Những vướng mắc phát sinh khi doanh nghiệp có hơn một người đại diện theo pháp luật

Luật Doanh nghiệp 2020 cho phép công ty trách nhiệm hữu hạn (TNHH) và công ty cổ phần (CP) có một hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật (NĐDTPL). Đây là điểm tiến bộ, giúp doanh nghiệp linh hoạt hơn trong quản lý và điều hành. Bên cạnh đó, pháp luật cũng yêu cầu doanh nghiệp luôn có ít nhất một NĐDTPL cư trú tại Việt Nam. Điều này nhằm bảo đảm trong mọi thời điểm, doanh nghiệp đều có người có thẩm quyền đại diện cho doanh nghiệp trong các giao dịch và thủ tục pháp lý tại Việt Nam. Tuy nhiên, khi pháp luật có hơn một người đại diện, nhiều vấn đề pháp lý phát sinh gây ra rất nhiều bối rối trong việc quản trị, điều hành doanh nghiệp, thậm chí xảy ra những tranh chấp giữa những người đại diện. Trong phạm vi bài viết này, tác giả sẽ nêu các vướng mắc phát sinh và đề xuất một số giải pháp để doanh nghiệp có thể giải quyết vấn đề của mình.

1. Phân quyền giữa các người đại diện theo pháp luật

Pháp luật nhấn mạnh điều lệ công ty phải quy định cụ thể số lượng NĐDTPL, chức danh của họ, cũng như phân định rõ quyền hạn và nghĩa vụ của từng người trong trường hợp có hơn một NĐDTPL. Cụ thể, khoản 2 Điều 12 Luật Doanh nghiệp 2020 nêu rằng nếu công ty có nhiều NĐDTPL thì điều lệ cần xác định rõ quyền, nghĩa vụ của từng người. Đây là cơ sở pháp lý để tránh chồng chéo hoặc mâu thuẫn trong hoạt động đại diện.

Trường hợp điều lệ không quy định rành mạch phạm vi quyền hạn của mỗi NĐDTPL, thì mỗi NĐDTPL đều được xem là có đầy đủ thẩm quyền đại diện cho doanh nghiệp trước bên thứ ba. Nói cách khác, bất kỳ NĐDTPL nào của công ty cũng có thể nhân danh công ty thực hiện giao dịch với bên ngoài nếu nội bộ không có quy định giới hạn. Khi đó, để bảo vệ bên thứ ba và uy tín giao dịch, pháp luật mặc nhiên công nhận chữ ký của bất kỳ NĐDTPL nào trên hợp đồng hoặc văn bản cũng ràng buộc công ty như nhau.

Tuy nhiên, việc không phân định rõ ràng dễ dẫn đến chồng chéo quyền hạn và trách nhiệm giữa các NĐDTPL. Do đó, doanh nghiệp nên chủ động ban hành quy chế nội bộ hoặc quy định ngay trong điều lệ phân công mỗi NĐDTPL phụ trách những lĩnh vực hoặc hạn mức nhất định. Doanh nghiệp có thể xem xét quy định một người đại diện phụ trách ký hợp đồng kinh doanh, đại diện còn lại phụ trách lĩnh vực nhân sự hoặc tài chính, hoặc quy định hạn mức giá trị giao dịch tối đa mà mỗi người được ký đơn phương. Việc phân quyền nội bộ minh bạch như vậy giúp tránh mâu thuẫn và tăng hiệu quả quản trị.

Ngoài ra, doanh nghiệp có thể quy định một số trường hợp cần có sự phối hợp giữa các NĐDTPL. Thực tế cho thấy nhiều công ty yêu cầu hai NĐDTPL cùng ký tên trên những văn bản quan trọng, chẳng hạn hợp đồng có giá trị lớn, quyết định chi tiêu lớn, hồ sơ cung cấp cho ngân hàng nhằm đảm bảo tính chặt chẽ và đồng thuận. Đây là biện pháp kiểm soát nội bộ hữu hiệu, đôi khi cũng là yêu cầu từ đối tác kinh doanh để tăng cường sự ràng buộc pháp lý của công ty. Chúng tôi cho rằng, tùy vào chiến lược của mỗi doanh nghiệp sẽ có những cơ chế phân công quyền hạn giữa các NĐDTPL khác nhau. Tuy nhiên, việc phân quyền này phải được thiết lập rõ ràng thông qua điều lệ công ty để tuân thủ quy định pháp luật, vừa phù hợp với nhu cầu quản trị của doanh nghiệp.

2. Trách nhiệm pháp lý của từng người đại diện theo pháp luật

Khi doanh nghiệp có nhiều NĐDTPL, việc xác định trách nhiệm pháp lý của từng người trong trường hợp xảy ra tranh chấp hoặc vi phạm pháp luật phụ thuộc phần lớn vào việc phân quyền nêu trên. Nếu điều lệ không quy định rõ phạm vi trách nhiệm của từng NĐDTPL, pháp luật mặc định tất cả NĐDTPL đều phải chịu trách nhiệm liên đới đối với thiệt hại gây ra cho doanh nghiệp. Nói cách khác, khi một NĐDTPL có hành vi gây thiệt hại cho công ty chẳng hạn như ký kết một hợp đồng gây thua lỗ hoặc vi phạm pháp luật dẫn đến công ty bị phạt, tất cả những người đại diện đều có thể phải liên đới chịu trách nhiệm bồi thường cho doanh nghiệp. Đây là chế tài nhằm thúc đẩy trách nhiệm tập thể khi doanh nghiệp không phân rõ nhiệm vụ từng người.

Ngược lại, nếu đã phân công cụ thể theo điều lệ trách nhiệm của từng NĐDTPL thì khi xảy ra sai phạm, trách nhiệm trước tiên sẽ thuộc về người được phân công lĩnh vực đó. Ví dụ như nếu điều lệ quy định NĐDTPL thứ nhất phụ trách mảng tài chính và NĐDTPL thứ hai phụ trách ký kết hợp đồng thương mại, thì nếu có tranh chấp liên quan hợp đồng thương mại, NĐDTPL thứ hai sẽ chịu trách nhiệm chính. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng đối với bên thứ ba, công ty vẫn chịu trách nhiệm với hành vi của bất kỳ NĐDTPL nào trong phạm vi đại diện hợp pháp. Phần trách nhiệm nội bộ giữa các NĐDTPL với nhau sẽ do công ty tự giải quyết theo thỏa thuận hoặc điều lệ. Trong trường hợp xảy ra mâu thuẫn nội bộ giữa các NĐDTPL, điều lệ công ty nên có nguyên tắc giải quyết tranh chấp nội bộ để tháo gỡ thông qua biểu quyết tại Hội đồng thành viên/Hội đồng quản trị.

Bên cạnh trách nhiệm đối với công ty, pháp luật doanh nghiệp quy định rõ các nghĩa vụ và trách nhiệm cá nhân của NĐDTPL. Theo Điều 13 Luật Doanh nghiệp 2020, mỗi NĐDTPL phải thực hiện các nghĩa vụ sau:

• Thực hiện quyền và nghĩa vụ được giao một cách trung thực, cẩn trọng, tốt nhất nhằm bảo đảm lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp. Đây là nghĩa vụ trung thành và cẩn trọng, yêu cầu người đại diện hành động vì lợi ích cao nhất của công ty, tương tự nguyên tắc fiduciary duty [1]trong quản trị doanh nghiệp.
• Trung thành với lợi ích của doanh nghiệp; không lạm dụng địa vị, chức vụ và sử dụng thông tin, bí quyết, cơ hội kinh doanh, tài sản khác của doanh nghiệp để tư lợi hoặc phục vụ lợi ích của tổ chức, cá nhân khác. Nghĩa vụ này cấm NĐDTPL lợi dụng chức vụ để trục lợi cho bản thân hoặc người khác, đảm bảo họ đặt quyền lợi công ty lên trên hết[2].
• Thông báo kịp thời, đầy đủ, chính xác cho doanh nghiệp về doanh nghiệp mà mình hoặc người có liên quan của mình làm chủ hoặc có cổ phần, phần vốn góp theo quy định của pháp luật. Đây là nghĩa vụ minh bạch về xung đột lợi ích, yêu cầu người đại diện phải báo cho công ty biết nếu họ hoặc người liên quan tham gia doanh nghiệp khác có thể gây xung đột lợi ích.

Nếu vi phạm các nghĩa vụ trên, người đại diện theo pháp luật phải chịu trách nhiệm cá nhân đối với thiệt hại xảy ra cho doanh nghiệp do hành vi vi phạm của mình. Nói cách khác, công ty có quyền yêu cầu NĐDTPL bồi thường thiệt hại nếu họ hành động thiếu trung thực, cẩu thả hoặc lạm quyền gây tổn thất cho công ty. Đây là chế tài quan trọng nhằm ràng buộc trách nhiệm cá nhân của NĐDTPL, đảm bảo họ thực hiện đúng chức trách.

Ngoài ra, nếu hành vi vi phạm pháp luật của NĐDTPL còn xâm hại đến lợi ích của bên thứ ba hoặc xã hội, thì bản thân NĐDTPL đó phải chịu trách nhiệm trước pháp luật tương ứng với hành vi vi phạm như mọi công dân khác. Trường hợp công ty có nhiều NĐDTPL, người không liên quan trực tiếp đến hành vi vi phạm của người kia thường không phải chịu trách nhiệm pháp lý về mặt hình sự/hành chính cho hành vi của người còn lại trừ khi có hành vi đồng phạm. Tuy nhiên, như đã phân tích, về quy định nội bộ, nếu không phân quyền rõ, các NĐDTPL vẫn liên đới chịu trách nhiệm về hậu quả tài sản đối với công ty.

3. Ký kết hợp đồng và thẩm quyền đại diện đối với các giao dịch

Người đại diện theo pháp luật là cá nhân đại diện cho doanh nghiệp trong các giao dịch dân sự, kinh tế. Điều 12 Luật Doanh nghiệp 2020 định nghĩa NĐDTPL của doanh nghiệp là người nhân danh doanh nghiệp thực hiện quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của doanh nghiệp, đại diện cho doanh nghiệp với tư cách nguyên đơn, bị đơn, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trước tòa án, trọng tài, và thực hiện các quyền, nghĩa vụ khác theo quy định. Do đó, chữ ký của NĐDTPL trên hợp đồng thương mại, hợp đồng lao động, hợp đồng vay... sẽ ràng buộc pháp lý công ty đối với giao dịch đó.

Trong trường hợp công ty có một NĐDTPL duy nhất, việc xác định thẩm quyền ký kết khá đơn giản. Tuy nhiên, khi công ty có nhiều NĐDTPL, cần xác định người nào có quyền ký kết hợp đồng cụ thể. Như đã phân tích tại Mục 1 nếu điều lệ phân công rõ lĩnh vực hoặc loại hợp đồng cho từng NĐDTPL, thì người được phân công có quyền ký trong phạm vi của mình. Trường hợp không có quy định phân định cụ thể, thì mỗi NĐDTPL đều có quyền ký bất kỳ hợp đồng nào của công ty với tư cách đại diện pháp luật. Bên thứ ba giao dịch có quyền tin tưởng rằng người ký là NĐDTPL hợp pháp thì giao dịch có hiệu lực ràng buộc công ty. Khoản 2 Điều 12 Luật Doanh nghiệp 2020 nêu rõ nếu chưa phân chia quyền hạn trong điều lệ, mỗi NĐDTPL đều là đại diện đủ thẩm quyền của doanh nghiệp trước bên thứ ba. Do vậy, về nguyên tắc, bất kỳ NĐDTPL nào của công ty ký hợp đồng thì hợp đồng đó có hiệu lực đối với công ty miễn là giao dịch thuộc phạm vi hoạt động của doanh nghiệp và tuân thủ quy định pháp luật. Bên đối tác không có nghĩa vụ đi kiểm tra nội bộ công ty xem người ký có được “phân công” việc đó hay không mà hoàn toàn có thể nhận định dựa vào danh nghĩa NĐDTPL đã đăng ký trên giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Cổ đông Sacombank không thông qua đề xuất để Chủ tịch Dương Công Minh làm đại diện pháp luật. Nguồn: Zing News

Mặc dù vậy, để hạn chế rủi ro nội bộ, doanh nghiệp nên ban hành quy chế phê duyệt hợp đồng. Doanh nghiệp nên quy định hợp đồng có giá trị trên một mức nhất định phải được cả hai NĐDTPL cùng ký, hoặc phải có nghị quyết của Hội đồng quản trị/Hội đồng thành viên thông qua trước khi bất kỳ NĐDTPL nào ký các hợp đồng giá trị lớn hay văn bản pháp lý quan trọng. Thực tế một số đối tác lớn như ngân hàng, tập đoàn đa quốc gia cũng yêu cầu cả hai NĐDTPL cùng ký trên hợp đồng quan trọng nhằm tăng tính chắc chắn và cam kết của công ty. Mặc dù theo chúng tôi, việc này là hoàn toàn không cần thiết, đôi khi gây nên phiền phức và có thể dẫn đến những chậm trễ giao dịch giữa các bên. Hơn nữa, khi thiết kế quy định về người đại diện trong Luật Doanh nghiệp 2020, nhà làm luật mong muốn khi có hơn một NĐDTPL là để các cá nhân này hỗ trợ, “bọc lót” cho nhau để thực hiện các công việc của NĐDTPL chứ không phải để phân công vai trò của từng NĐDTPL như một thành viên trong ban điều hành của doanh nghiệp. Nhưng trong thực tế thi hành, nhiều doanh nghiệp có thể đã hiểu sai ý đồ này.

Một vấn đề cần lưu ý khác là việc NĐDTPL thực hiện giao dịch vượt quá phạm vi thẩm quyền được giao. Theo quy định tại Điều 143 Bộ luật Dân sự 2015, giao dịch do người đại diện xác lập vượt quá phạm vi đại diện sẽ không làm phát sinh nghĩa vụ của người được đại diện đối với phần vượt quá đó, trừ một số trường hợp đặc biệt. Cụ thể, nếu NĐDTPL ký một hợp đồng nằm ngoài ngành nghề kinh doanh của công ty, hoặc vượt quá hạn mức giá trị mà điều lệ/quy chế nội bộ cho phép, thì công ty có quyền từ chối thực hiện phần nghĩa vụ vượt quá phạm vi. Giao dịch chỉ có hiệu lực đối với công ty trong phần nằm trong phạm vi đại diện hợp pháp. Tuy nhiên, có ngoại lệ nếu: (a) doanh nghiệp sau đó đồng ý với giao dịch đó; (b) doanh nghiệp biết mà không phản đối việc đại diện vượt quyền trong thời gian hợp lý; hoặc (c) doanh nghiệp có lỗi khiến bên thứ ba không biết việc người đại diện vượt quyền. Trong các trường hợp này, doanh nghiệp vẫn bị ràng buộc bởi giao dịch vượt quá phạm vi.

Nếu giao dịch vượt quá thẩm quyền không được công ty chấp nhận theo các ngoại lệ trên, thì người đại diện đã ký phải tự chịu trách nhiệm với bên thứ ba về phần giao dịch vượt quá đó. Bên thứ ba có quyền yêu cầu người ký hợp đồng bồi thường thiệt hại hoặc thực hiện nghĩa vụ đối với phần giao dịch vượt thẩm quyền, trừ trường hợp họ biết rõ việc vượt quyền mà vẫn chấp nhận giao dịch. Quy định này nhằm bảo vệ bên thứ ba ngay tình và khuyến khích họ kiểm tra thẩm quyền người ký trong những tình huống bất thường.

4. Các chức danh được phép làm người đại diện theo pháp luật

Luật Doanh nghiệp 2020 quy định mỗi doanh nghiệp phải chỉ định ít nhất một người giữ chức danh quản lý cụ thể làm NĐDTPL, tùy theo loại hình công ty. Tùy loại hình công ty và số lượng  mà NĐDTPL có thể đảm nhiệm các vai trò khác nhau trong công ty.

• Công ty TNHH hai thành viên trở lên: Phải có ít nhất một NĐDTPL giữ một trong các chức danh là Chủ tịch Hội đồng thành viên (HĐTV) hoặc Giám đốc/Tổng giám đốc của công ty. Nếu điều lệ không chỉ định cụ thể ai trong số này làm NĐDTPL, thì mặc định Chủ tịch HĐTV là NĐDTPL của công ty.
• Công ty TNHH một thành viên: Phải có ít nhất một NĐDTPL giữ một trong các chức danh là Chủ tịch công ty, Chủ tịch HĐTV (trường hợp chủ sở hữu là tổ chức có Hội đồng thành viên) hoặc Giám đốc/Tổng giám đốc. Nếu điều lệ không quy định, mặc nhiên Chủ tịch HĐTV hoặc Chủ tịch công ty (tùy mô hình quản lý) sẽ là NĐDTPL. Điều này có nghĩa:
  1. Nếu chủ sở hữu công ty (một thành viên) là cá nhân, thường cấu trúc quản lý sẽ có Chủ tịch công ty và Giám đốc. Chủ tịch công ty (do chủ sở hữu kiêm hoặc bổ nhiệm) sẽ đương nhiên là NĐDTPL trừ khi trao quyền cho Giám đốc đảm nhiệm NĐDTPL.
  2. Nếu chủ sở hữu là tổ chức, có thể lập Hội đồng thành viên để quản lý. Khi đó Chủ tịch HĐTV là NĐDTPL mặc định nếu điều lệ không chọn người khác.
• Công ty cổ phần: Phải có ít nhất một NĐDTPL giữ chức danh Chủ tịch Hội đồng quản trị (HĐQT) hoặc Giám đốc/Tổng giám đốc. Nếu công ty chỉ có một NĐDTPL, người đó phải là Chủ tịch HĐQT hoặc Giám đốc/Tổng giám đốc; nếu điều lệ không quy định thì mặc định Chủ tịch HĐQT là NĐDTPL. Nếu công ty có hơn một NĐDTPL, thì luật định Chủ tịch HĐQT và Giám đốc/Tổng giám đốc đương nhiên đều là NĐDTPL của công ty. Nói cách khác, trong trường hợp đa đại diện, tối thiểu hai chức danh cao nhất này phải nằm trong số những người đại diện. Công ty có thể bổ sung người khác làm NĐDTPL ngoài hai chức danh trên, nhưng dù gì Chủ tịch HĐQT và Giám đốc/Tổng giám đốc luôn phải có mặt trong danh sách NĐDTPL. Quy định này nhằm bảo đảm những người lãnh đạo cao nhất của công ty CP đều có thẩm quyền đại diện pháp luật, tránh tình huống công ty có nhiều NĐDTPL nhưng lại loại trừ vai trò Chủ tịch hoặc CEO.

Ngoài các chức danh bắt buộc nêu trên, công ty có thể linh hoạt bổ nhiệm nhiều người cùng giữ một chức danh làm NĐDTPL. Nhiều doanh nghiệp bổ nhiệm Giám đốc vùng, giám đốc kinh doanh, giám đốc đối ngoại, giám đốc nhân sự,.. là NĐDTPL cho công ty cùng với các chức doanh bắt buộc. Doan nghiệp có thể xem xét bổ nhiệm và đăng ký nhiều chức danh quản lý khác nhau trở thành NĐDTPL, miễn là điều lệ công ty cho phép và bảo đảm ít nhất một người cư trú tại Việt Nam. Pháp luật không giới hạn cụ thể số lượng tối đa NĐDTPL, do đó công ty có thể có 2, 3 hoặc nhiều người đại diện tùy nhu cầu quản trị của doanh nghiệp mình tại từng thời điểm. Tuy nhiên, như đã phân tích ở trên, việc có nhiều người đại diện đòi hỏi cơ chế phối hợp và quản trị phù hợp để tránh xung đột.

Cũng cần lưu ý, người được chọn làm NĐDTPL phải thỏa mãn các điều kiện theo luật định đối với người quản lý doanh nghiệp. Cụ thể, họ không thuộc diện bị cấm quản lý doanh nghiệp theo Khoản 2 Điều 17 Luật Doanh nghiệp 2020 như chưa thành niên, người bị mất năng lực hành vi, người bị kết án về các tội xâm phạm kinh tế chưa được xóa án tích, v.v.. Đồng thời, đối với một số ngành nghề kinh doanh có điều kiện, NĐDTPL có thể cần đáp ứng tiêu chuẩn chuyên môn hoặc chứng chỉ hành nghề theo luật chuyên ngành như đối với các nghành nghề đặc thù là công ty luật, công ty chứng khoán, ngân hàng, văn phòng công chứng…. Doanh nghiệp khi bổ nhiệm thêm NĐDTPL nên kiểm tra các quy định chuyên ngành để đảm bảo người đó đủ điều kiện pháp lý.

Tóm lại, các chức danh quản lý giữ vai trò NĐDTPL chủ yếu là những chức danh đứng đầu công ty hoặc người điều hành cao nhất. Việc lựa chọn ai làm NĐDTPL cần cân nhắc dựa trên sự thuận tiện cho hoạt động, uy tín đối ngoại, cũng như khả năng phối hợp với các NĐDTPL khác (nếu có). Doanh nghiệp cần quy định rõ trong điều lệ danh sách và chức danh NĐDTPL, đồng thời tuân thủ đăng ký đầy đủ với cơ quan đăng ký kinh doanh để những người này có hiệu lực pháp lý trong quan hệ với bên ngoài.

Việc có hơn một người đại diện theo pháp luật mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, như chia sẻ gánh nặng quản lý, linh hoạt trong giao dịch và đảm bảo luôn có người điều hành khi một người vắng mặt. Tuy nhiên, nó cũng đặt ra các vấn đề pháp lý đòi hỏi doanh nghiệp phải quản trị chặt chẽ để hoạt động của doanh nghiệp diễn ra trơn tru và hiệu quả.

Luật sư Nguyễn Văn Phúc

Công ty Luật TNHH HM&P