Sai sót của doanh nghiệp trong quá trình yêu cầu người lao động bồi thường vật chất

Tại Việt Nam, các tranh chấp lao động liên quan đến bồi thường thiệt hại giữa doanh nghiệp và người lao động ngày càng gia tăng, đặt ra những thách thức lớn trong việc áp dụng đúng quy định pháp luật. Vụ án "Tranh chấp bồi thường thiệt hại về lao động" giữa Công ty cổ phần D (Công ty D) và ông Tô Hồng Q1, được Tòa án nhân dân tỉnh An Giang xét xử phúc thẩm với bản án số 01/2025/LĐ-PT ngày 25/02/2025[1] là một ví dụ điển hình cho những sai sót này. Phán quyết này không chỉ bác bỏ yêu cầu bồi thường của doanh nghiệp mà còn chỉ ra những sai sót nghiêm trọng trong cách thức doanh nghiệp xử lý trách nhiệm vật chất của người lao động. Bài viết này phân tích các vấn đề trong việc vận dụng quy định của Công ty D, đồng thời đưa ra một vài lời khuyên cho các doanh nghiệp trong quản lý lao động và tuân thủ chặt chẽ pháp luật trong quá trình yêu cầu người lao động bồi thường.

Tóm tắt vụ việc

Ngày 10/06/2020, Công ty D đã kiện ông Q1, yêu cầu bồi thường số tiền 575.392.875 đồng, sau đó bổ sung lên 754.088.220 đồng, cho rằng ông đã gây ra thất thoát tài sản. Công ty D đưa ra bằng chứng là một biên bản cam kết do ông Q1 ký và 20 biên bản đối chiếu công nợ, trong đó ông thừa nhận đã giao hàng cho một nhân viên khác là ông Trương Thanh H.

Tuy nhiên, ông Q1 không đồng ý với yêu cầu này. Ông lập luận rằng mình chỉ là thủ kho, không có trách nhiệm giao hàng hay thu nợ. Ông thừa nhận đã ký vào bản cam kết, nhưng cho biết đó là do bị ban lãnh đạo gây sức ép và không thừa nhận số tiền thất thoát.

Sau nhiều phiên tòa sơ thẩm và phúc thẩm, Tòa án cấp cao đã hủy các bản án trước đó và yêu cầu xét xử lại do thiếu căn cứ vững chắc và thu thập chứng cứ chưa đầy đủ.

Tại bản án sơ thẩm lần hai, Tòa án Nhân dân thành phố Long Xuyên (cũ) đã không chấp nhận toàn bộ yêu cầu của Công ty D. Công ty D tiếp tục kháng cáo, nhưng Tòa án phúc thẩm đã bác bỏ kháng cáo này.

Tòa án phúc thẩm tỉnh An Giang nhận định rằng Công ty D đã không tuân thủ đúng trình tự, thủ tục xử lý trách nhiệm vật chất theo quy định của pháp luật và không có đủ bằng chứng cụ thể để buộc ông Q1 phải bồi thường. Do đó, Tòa án quyết định giữ nguyên bản án sơ thẩm, không chấp nhận yêu cầu bồi thường của Công ty D.

Những sai sót trong quá trình yêu cầu bồi thường của Công ty D

Thứ nhất, chưa tuân thủ đầy đủ trình tự, thủ tục xử lý trách nhiệm vật chất

Theo khoản 5 Điều 32 Nghị định 05/2015/NĐ-CP hướng dẫn Điều 130 Bộ luật Lao động năm 2012, việc xử lý trách nhiệm vật chất của người lao động phải tuân theo trình tự, thủ tục xử lý kỷ luật lao động, bao gồm việc tổ chức cuộc họp và ban hành quyết định xử lý sau đó. Trong vụ án này, Công ty D đã tổ chức biên bản xử lý vi phạm ngày 24/02/2020 và yêu cầu ông Tô Hồng Q1 ký cam kết bồi thường, nhưng không ban hành quyết định chính thức về trách nhiệm vật chất. Tòa án phúc thẩm nhận định rằng đây là vi phạm nghiêm trọng quy trình pháp lý, dẫn đến việc yêu cầu bồi thường 575.392.875 đồng ban đầu và sau đó bổ sung 754.088.220 đồng không có cơ sở pháp lý để được chấp thuận. Sai sót này cho thấy doanh nghiệp thiếu hiểu biết hoặc không chú trọng đến các bước thủ tục bắt buộc, gây ảnh hưởng trực tiếp đến tính hợp lệ của yêu cầu.

Thứ hai, chứng cứ chưa đầy đủ để chứng minh lỗi và thiệt hại cụ thể

Một trong những điểm yếu lớn của Công ty D là sự thiếu hụt chứng cứ cụ thể để chứng minh lỗi của ông Tô Hồng Q1 và thiệt hại thực tế mà ông gây ra. Biên bản xử lý vi phạm ngày 24/02/2020 liệt kê các sai phạm của ông Q1, như xuất hàng không đúng hóa đơn, giao hàng không đúng đối tượng, và tự ý bán lẻ, nhưng không xác định rõ ràng từng hành vi dẫn đến thiệt hại cụ thể nào. Khi bổ sung yêu cầu bồi thường 754.088.220 đồng dựa trên 09 biên bản đối chiếu công nợ, Công ty D chỉ dựa vào xác nhận của ông Q1 rằng đã giao hàng cho ông Trương Thanh H, mà không cung cấp bằng chứng về quy trình xuất kho, sự phê duyệt của lãnh đạo, hoặc sự đồng thuận của khách hàng. Tòa án kết luận rằng việc này "chưa đủ cơ sở" theo Điều 131 Bộ luật Lao động 2012, bởi thiệt hại phải được chứng minh rõ ràng và trực tiếp liên quan đến lỗi của người lao động. Điều này phản ánh sự thiếu thận trọng trong việc thu thập và lưu trữ chứng cứ của doanh nghiệp.

Thứ ba, sự thiếu hợp lý trong việc xác định số tiền bồi thường

Sai sót tiếp theo nằm ở sự không nhất quán trong việc xác định số tiền bồi thường. Biên bản xử lý vi phạm ngày 24/02/2020 xác định trách nhiệm của ông Q1 là 575.392.875 đồng (28% trong tổng thiệt hại 2.058.171.443 đồng), nhưng khi khởi kiện bổ sung, Công ty D yêu cầu 754.088.220 đồng mà không giải thích rõ nguồn gốc của sự chênh lệch. Tòa án cho rằng con số này "chưa phù hợp" với quy định pháp luật, vì trách nhiệm vật chất phải dựa trên thiệt hại thực tế do người lao động gây ra, không thể thay đổi tùy tiện mà không có căn cứ bổ sung. Sự thiếu minh bạch này làm giảm độ tin cậy của yêu cầu bồi thường và bị Tòa án bác bỏ, nhấn mạnh rằng doanh nghiệp cần có phương pháp tính toán rõ ràng, minh bạch và nhất quán ngay từ đầu cũng như xuyên suốt quá trình tố tụng.

Thứ tư, không xác minh đầy đủ vai trò và trách nhiệm của các bên có liên quan

Công ty D tập trung quy trách nhiệm hoàn toàn cho ông Tô Hồng Q1 (thủ kho) mà không làm rõ vai trò của các bên khác, đặc biệt là ông Trương Thanh H (trình dược viên chiếm dụng công nợ) và các bộ phận như kế toán hoặc giám đốc chi nhánh trong việc lập phiếu xuất kho và quản lý hàng hóa. Tòa án cấp giám đốc thẩm (Quyết định số 02/2024/LĐ-GĐT ngày 09/01/2024) đã chỉ ra rằng việc thu thập chứng cứ chưa đầy đủ, dẫn đến quyết định sơ thẩm và phúc thẩm lần đầu thiếu cơ sở. Điều này cho thấy doanh nghiệp không tiến hành điều tra nội bộ kỹ lưỡng để phân bổ trách nhiệm một cách công bằng, dẫn đến việc yêu cầu bồi thường trở nên đơn phương và không thuyết phục được các cơ quan xét xử.

Trụ sở Tòa án nhân dân TP.HCM. Nguồn: Tuổi trẻ

Thứ năm, tính minh bạch trong quá trình lập cam kết của người lao động

Ông Tô Hồng Q1 khai rằng cam kết ngày 24/02/2020 được ký dưới áp lực từ Ban lãnh đạo và nhân viên pháp chế của Công ty D. Dù ông không cung cấp chứng cứ để chứng minh áp lực này, Tòa án vẫn ghi nhận rằng sự thiếu minh bạch trong quá trình lập cam kết đã làm giảm giá trị pháp lý của tài liệu. Điều này đặt ra nghi vấn về tính tự nguyện của ông Q1, một nguyên tắc cơ bản trong các thỏa thuận lao động. Sai sót này không chỉ phản ánh cách quản lý nhân sự chưa chỉn chu của doanh nghiệp mà còn có thể vi phạm các quy định về đạo đức và pháp luật lao động, làm suy yếu lập luận của Công ty D trước các cơ quan xét xử.

Phán quyết của Tòa và khuyến nghị cho doanh nghiệp

Tòa án nhân dân tỉnh An Giang trong phiên xét xử phúc thẩm (lần 2) ngày 25/02/2025 không chấp nhận kháng cáo của Công ty D, giữ nguyên bản án sơ thẩm số 04/2024/LĐ-ST ngày 16/9/2024, bác bỏ yêu cầu bồi thường 754.088.220đ. Tòa án nhấn mạnh rằng: (1) Trình tự, thủ tục xử lý trách nhiệm vật chất không đúng quy định. (2) Chứng cứ và bằng chứng về lỗi và thiệt hại của ông Q1 chưa đầy đủ. (3) Việc xác định số tiền bồi thường thiếu cơ sở pháp lý và thực tiễn.

Đồng thời, Tòa án cũng chỉ ra rằng dù cấp sơ thẩm có thiếu sót trong việc đánh giá chi tiết 09 hóa đơn, nhưng điều này không đủ để hủy án, mà chỉ cần rút kinh nghiệm. Điều này cho thấy tòa án đã xem xét toàn diện, bảo vệ quyền lợi hợp pháp của cả hai bên, nhưng cũng đặt gánh nặng trách nhiệm lên vai doanh nghiệp trong việc chuẩn bị hồ sơ khởi kiện, chuẩn bị đầy đủ, hợp pháp và minh bạch các chứng cứ có liên quan.

Vụ án này là bài học quan trọng cho các doanh nghiệp trong việc quản lý lao động và xử lý tranh chấp bồi thường. Để tránh những sai sót tương tự, chúng tôi cho rằng doanh nghiệp nên lưu ý và cẩn trọng trong quá trình xử lý vật chất người lao động, đặc biệt trong các vấn đề sau:

Tuân thủ quy trình pháp lý: Doanh nghiệp cần tuân thủ nghiêm ngặt các quy định của Bộ luật Lao động, bao gồm tổ chức họp và ban hành quyết định xử lý trách nhiệm vật chất.

Thu thập chứng cứ đầy đủ: Cần ghi nhận bằng chứng cụ thể về lỗi, thiệt hại, và mối liên hệ nhân quả giữa hành vi của người lao động và tổn thất của doanh nghiệp.

Xác định trách nhiệm công bằng: Điều tra nội bộ để làm rõ vai trò của tất cả các bên liên quan, tránh quy kết một chiều.

Đảm bảo tính minh bạch: Tránh áp lực bất hợp pháp khi lập cam kết, đảm bảo mọi thỏa thuận được thực hiện trên cơ sở tự nguyện.

Tư vấn pháp lý: Hợp tác hoặc tham vấn với Luật sư, Luật sư nội bộ, chuyên gia pháp lý để xây dựng quy trình quản lý nhân sự và xử lý tranh chấp hiệu quả, tránh các sai sót và tuân thủ toàn diện (luật hình thức và luật nội dung) trong quá trình xử lý kỷ luật lao động là hết sức cần thiết.

Sai sót của Công ty cổ phần D trong vụ án với ông Tô Hồng Q1, từ việc không tuân thủ quy trình, thiếu chứng cứ, xác định số tiền bồi thường không hợp lý, đến việc không làm rõ trách nhiệm các bên,..., đã dẫn đến thất bại trong yêu cầu người lao động bồi thường vật chất cho công ty. Phán quyết của Tòa án nhân dân tỉnh An Giang là bài học đắt giá cho các doanh nghiệp về tầm quan trọng của việc tuân thủ pháp luật lao động. Trong bối cảnh các tranh chấp lao động ngày càng phức tạp, việc rà soát lại quy trình quản lý, nâng cao việc tuân thủ pháp luật để bảo vệ quyền lợi chính đáng, tránh rủi ro pháp lý không đáng có cho doanh nghiệp mình là điều hết sức cần thiết.