Sai sót nào có thể dẫn tới nghị quyết của ĐHĐCĐ bị hủy bỏ?

Đại hội đồng cổ đông (ĐHĐCĐ) thường niên được tổ chức mỗi năm theo quy định pháp luật nhằm bảo đảm quyền tham gia quản trị và giám sát của các cổ đông, đặc biệt là cổ đông thiểu số. Ngoài những cuộc họp thường niên, ĐHĐCĐ có thể tổ chức các cuộc họp bất thường khi phát sinh nhu cầu trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Các cuộc họp này đóng vai trò trung tâm trong việc thông qua những quyết định quan trọng, tác động trực tiếp đến định hướng phát triển, cơ cấu tổ chức và các hoạt động kinh doanh của công ty. Tuy nhiên, không phải mọi nghị quyết được thông qua tại cuộc họp ĐHĐCĐ đều đương nhiên có hiệu lực pháp lý. Một số sai sót nghiêm trọng có thể dẫn đến nguy cơ nghị quyết bị yêu cầu hủy bỏ.

Ban chủ tọa Đại hội đồng cổ đông thường niên năm 2024 của Eximbank. Nguồn: Thời báo Ngân hàng

Không giải quyết kiến nghị của cổ đông về nội dung cuộc họp ĐHĐCĐ

Thực tế, mọi vi phạm liên quan đến hình thức hoặc nội dung đều có thể dẫn đến việc hủy nghị quyết cuộc họp ĐHĐCĐ, trừ trường hợp nghị quyết được thông qua với 100% tổng số cổ phần biểu quyết.[1] Điển hình, tại Quyết định phúc thẩm số 57/2021/VKDTM-PT[2], Tòa án nhân dân Thành phố Hà Nội đã cho rằng yêu cầu hủy bỏ Nghị quyết ĐHĐCĐ của nguyên đơn (Ông Nguyễn Ngọc P - cổ đông của công ty MHD) là có căn cứ khi xác định rằng bị đơn (Công ty MHD) đã vi phạm trình tự khi tiến hành phiên họp và một phần nội dung vi phạm luật kinh doanh bất động sản.

Trước đó, ông Nguyễn Ngọc P đã gửi Bản kiến nghị đến Chủ tịch Hội đồng quản trị về nội dung họp ĐHĐCĐ trước 03 ngày kể từ ngày tổ chức cuộc họp. Tuy nhiên trước những yêu cầu chính đáng, cuộc họp vẫn được tiếp tục và không có bất kỳ bổ sung nội dung theo kiến nghị trước đó. Đồng thời, chỉ khi đến ngày 30/12/2019 (tức 3 ngày sau kể từ cuộc ĐHĐCĐ diễn ra) thì Công ty mới có văn bản trả lời kiến nghị. Trong khi đó, tại khoản 3, 4 Điều 142 Luật Doanh nghiệp 2020, yêu cầu người triệu tập ĐHĐCĐ phải chấp thuận hoặc từ chối kiến nghị trong thời gian chậm nhất 02 làm việc trước ngày diễn ra cuộc họp. Do đó, đây được xem là việc làm vi phạm pháp luật doanh nghiệp dẫn đến nội dung Nghị quyết được thông qua trước đó không khách quan, gây thiệt hại đến quyền lợi hợp pháp của các cổ đông.

Không gửi thông báo mời họp và thông tin liên quan cuộc họp

Bên cạnh đó, một trong những sai sót cơ bản là việc không gửi thư mời đến Đại hội đồng cổ đông kịp thời, ảnh hưởng đến quyền tham dự của cổ đông. Theo quy định pháp luật hiện hành, thông báo mời họp phải được gửi trước ít nhất là 21 ngày trước thời điểm diễn ra cuộc họp.[3] Đây là mốc thời gian tối thiểu luật định nhằm tạo điều kiện, cơ hội để các cổ đông có thể nghiên cứu trước chương trình họp và các tài liệu kèm theo. Trên thực tế, Điều lệ của một số công ty có thể quy định thời gian sớm hơn, theo đó người triệu tập có nghĩa vụ chuẩn bị và gửi thông báo phù hợp với các yêu cầu được đặt ra trong Điều lệ công ty.

Tại bản án kinh doanh thương mại số 126/2022/KDTM-PT[4] về yêu cầu hủy bỏ nghị quyết của ĐHĐCĐ giữa 2 cổ đông (bà T và bà TH) với Công ty cổ phần Đ6 đã xảy ra sai sót này. Trong vụ việc này, khi xét đến trình tự và thủ tục triệu tập họp, quan điểm tòa cấp sơ thẩm đã nhận định rằng “Vận đơn gửi nhiều bưu gửi” ngày 28/10/2020 do đại diện Công ty cổ phần Đ6 cung cấp không thể hiện các loại tài liệu mà người triệu tập đại hội cổ đông bất thường đã gửi cho Bà T và Bà TH.” Tương tự như vậy, tòa án cấp phúc thẩm cũng đã đưa ra quan điểm đồng ý đối quyết định trước đó. Do đó, đại diện Bà T và Bà TH cho rằng Bà T và Bà TH không nhận được các tài liệu sử dụng cho cuộc họp là có căn cứ. Ngoài ra, thời điểm cổ đông nhận được thông tin về cuộc họp ĐHĐCĐ trễ hơn thời điểm ấn định diễn ra cuộc họp.

Có thể thấy, mặc dù Công ty cổ phần Đ6 đã kháng cáo yêu cầu xem xét lại nhưng việc vi phạm cơ bản Luật Doanh nghiệp vẫn là cơ sở để tòa phúc thẩm giữ nguyên quyết định hủy bỏ nghị quyết ở bản án sơ thẩm.

Ban chủ toạ điều hành Đại hội đồng cổ đông năm 2023 của Vietnam Airlines. Nguồn: Báo Thanh niên

Vi phạm điều kiện tiến hành cuộc họp ĐHĐCĐ

Theo Điều 145 Luật Doanh nghiệp 2020 (sửa đổi, bổ sung 2025), việc tiến hành họp ĐHĐCĐ phải đáp ứng số cổ đông dự họp đại diện trên 50% tổng số phiếu biểu quyết. Công ty có quyền yêu cầu tỷ lệ cụ thể cao hơn trên cơ sở Điều lệ được ban hành. Khi đó, trường hợp không đáp ứng được điều kiện này, công ty phải tiến hành thông báo mời họp lần hai. Việc tiếp tục tiến hành họp lần thứ nhất sẽ không bảo đảm quyền được tham gia, biểu quyết. Qua đó, Nghị quyết thông qua sẽ không phản ánh được ý chí của cổ đông hiện hữu của công ty và có thể bị hủy bỏ theo quyết định của Tòa án và Trọng tài nếu có yêu cầu từ chính cổ đông của công ty.[5] Đặc biệt, luật đã đưa ra cơ chế bảo vệ đối với cổ đông hoặc nhóm cổ đông nhỏ lẻ. Trong đó, những đối tượng này chỉ cần sở hữu từ 5% tổng số cổ phần phổ thông trở lên hoặc tỷ lệ khác nhỏ hơn nếu Điều lệ có quy định sẽ có quyền yêu cầu hủy bỏ khi xét thấy quyền lợi của mình bị xâm phạm.

Sai sót trong việc xác định số cổ phần biểu quyết của cổ đông

Để đáp ứng việc tổ chức cuộc họp ĐHĐCĐ phù hợp quy định pháp luật hiện hành, doanh nghiệp cần phải bảo đảm việc xác định đúng số cổ phần biểu quyết của cổ đông trước khi tiến hành cuộc họp. Ngoài ra còn đảm bảo tính công bằng, khách quan đối với quyền lợi của cổ đông nắm giữ cổ phần. Tuy nhiên, việc xác định cổ phần biểu quyết trong một số trường hợp phức tạp dễ dẫn đến tình trạng không chính xác.

Cụ thể, bản án kinh doanh thương mại sơ thẩm số 01/2024/QĐST-KDTM[6], ông T là cổ đông của công ty cổ phần thương mại Sơn Động sở hữu 31,7%, trong đó có 20% vốn điều lệ được nhận chuyển Nhà nước thông qua hình thức đấu giá. Tại cuộc họp ĐHĐCĐ bất thường, ông T đã ủy quyền cho vợ ông là bà V tham gia. Tuy nhiên tại thời điểm diễn ra cuộc họp, ban tổ chức cho rằng bà chỉ được đại diện 20% vốn điều lệ của Nhà nước thay vì 31,7%. Sau đó, cuộc họp vẫn được diễn ra và thông qua nghị quyết với nhiều nội dung quan trọng. Trong quyết định phúc thẩm, Tòa án đã nhận định rằng 20% vốn điều lệ hiện vẫn đang được nắm giữ bởi ông T vì không có bản án, quyết định nào của cơ quan nhà nước hủy bỏ kết quả đấu giá này cho đến ngày tổ chức. Đồng thời, quá trình tổ chức ĐHĐCĐ đã có nhiều vi phạm quy định của Luật Doanh nghiệp, đặc biệt là vi phạm về điều kiện tiến hành họp khi chỉ có các cổ đông đại diện 15,6% vốn điều lệ tham dự. Vì thế, nghị quyết được thông qua tại ĐHĐCĐ bị hủy bỏ theo quyết định của tòa án.

Thực tiễn các bản án, quyết định cho thấy, trừ trường hợp nghị quyết ĐHĐCĐ được thông qua 100% tổng số cổ phần biểu quyết hợp pháp thì các trường hợp phổ biến bị hủy đều không đáp ứng các yêu cầu về điều kiện, trình tự, thủ tục từ giai đoạn triệu tập cho đến khi nghị quyết được thông qua. Một số ít trường hợp xuất phát từ nội dung nghị quyết vẫn còn vi phạm các quy định pháp luật. Vì thế, để nghị quyết ĐHĐCĐ được thông qua và tránh tình trạng bị yêu cầu hủy bỏ, có thể xem xét một số lưu ý sau:

Thứ nhất, cần chuẩn bị đầy đủ thư mời họp và tài liệu liên quan đính kèm, các lưu ý cần thiết và gửi đến các cổ đông trước ngày diễn ra cuộc họp theo thời hạn được pháp luật hoặc theo Điều lệ công ty quy định.

Thứ hai, xem xét và giải quyết các kiến nghị của cổ đông một cách kịp thời và đầy đủ nội dung cuộc họp thông qua hình thức trả lời bằng văn bản.

Thứ ba, xác định rõ tỷ lệ tổng số phiếu biểu quyết tham dự, kiểm tra điều kiện hợp lệ khi tổ chức cuộc họp ĐHĐCĐ.

Thứ tư, có bộ phận chuyên trách rà soát nội dung nghị quyết ĐHĐCĐ, đảm bảo nội dung văn bản này không trái với quy định pháp luật hiện hành. Bên cạnh đó, việc nghị quyết ĐHĐCĐ được thông qua phải đáp ứng đủ điều kiện về hình thức lấy ý kiến, tỷ lệ biểu quyết. Và đồng thời phải thông báo đến cổ đông trong vòng 15 ngày kể từ ngày thông qua nghị quyết hoặc đăng tải lên trang thông tin điện tử của công ty theo đúng yêu cầu của pháp luật.

Nguyễn Việt Hùng

Công ty Luật TNHH HM&P