Trách nhiệm pháp lý khi văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài không thực hiện thủ tục chấm dứt hoạt động

Ngày 10/06/2025, trong Thông báo 3591 của Sở Công Thương TP. Hồ Chí Minh về việc chấm dứt hoạt động Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại TP. HCM cho thấy đến thời điểm ngày 10 tháng 6 có đến 243 Văn phòng đại diện đã không còn hoạt động trên thực tế nhưng vẫn chưa tiến hành thực hiện thủ tục hành chính chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện[1]. Trong trường hợp chậm trễ hoặc không thực hiện thủ tục hành chính theo yêu cầu, Văn phòng đại diện hay thương nhân nước ngoài, đơn vị trực tiếp vận hành văn phòng đại diện tại Việt Nam phải chịu những trách nhiệm pháp lý nào? Trong bài viết này, HM&P sẽ chỉ ra những rủi ro mà văn phòng đại diện thậm chí là thương nhân nước ngoài phải chịu nếu không hoàn thành thủ tục này.

Khung pháp lý điều chỉnh hoạt động của VPĐD

Văn phòng đại diện (VPĐD) của Thương nhân nước ngoài (TNNN) tại Việt Nam được thành lập nhằm mục đích đại diện cho TNNN và xúc tiến thương mại, mang tính chất phi lợi nhuận. Về mặt pháp lý, VPĐD được coi là một đơn vị phụ thuộc và không có tư cách pháp nhân độc lập.

Tuy nhiên, nguyên tắc then chốt trong pháp luật Việt Nam là TNNN, với tư cách là pháp nhân thành lập, chịu trách nhiệm cuối cùng và vô hạn đối với mọi nghĩa vụ, rủi ro và trách nhiệm phát sinh từ hoạt động của VPĐD. Điều này có nghĩa là, nếu VPĐD chấm dứt hoạt động mà không hoàn tất các nghĩa vụ tài chính, thuế, hoặc dân sự, trách nhiệm pháp lý sẽ chuyển sang TNNN.

Việc chấm dứt hoạt động của VPĐD phải tuân thủ nghiêm ngặt Luật Thương mại và Nghị định 07/2016/NĐ-CP của Chính phủ quy định về việc thành lập và hoạt động VPĐD của TNNN tại Việt Nam. Các trường hợp chấm dứt hoạt động hợp pháp bao gồm: (1) VPĐD hết thời hạn hoạt động theo Giấy phép mà TNNN không đề nghị gia hạn, (2) Bị thu hồi Giấy phép, (3) Khi TNNN chấm dứt hoạt động tại quốc gia thành lập.

Khi VPĐD chấm dứt hoạt động, TNNN phải hoàn thành một quy trình thanh lý toàn diện, bao gồm các nghĩa vụ quan trọng sau:

Hoàn thành nghĩa vụ tài chính: Quyết toán thuế, chấm dứt hiệu lực mã số thuế của VPĐD và mã số thuế thu nhập cá nhân của người lao động.

Giải quyết lao động: Thanh toán đủ quyền lợi hợp pháp cho người lao động và quyết toán bảo hiểm xã hội (BHXH).

Hợp đồng và Tài sản: Thực hiện các hợp đồng còn tồn đọng và thanh lý tài sản.

Thực hiện các thủ tục hành chính và Công khai thông tin: Nộp hồ sơ xin chấm dứt chính thức tại Cơ quan cấp Giấy phép và niêm yết công khai về việc chấm dứt hoạt động tại trụ sở.

Các trách nhiệm pháp lý khi không thực hiện thủ tục chấm dứt hoạt động văn phòng

Thứ nhất, bị xử phạt vi phạm hành chính

Dù không có tư cách pháp nhân, VPĐD vẫn được xem là một tổ chức và là đối tượng bị xử phạt vi phạm hành chính đối với các hành vi vi phạm do mình gây ra. Do đó, trường hợp VPĐD không tiến hành thủ tục hành chính để chấm dứt hoạt động của văn phòng đại diện có thể bị xử phạt hành chính với mức phạt tối đa cho tổ chức trong lĩnh vực thương mại là 200.000.000 đồng[2]. Cụ thể các mức phạt vi phạm như sau:

Ngoài ra, VPĐD còn có thể phải đối diện mức xử phạt cao nhất khi VPĐD bị coi là vẫn tiếp tục hoạt động trên giấy tờ sau khi điều kiện pháp lý để tồn tại đã chấm dứt. Hành vi này thể hiện sự cố ý trốn tránh trách nhiệm và thủ tục.

Các hành vi bị coi là tiếp tục hoạt động trái phép bao gồm:

• Tiếp tục hoạt động sau khi Giấy phép thành lập VPĐD hết thời hạn mà chưa được gia hạn.
• Tiếp tục hoạt động sau khi cơ quan có thẩm quyền thu hồi giấy phép thành lập VPĐD.
• Tiếp tục hoạt động sau khi TNNN (công ty mẹ) đã chấm dứt hoạt động (giải thể hoặc phá sản).

Đối với những hành vi này, chế tài phạt tiền được áp dụng là từ 30.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng[3].

Khái niệm "tiếp tục hoạt động" được xem không chỉ là thực hiện giao dịch thương mại, mà còn là việc duy trì đăng ký hành chính và tài chính. Nếu TNNN không thực hiện thủ tục chấm dứt giấy phép và mã số thuế, về mặt pháp lý, VPĐD vẫn đang "tồn tại", và sự tồn tại này là căn cứ để áp dụng mức phạt cao nhất khi Giấy phép đã hết hạn của cơ quan có thẩm quyền.

Sở Công thương TP. Hồ Chí Minh. Nguồn: Tạp chí Công thương

Thứ hai, trách nhiệm tài chính và cưỡng chế thuế

Nghĩa vụ quan trọng nhất khi chấm dứt hoạt động là hoàn thành nghĩa vụ quyết toán thuế và nhận xác nhận chấm dứt hiệu lực mã số thuế. Nếu VPĐD ngừng hoạt động thực tế nhưng không hoàn tất thủ tục quyết toán thuế, mã số thuế vẫn tồn tại, dẫn đến các hậu quả tài chính vẫn được tính tiếp tục trên thực tế từ tiền chậm nộp cho đến việc bị xử phạt hành chính về thuế.

Tiền chậm nộp: Các khoản nợ thuế, phí, lệ phí vẫn tiếp tục phát sinh. Nếu VPĐD chậm nộp tiền thuế, mức phạt là 0,05% mỗi ngày tính trên số tiền thuế chậm nộp[4].

Phạt hành chính về thuế: VPĐD có thể bị phạt hành chính về việc không nộp hoặc nộp chậm các báo cáo thuế định kỳ. Nếu có hành vi khai sai dẫn đến thiếu số tiền thuế phải nộp, TNNN sẽ bị phạt 10% số tiền thuế thiếu.

Do TNNN chịu trách nhiệm vô hạn đối với nợ thuế của VPĐD, nếu VPĐD/TNNN nợ tiền thuế quá 90 ngày hoặc có dấu hiệu bỏ trốn/tẩu tán tài sản, cơ quan thuế có quyền áp dụng các biện pháp cưỡng chế mạnh như trích tiền từ tài khoản ngân hàng của TNNN/VPĐD và kê biên, bán đấu giá tài sản hiện có của TNNN tại Việt Nam.

Rủi ro lớn nhất đối với TNNN là sự chuyển hóa rủi ro tài chính của tổ chức thành rủi ro cá nhân đối với người quản lý. Cơ quan thuế có quyền áp dụng biện pháp tạm hoãn xuất cảnh đối với người nộp thuế còn nợ thuế quá hạn. Trong trường hợp của VPĐD TNNN, biện pháp này sẽ nhắm vào người đại diện theo pháp luật của TNNN hoặc người đứng đầu VPĐD, đặc biệt nếu họ là người nước ngoài đang có ý định rời khỏi Việt Nam.

Việc VPĐD cố tình bỏ qua thủ tục quyết toán thuế đã cung cấp cơ sở pháp lý cho cơ quan thuế áp dụng lệnh cấm xuất cảnh. Việc một lãnh đạo cấp cao bị tạm hoãn xuất cảnh do nợ thuế kéo dài là một đòn giáng mạnh vào uy tín và hoạt động của TNNN, buộc họ phải nhanh chóng thanh toán nghĩa vụ tài chính để giải trừ lệnh cấm. Điều này cho thấy, rủi ro bị giữ chân tại Việt Nam trở thành công cụ đòn bẩy pháp lý hiệu quả nhất của nhà nước để buộc TNNN hoàn thành trách nhiệm tài chính.

Thứ ba, trách nhiệm dân sự và lao động với các bên có liên quan

VPĐD thực hiện các giao dịch dân sự nhân danh TNNN. Do đó, khi VPĐD ngừng hoạt động mà không thanh lý, TNNN vẫn phải chịu trách nhiệm thực hiện và thanh toán các khoản nợ tồn đọng, bao gồm tiền thuê mặt bằng, nợ nhà cung cấp và các nghĩa vụ hợp đồng khác.

Việc không thực hiện thủ tục chấm dứt hợp pháp sẽ tạo điều kiện cho các chủ nợ khởi kiện TNNN tại Tòa án Việt Nam. TNNN sẽ phải đối mặt với rủi ro bồi thường thiệt hại và chi phí pháp lý cao phát sinh từ kiện tụng dân sự/thương mại.

TNNN phải giải quyết đủ quyền lợi hợp pháp cho người lao động, bao gồm lương, trợ cấp thôi việc và các khoản bồi thường theo Bộ luật Lao động 2019. Nếu VPĐD không thực hiện thủ tục quyết toán BHXH và đóng mã đơn vị, người lao động sẽ gặp khó khăn trong việc chốt sổ, dẫn đến các tranh chấp lao động và khiếu nại tại cơ quan quản lý lao động. Ngoài ra, cơ quan BHXH cũng có thể áp dụng các biện pháp xử phạt hành chính đối với TNNN vì vi phạm quy định về bảo hiểm xã hội.

Có thể thấy, mọi vi phạm hành chính, nợ thuế, và tranh chấp chưa được giải quyết sẽ được ghi nhận trên lịch sử hoạt động của VPĐD/TNNN. Khi TNNN muốn thiết lập hiện diện thương mại mới tại Việt Nam dưới hình thức doanh nghiệp hoặc VPĐD khác, lịch sử không tuân thủ quy trình chấm dứt hoạt động sẽ là một yếu tố tiêu cực ảnh hưởng đến quá trình thẩm định và cấp phép của các cơ quan quản lý Việt Nam. Điều này có thể cản trở khả năng quay trở lại thị trường Việt Nam của TNNN. Do đó, các TNNN cần coi thủ tục chấm dứt hoạt động là một quy trình bắt buộc, không thể bỏ qua để hoàn tất việc chấm dứt hoạt động tại Việt Nam của VPĐD.