1. Nội quy lao động là gì?
Pháp luật về lao động hiện tại không có định nghĩa cụ thể về nội quy lao động mà chỉ quy định các nội dung chủ yếu của nội quy lao động, bao gồm: (i) thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi; (ii) trật tự tại nơi làm việc; (iii) an toàn, vệ sinh lao động; (iv) phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc; trình tự, thủ tục xử lý hành vi quấy rối tình dục tại nơi làm việc; (v) việc bảo vệ tài sản và bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, sở hữu trí tuệ của người sử dụng lao động; (vi) trường hợp được tạm thời chuyển người lao động làm việc khác so với hợp đồng lao động; (vii) các hành vi vi phạm kỷ luật lao động của người lao động và các hình thức xử lý kỷ luật lao động; (viii) trách nhiệm vật chất; và (ix) người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động (Khoản 2 Điều 118 Bộ luật lao động 2019).
Những quy định trên đều là những nội dung trọng yếu trong mối quan hệ lao động. Do đó, có thể nói, nội quy lao động là văn bản do người sử dụng lao động ban hành, thể hiện các quy tắc xử sự trong mối quan hệ lao động mà người lao động phải tuân thủ, là một trong những tài liệu quan trọng về lao động của doanh nghiệp.
2. Đăng ký nội quy lao động
a) Trường hợp nào bắt buộc phải đăng ký nội quy lao động?
Căn cứ quy định tại Khoản 1 Điều 118 và Khoản 1 Điều 119 Bộ luật lao động 2019 thì khi sử dụng từ 10 người lao động trở lên, người sử dụng lao động phải ban hành nội quy lao động bằng văn bản và phải đăng ký nội quy lao động.
b) Trình tự ban hành và đăng ký nội quy lao động:
Bước 1. Tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở)
Bước 2. Ban hành nội quy lao động
Bước 3. Nộp hồ sơ đăng ký nội quy lao động (trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày ban hành nội quy lao động)
Bước 4. Sửa đổi, bổ sung, đăng ký lại theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền nếu nội quy lao động có quy định trái pháp luật (cơ quan có thẩm quyền thông báo, hướng dẫn trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ) hoặc Cơ quan có thẩm quyền ban hành công văn tiếp nhận nội quy lao động. Doanh nghiệp thông báo nội quy lao động đến người lao động và niêm yết những nội dung quan trọng tại những nơi cần thiết ở nơi làm việc.
Lưu ý:
- Khi nhận được thông báo, hướng dẫn của cơ quan có thẩm quyền về việc sửa đổi, bổ sung, đăng ký lại nội quy lao động, người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở trước khi nộp lại hồ sơ đăng ký nội quy lao động.
- Nội quy lao động sẽ có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày cơ quan có thẩm quyền nhận được đầy đủ hồ sơ đăng ký nội quy lao động.
c) Địa điểm nộp hồ sơ đăng ký nội quy lao động:
Người sử dụng lao động nộp hồ sơ đăng ký nội quy lao động tại cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh (hoặc cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện trong trường hợp được ủy quyền) nơi người sử dụng lao động đăng ký kinh doanh. Hiện nay, tại TP. Hồ Chí Minh đã có ủy quyền của Sở Lao động – Thương binh và Xã hội cho Phòng Lao động – Thương binh và Xã hội của các quận, huyện và Thành phố Thủ Đức để thực hiện việc tiếp nhận hồ sơ đăng ký lao động. Đối với các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương khác, người sử dụng lao động cần kiểm tra lại thông tin ủy quyền.
Nếu người sử dụng lao động có các chi nhánh, đơn vị, cơ sở sản xuất, kinh doanh đặt ở nhiều địa bàn khác nhau thì gửi nội quy lao động đã được đăng ký đến cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh (hoặc cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện trong trường hợp được ủy quyền) nơi đặt chi nhánh, đơn vị, cơ sở sản xuất, kinh doanh.
d) Hồ sơ đăng ký nội quy lao động:
- Văn bản đề nghị đăng ký nội quy lao động
- Nội quy lao động
- Văn bản góp ý của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở
- Các văn bản của người sử dụng lao động có quy định liên quan đến kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất (nếu có)
3. Chế tài khi không đăng ký nội quy lao động
Căn cứ vào Điểm b Khoản 2 Điều 19 Nghị định số 12/2022/NĐ-CP ngày 17/01/2022 về Quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động, bảo hiểm xã hội, người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng, trường hợp người sử dụng lao động không đăng ký nội quy lao động theo quy định của pháp luật thì người sử dụng lao động sẽ bị phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng. Lưu ý rằng, mức tiền phạt này áp dụng đối với người sử dụng lao động là cá nhân, nếu người sử dụng lao động là tổ chức thì mức phạt sẽ gấp 2 lần (Khoản 1, Khoản 3 Điều 6 Nghị định 12/2022/NĐ-CP).
