nội quy lao động khi xử lý kỷ luật lao động, ban hành quyết định nội bộ về lao động hay sử dụng văn bản này để giải quyết tranh chấp lao động phát sinh.

Văn phòng đại diện thuộc trường hợp phải đăng ký nội quy lao động cần lưu ý, nội quy lao động phải được đăng ký tại cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh trong vòng 10 ngày kể từ ngày ban hành nội quy. Sau khi nhận được hồ sơ, nếu trong vòng 7 ngày làm việc phát hiện nội dung nội quy có điều khoản trái với pháp luật, cơ quan chuyên môn sẽ thông báo và hướng dẫn Văn phòng đại diện sửa đổi, bổ sung nội dung để tiến hành đăng ký lại. Ngoài ra, dựa trên điều kiện cụ thể, cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh có thể ủy quyền cho cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện thực hiện việc đăng ký nội quy lao động.

3. Hậu quả pháp lý khi không tuân thủ quy định về nội quy lao động

Pháp luật hiện hành đã quy định các chế tài đối với các vi phạm liên quan đến việc ban hành và đăng ký nội quy lao động. Theo đó, Văn phòng đại diện cần lưu ý rằng nếu không thông báo nội quy lao động đến toàn bộ người lao động hoặc không niêm yết các nội dung chính của nội quy tại các vị trí cần thiết trong nơi làm việc, Văn phòng đại diện có thể bị phạt từ 2.000.000 đồng đến 6.000.000 đồng. Hơn nữa, mức phạt từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng sẽ được áp dụng trong trường hợp người sử dụng lao động vi phạm một hoặc nhiều điều sau đây: không ban hành nội quy lao động bằng văn bản khi sử dụng từ 10 lao động trở lên; không tiến hành đăng ký nội quy lao động theo đúng quy định; không tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (nếu có) trước khi ban hành hoặc sửa đổi, bổ sung nội quy; hoặc sử dụng nội quy lao động chưa có hiệu lực hoặc đã hết hiệu lực.[8].

Thực tiễn cho thấy, nếu nội quy lao động không được ban hành và đăng ký đúng theo quy định, Văn phòng đại diện sẽ thiếu cơ sở pháp lý để xử lý kỷ luật lao động hoặc ban hành các quyết định nội bộ về lao động, đồng thời dễ dẫn đến rủi ro lớn như tranh chấp phát sinh từ việc xử lý kỷ luật không đúng quy định pháp luật và không dựa trên nội quy lao động. Để thực hiện đúng nghĩa vụ ban hành và đăng ký nội quy lao động, Văn phòng đại diện nên chủ động thực hiện các công việc cần thiết như:

1. Xây dựng nội quy lao động phù hợp với Bộ luật Lao động 2019 và các văn bản pháp lý liên quan.
2. Phổ biến rộng rãi nội quy lao động đến toàn thể người lao động tại Văn phòng đại diện, đảm bảo mọi người nắm rõ quyền và nghĩa vụ của mình.
3. Đăng ký nội quy lao động với cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi Văn phòng đại diện đăng ký kinh doanh (đối với các đơn vị có từ 10 người lao động trở lên).
4. Định kỳ rà soát và cập nhật nội quy lao động để phù hợp với sự thay đổi của pháp luật và thực tiễn hoạt động Văn phòng đại diện.

Trên cơ sở các phân tích và lưu ý được trình bày, có thể thấy việc xây dựng, ban hành và đăng ký nội quy lao động không chỉ là một nghĩa vụ pháp lý đối với Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài mà còn là yếu tố then chốt trong công tác quản trị nội bộ và giảm thiểu rủi ro tranh chấp lao động. Dù rằng việc đăng ký nội quy lao động bằng văn bản là bắt buộc đối với các đơn vị có từ 10 lao động trở lên, nhưng ngay cả với các Văn phòng đại diện sử dụng ít số lượng lao động hơn thì việc quy định rõ ràng các điều khoản về kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất trong hợp đồng lao động cũng đóng vai trò quan trọng. Văn phòng đại diện cần chủ động thực hiện các bước xây dựng, phổ biến, đăng ký và định kỳ rà soát nội quy lao động nhằm đảm bảo tuân thủ pháp luật và tạo nền tảng vững chắc cho hoạt động an toàn, tuân thủ của Văn phòng đại diện tại Việt Nam.