Sai sót thường gặp và giải pháp cho doanh nghiệp liên quan đến thủ tục đối với người lao động nước ngoài

1. SAI SÓT TRONG XÁC ĐỊNH HÌNH THỨC LÀM VIỆC

Nhầm lẫn giữa công ty mẹ và công ty con trong việc xác định di chuyển nội bộ doanh nghiệp

Đặt vấn đề:

Một số doanh nghiệp cho rằng NLĐNN di chuyển từ công ty con tại quốc gia khác sang công ty con tại Việt Nam thuộc diện “di chuyển nội bộ doanh nghiệp” do hai công ty này đều là công ty con của một công ty mẹ và nằm trong một tập đoàn.

Hướng tuân thủ:

Theo quy định hiện hành, di chuyển nội bộ được hiểu là việc NLĐNN di chuyển tạm thời trong nội bộ doanh nghiệp nước ngoài đã thành lập hiện diện thương mại trên lãnh thổ Việt Nam^[1]. Ở trường hợp này, công ty mẹ là chủ thể đã thành lập hiện diện thương mại tại Việt Nam mà không phải công ty con. Do đó, việc di chuyển từ công ty con còn lại sang công ty con ở Việt Nam không thuộc trường hợp di chuyển nội bộ.

Hiện nay, nhiều doanh nghiệp đang nhầm lẫn về chủ thể “hiện diện thương mại tại Việt Nam” được đề cập trong quy định.  Vì vậy, doanh nghiệp cần lưu ý xác định đúng chủ thể thành lập hiện diện thương mại (thường được thể hiện trên Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư và Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp). Chỉ NLĐNN được cử từ chủ thể này mới đủ điều kiện làm việc theo hình thức di chuyển nội bộ.

 

 

2. SAI SÓT TRONG HỒ SƠ XIN CẤP GPLĐ THEO HÌNH THỨC DI CHUYỂN NỘI BỘ DOANH NGHIỆP

2.1. Sử dụng văn bản của công ty cùng tập đoàn nhưng không phải doanh nghiệp chủ đầu tư để chứng minh điều kiện làm việc

Đặt vấn đề:

Doanh nghiệp khi xin cấp GPLĐ cho NLĐNN theo diện di chuyển nội bộ doanh nghiệp đã sử dụng thư bổ nhiệm hoặc văn bản xác nhận quá trình làm việc do công ty khác trong cùng tập đoàn ký thay vì do công ty mẹ trực tiếp đầu tư vào Việt Nam ban hành.

Hướng tuân thủ:

NLĐNN theo diện di chuyển nội bộ doanh nghiệp phải được doanh nghiệp nước ngoài đã thành lập hiện diện thương mại trên lãnh thổ Việt Nam, tức là nhà đầu tư của công ty tại Việt Nam cử sang làm việc^[2]. Vì vậy, các văn bản xác nhận quá trình làm việc hoặc thư bổ nhiệm phải do đúng chủ đầu tư này ban hành. Văn bản từ các chủ thể khác trong cùng tập đoàn không có giá trị pháp lý cho trường hợp này.

Do đó, doanh nghiệp cần lưu ý phân biệt rõ giữa các chủ thể liên quan trong cùng tập đoàn và lưu ý chỉ sử dụng văn bản do chính doanh nghiệp chủ đầu tư ban hành để chứng minh điều kiện về thời gian làm việc và bổ nhiệm NLĐNN theo hình thức di chuyển nội bộ.

2.2. Nhầm lẫn mẫu báo cáo nhu cầu sử dụng NLĐNN trong trường hợp doanh nghiệp đã sử dụng NLĐNN thuộc diện miễn GPLĐ

Đặt vấn đề:

Một số doanh nghiệp đã từng sử dụng NLĐNN thuộc diện miễn GPLĐ, chẳng hạn như người nước ngoài kết hôn với người Việt Nam. Sau đó muốn tuyển dụng thêm NLĐNN không thuộc diện miễn GPLĐ. Khi đó, doanh nghiệp cho rằng đã có sự thay đổi về số lượng NLĐNN đang làm việc nên đã sử dụng Mẫu 02/PLI để báo cáo nhu cầu sử dụng NLĐNN.

Hướng tuân thủ:

Doanh nghiệp sử dụng NLĐNN thuộc diện miễn GPLĐ trước đó không phải thực hiện thủ tục xác định nhu cầu sử dụng lao động^[3]. Do vậy, cơ quan chức năng chưa từng ra văn bản chấp thuận vị trí công việc sử dụng NLĐNN cho doanh nghiệp. Điều này đồng nghĩa, doanh nghiệp sẽ không sử dụng Mẫu 02/PLI – chỉ áp dụng khi doanh nghiệp muốn điều chỉnh, bổ sung nhu cầu sử dụng NLĐNN đã được chấp thuận trước đó mà phải sử dụng Mẫu 01/PLI để thực hiện thủ tục báo cáo nhu cầu sử dụng NLĐNN.

2.3. Tài liệu chứng minh vị trí quản lý hoặc giám đốc điều hành trong hồ sơ xin GPLĐ cho NLĐNN làm việc tại văn phòng đại diện

Đặt vấn đề:

Do văn phòng đại diện không có Điều lệ công ty, một số doanh nghiệp không rõ cần nộp tài liệu gì để chứng minh vị trí quản lý hoặc giám đốc điều hành khi lập hồ sơ xin GPLĐ.

Hướng tuân thủ:

Do văn phòng đại điện không có Điều lệ công ty nên có thể nộp quy chế hoạt động của văn phòng đại diện để chứng minh vị trí công việc phù hợp với yêu cầu của cơ quan cấp phép^[4].

3. SAI SÓT KHI THỰC HIỆN THỦ TỤC XIN CẤP GPLĐ

3.1. Điều chỉnh thời hạn làm việc trong văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng NLĐNN

Đặt vấn đề:

Doanh nghiệp đã được cấp văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng NLĐNN với thời hạn tối đa, nhưng do chưa tuyển dụng ngay, đến khi thực hiện thì thời gian còn lại rất ngắn. Doanh nghiệp băn khoăn liệu có thể điều chỉnh lại thời hạn làm việc để kéo dài thêm không.

Hướng tuân thủ:

Doanh nghiệp cần lưu ý rằng chỉ được thực hiện thủ tục thay đổi nhu cầu sử dụng NLĐNN theo Mẫu số 02/PLI nếu có nhu cầu thay đổi về vị trí, chức danh công việc, hình thức làm việc, địa điểm làm việc và số lượng NLĐNN^[5]. Thời hạn làm việc không thuộc danh mục các nội dung được phép điều chỉnh trong văn bản chấp thuận. Trong trường hợp thời hạn còn lại không đủ để đáp ứng nhu cầu sử dụng lao động, doanh nghiệp cần chuẩn bị lại hồ sơ để thực hiện thủ tục xin cấp mới từ đầu. Việc này giúp đảm bảo tính hợp pháp và tránh bị từ chối trong các bước tiếp theo như cấp GPLĐ.

3.2. Xin cấp GPLĐ đối với NLĐNN làm việc từ xa

Đặt vấn đề:

Doanh nghiệp nộp hồ sơ xin cấp GPLĐ cho NLĐNN dù NLĐNN chỉ làm việc trực tuyến từ nước ngoài, không nhập cảnh vào Việt Nam.

Hướng tuân thủ:

Trong trường hợp NLĐ làm việc hoàn toàn từ xa và không vào Việt Nam, doanh nghiệp không cần phải thực hiện thủ tục xin GPLĐ. Vì vậy, doanh nghiệp nên rà soát lại phạm vi công việc và địa điểm làm việc thực tế để tránh thực hiện hồ sơ không cần thiết.

3.3. Xin cấp GPLĐ đối với NLĐNN làm việc tại nhiều địa phương

Đặt vấn đề:

Doanh nghiệp mở rộng địa điểm làm việc của NLĐNN sang tỉnh, thành khác nhưng vẫn giữ nguyên GPLĐ đã cấp tại một địa phương.

Hướng tuân thủ:

Nếu doanh nghiệp có nhu cầu bố trí NLĐNN làm việc tại nhiều tỉnh, thành phố khác nhau, cần lập hồ sơ xin cấp mới GPLĐ tại Bộ Nội Vụ^[6]. Trong hồ sơ, doanh nghiệp cần liệt kê rõ tất cả địa điểm làm việc để tránh vi phạm pháp luật về lao động.

3.4. Đề nghị cấp GPLĐ 2 năm trong khi chỉ sử dụng NLĐNN làm việc mùa vụ

Đặt vấn đề:

Doanh nghiệp chỉ sử dụng NLĐNN trong vài tháng trong năm nhưng lại đề nghị cấp GPLĐ với thời hạn tối đa 2 năm để kéo dài hiệu lực giấy phép.

Hướng tuân thủ:

Thời hạn ghi trong GPLĐ cần phù hợp với thời hạn trong hợp đồng lao động dự kiến^[7]. Với các vị trí làm việc theo mùa vụ, doanh nghiệp chỉ nên đề nghị cấp phép đúng thời gian làm việc thực tế để tránh bị phạt do kê khai không trung thực. Khi NLĐNN nghỉ việc, doanh nghiệp cũng cần chủ động nộp lại giấy phép để đóng hồ sơ đúng quy trình.

3.5. Xin cấp GPLĐ đối với NLĐ có hai quốc tịch Việt Nam và nước ngoài

Đặt vấn đề:

Doanh nghiệp xin cấp GPLĐ cho NLĐ có hai quốc tịch, trong đó một quốc tịch là Việt Nam và quốc tịch còn lại là nước ngoài.

Hướng tuân thủ:

Doanh nghiệp nên xác định quốc tịch mà NLĐ sẽ sử dụng khi làm việc tại Việt Nam. Nếu NLĐ sử dụng quốc tịch Việt Nam trong hồ sơ và hợp đồng thì không cần xin GPLĐ. Ngược lại, nếu sử dụng quốc tịch nước ngoài, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục GPLĐ. Việc xác định từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp tránh lãng phí thời gian và đảm bảo tuân thủ đúng pháp luật.

3.6. Được cấp GPLĐ nhưng không ký hợp đồng lao động với NLĐNN

Đặt vấn đề:

Sau khi NLĐNN được cấp GPLĐ theo hình thức hợp đồng lao động, một số doanh nghiệp không thực hiện việc ký kết hợp đồng lao động và cũng không gửi hợp đồng cho cơ quan cấp phép.

Hướng tuân thủ:

Sau khi nhận được GPLĐ, doanh nghiệp cần hoàn tất việc ký kết hợp đồng lao động bằng văn bản với NLĐNN trước ngày NLĐNN bắt đầu làm việc chính thức^[8]. Bản hợp đồng sau khi ký cần được gửi lại cho cơ quan đã cấp phép, dưới dạng bản gốc hoặc bản sao chứng thực. Đây là quy định bắt buộc nên doanh nghiệp cần phải chú ý thực hiện để tránh bị xử phạt hành chính.

3.7. Nộp giải trình sử dụng NLĐNN sớm hơn so với thời điểm tuyển dụng thực tế

Đặt vấn đề:

Doanh nghiệp lập và nộp báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng NLĐNN trước khi dự án chính thức khởi động nhưng không tuyển dụng kịp, dẫn đến văn bản chấp thuận hết hiệu lực.

Hướng tuân thủ:

Trên thực tế, doanh nghiệp vẫn có thể thực hiện báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng NLĐNN trước khi dự án chính thức triển khai. Tuy nhiên, nếu thời điểm tuyển dụng thực tế diễn ra quá muộn so với thời điểm nộp báo cáo, văn bản chấp thuận có thể hết hiệu lực trước khi doanh nghiệp tuyển được lao động phù hợp. Khi đó, toàn bộ thủ tục giải trình phải thực hiện lại từ đầu, gây tốn kém thời gian và chi phí. Vì vậy, để đảm bảo hiệu quả, doanh nghiệp nên cân nhắc lập báo cáo giải trình sát với thời điểm triển khai thực tế của dự án.

3.8. Cấp GPLĐ đối với NLĐNN làm việc cho nhiều doanh nghiệp

Đặt vấn đề:

NLĐNN làm việc cho nhiều doanh nghiệp khác nhau thì có cần xin cấp nhiều GPLĐ không?

Hướng tuân thủ:

Trên mỗi GPLĐ sẽ ghi rõ thông tin tên và địa chỉ của công ty nơi NLĐNN làm việc, vị trí, chức danh và thời hạn làm việc của NLĐNN tại doanh nghiệp đó. Vì vậy, khi NLĐNN làm việc cho nhiều doanh nghiệp khác nhau thì phải có nhiều GPLĐ tương ứng với từng doanh nghiệp nơi NLĐNN làm việc và các doanh nghiệp này vẫn phải tiến hành thủ tục xin cấp GPLĐ cho cá nhân này.

Riêng đối với NLĐNN đã được cấp GPLĐ, đang còn hiệu lực mà có nhu cầu làm việc cho NSDLĐ khác ở cùng vị trí công việc và cùng chức danh công việc ghi trong GPLĐ thì thuộc trường hợp đặc biệt và hồ sơ đề nghị cấp GPLĐ mới được giản lược theo khoản 9 Điều 9 Nghị định 152/2020/NĐ-CP.

3.9. Xác định nơi nộp hồ sơ xin GPLĐ đối với doanh nghiệp có giấy phép hoạt động do nhiều cơ quan có thẩm quyền cấp

Đặt vấn đề:

Một số doanh nghiệp có thể đồng thời sở hữu nhiều loại giấy phép hoạt động do các cơ quan khác nhau cấp cho, ví dụ như công ty luật nước ngoài có giấy phép thành lập do Bộ Tư pháp cấp và giấy phép hoạt động do Sở Tư pháp cấp. Vậy các thủ tục về GPLĐ cho NLĐNN do Bộ Nội vụ hay Sở Nội vụ phụ trách?

Hướng tuân thủ:

Khi chuẩn bị hồ sơ xin GPLĐ, doanh nghiệp cần xác định giấy phép hoạt động chính của mình được cấp bởi cơ quan nào – cấp tỉnh hay cấp bộ/ngành. Nếu giấy phép hoạt động chính do bộ hoặc cơ quan ngang bộ cấp như công ty luật nước ngoài, hồ sơ xin GPLĐ cần được nộp tại Bộ Nội Vụ^[9]. Do đó, doanh nghiệp nên rà soát lại giấy phép thành lập để tránh việc nộp sai cơ quan cấp phép, gây chậm trễ hoặc bị yêu cầu nộp lại từ đầu.

 

Nguồn: German Business Association - GBA

 

4. SAI SÓT KHI THỰC HIỆN THỦ TỤC CẤP LẠI/ GIA HẠN GPLĐ

4.1. Giải trình nhu cầu sử dụng NLĐNN khi gia hạn GPLĐ

Đặt vấn đề:

Doanh nghiệp thực hiện thủ tục gia hạn GPLĐ cho NLĐNN nhưng không thực hiện lại bước thông báo tuyển dụng lao động Việt Nam và giải trình nhu cầu sử dụng NLĐNN.

Hướng tuân thủ:

Theo quy định, NSDLĐ phải thực hiện việc thông báo tuyển dụng NLĐ Việt Nam vào các vị trí dự kiến sử dụng NLĐNN và giải trình nhu cầu sử dụng NLĐNN cho tất cả trường hợp cấp mới GPLĐ, gia hạn GPLĐ, xác nhận không thuộc diện cấp GPLĐ (trừ trường hợp được miễn)^[10]. Trường hợp doanh nghiệp không thực hiện các bước trên trước khi thực hiện thủ tục gia hạn GPLĐ có thể bị cơ quan cấp phép từ chối hồ sơ.

4.2. Gia hạn hay cấp mới GPLĐ sau khi đã được gia hạn 01 lần

Đặt vấn đề:

Sau khi GPLĐ đã được gia hạn một lần, doanh nghiệp băn khoăn tiếp tục thực hiện thủ tục gia hạn hay cấp mới GPLĐ.

Hướng tuân thủ:

GPLĐ chỉ được gia hạn 01 lần^[11], do đó NLĐNN đã gia hạn GPLĐ 01 lần thì sẽ phải thực hiện thủ tục cấp mới GPLĐ. Lưu ý rằng, trường hợp NLĐNN là chuyên gia, lao động kỹ thuật đã được cấp GPLĐ và đã được gia hạn 01 lần mà có nhu cầu tiếp tục làm việc với cùng vị trí công việc và chức danh công việc ghi trong GPLĐ thì sẽ không nộp hồ sơ cấp mới như thông thường mà chỉ nộp các giấy tờ được đề cập tại Mục 6.3 Phần 1 ở trên^[12].

4.3. NLĐNN vẫn giữ nguyên vị trí công việc và làm việc cho cùng 01 NSDLĐ

Đặt vấn đề:

Doanh nghiệp muốn thực hiện thủ tục cấp mới GPLĐ cho NLĐNN vẫn giữ nguyên vị trí công việc và làm việc cho cùng 01 NSDLĐ thay vì gia hạn GPLĐ.

Hướng tuân thủ:

Trường hợp này không thuộc các trường hợp đặc biệt theo quy định, do đó, NSDLĐ phải làm thủ tục gia hạn GPLĐ cho NLĐNN mà không thể thực hiện xin cấp mới GPLĐ.

4.4. Chuyên ngành đào tạo của vị trí chuyên gia, lao động kỹ thuật

Đặt vấn đề:

Đối với vị trí công việc là chuyên gia, lao động kỹ thuật thì có bắt buộc NLĐNN phải có chuyên ngành đào tạo phù hợp với công việc sẽ thực hiện tại Việt Nam hay không?

Hướng tuân thủ:

Hiện nay, yêu cầu đối với NLĐNN vị trí chuyên gia là phải tốt nghiệp đại học trở lên hoặc tương đương và có ít nhất 3 năm kinh nghiệm làm việc phù hợp với vị trí công việc dự kiến tại Việt Nam. Đối với vị trí lao động kỹ thuật, NLĐNN phải được đào tạo ít nhất 1 năm và có ít nhất 3 năm kinh nghiệm phù hợp với vị trí công việc dự kiến^[13]. Như vậy, quy định hiện hành không bắt buộc bằng cấp hay chuyên ngành đào tạo của NLĐNN đúng với với công việc sẽ thực hiện mà doanh nghiệp cần phải chú ý về kinh nghiệp làm việc thực tiễn của NLĐNN.

4.5 Làm việc sau khi GPLĐ hết hạn

Đặt vấn đề:

Trong nhiều trường hợp, NLĐNN tiếp tục làm việc cho NSDLĐ sau khi GPLĐ hết hạn mà không thực hiện việc gia hạn/ cấp mới hoặc vẫn làm việc trong thời gian chờ cấp lại GPLĐ.

Hướng tuân thủ:

Hiện tại, không có quy định nào cho phép NLĐNN tiếp tục làm việc trong thời gian chờ cấp lại GPLĐ, hoặc làm việc sau khi GPLĐ đã hết hạn. Trường hợp NLĐNN vẫn tiếp tục làm việc mà không có GPLĐ hợp lệ sẽ bị phạt tiền từ 15.000.000 đồng đến 25.000.000 đồng và bị trục xuất khỏi Việt Nam. Người sử dụng NLĐNN không có GPLĐ hợp lệ như trên sẽ bị xử phạt hành chính từ 30.000.000 đồng đến 150.000.000 đồng^[14].

Do đó, để đảm bảo tuân thủ pháp luật, doanh nghiệp và NLĐNN cần đảm bảo rằng GPLĐ còn hiệu lực trong suốt thời gian làm việc tại Việt Nam. Nếu GPLĐ hết hạn hoặc cần được cấp lại, NLĐNN phải chờ đến khi được cấp GPLĐ hợp lệ mới để có thể tiếp tục làm việc tại Việt Nam.​

4.6. NLĐNN thay đổi thông tin sau khi được cấp GPLĐ

Đặt vấn đề:

Doanh nghiệp thực hiện đồng thời thủ tục cấp lại và gia hạn GPLĐ khi GPLĐ cũ đã hết hạn và có thay đổi thông tin về số hộ chiếu mới.

Hướng tuân thủ:

Đối với các trường hợp NLĐNN có thay đổi về họ tên, quốc tịch, số hộ chiếu, địa điểm làm việc thì doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục cấp lại GPLĐ để cập nhật thông tin mới trước khi thực hiện thủ tục gia hạn^[15] hoặc phải thực hiện cấp mới GPLĐ với thông tin mới. Nếu doanh nghiệp thay vì thực hiện thủ tục cấp lại mà trực tiếp thực hiện thủ tục gia hạn thì sẽ bị từ chối. Trong trường hợp này, cơ quan có thẩm quyền sẽ không tiếp nhận hồ sơ cho đến khi thông tin được cập nhật đúng quy định thông qua thủ tục cấp lại. Do đó, doanh nghiệp cần lưu ý vấn đề này để thực hiện một cách phù hợp.

Xem thêm: Hướng dẫn pháp lý: Quy định về người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam