Những việc doanh nghiệp cần làm sau khi định danh điện tử mức 2

Theo quy định tại Nghị định 69/2024/NĐ-CP, tài khoản do Cổng dịch vụ công quốc gia và hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh cấp cho cơ quan, tổ chức chỉ được sử dụng đến hết ngày 30/6/2025. Mặc dù hiện tại doanh nghiệp vẫn có thể tiếp tục thực hiện thủ tục hành chính bằng các tài khoản này nhưng việc chuyển sang sử dụng tài khoản định danh điện tử VNeID mức 2 là cần thiết, không chỉ để đáp ứng quy định về thời hạn, mà còn để từng bước thay đổi tư duy tiếp cận dịch vụ công theo hướng số hóa, đồng bộ và xác thực hóa danh tính người dùng.

Nguồn: VOV

Tuy nhiên, việc đăng ký tài khoản mức 2 chỉ là bước đầu. Để sử dụng hiệu quả tài khoản này, doanh nghiệp cần phân quyền cho các cá nhân liên quan trong nội bộ như giám đốc, kế toán, nhân sự, … nhằm đảm bảo việc quản lý và thực hiện thủ tục hành chính được thông suốt. Bài viết sau sẽ hướng dẫn doanh nghiệp các bước triển khai phân quyền và khai thác tài khoản VNeID mức 2 trên thực tế.

1. Sự cần thiết của việc phân quyền cho cá nhân sau định danh điện tử doanh nghiệp

Việc đăng ký tài khoản định danh điện tử mức 2 trên ứng dụng VNeID không chỉ là yêu cầu bắt buộc đối với doanh nghiệp mà còn là bước khởi đầu cho quá trình chuyển đổi số toàn diện liên quan đến hoạt động quản trị nội bộ. Tuy nhiên, một tài khoản định danh điện tử doanh nghiệp sẽ không phát huy được hiệu quả nếu chỉ được sử dụng tập trung bởi một cá nhân, thường là người đại diện theo pháp luật.

Trên thực tế, các thủ tục hành chính điện tử liên quan đến thuế, bảo hiểm, lao động, đầu tư, đăng ký kinh doanh, … thường được thực hiện bởi nhiều bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp như kế toán, nhân sự, pháp lý, hành chính, … Việc phân quyền sử dụng tài khoản định danh điện tử cho các nhân sự này sẽ góp phần:

1. Tăng tính chủ động trong xử lý công việc, giảm sự phụ thuộc vào người đại diện pháp luật đối với nghiệp vụ của từng bộ phận.
2. Đảm bảo tính xác thực và minh bạch, khi mỗi hành động đều được ghi nhận bởi danh tính điện tử của người thực hiện của doanh nghiệp.
3. Tối ưu hóa quy trình xử lý thủ tục hành chính, rút ngắn thời gian và giảm thiểu sai sót.
4. Tăng cường bảo mật, khi quyền truy cập được phân chia rõ ràng theo chức năng và trách nhiệm.

Việc phân quyền không chỉ là giải pháp kỹ thuật mà còn là một bước tiến trong tư duy quản trị doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp thích ứng nhanh với môi trường số hóa và yêu cầu ngày càng cao từ cơ quan quản lý nhà nước.

2. Tổng quan về thủ tục

3. Trình tự phân quyền từ doanh nghiệp cho cá nhân qua ứng dụng VneID

Bước 1: Doanh nghiệp tiến hành phân quyền cho cá nhân, kê khai thông tin và lựa chọn các nội dung phân quyền qua ứng dụng VNeID.

Bước 2: Cá nhân được phân quyền xác nhận phân quyền để hoàn tất thủ tục trên ứng dụng VneID của mình. 

4. Chi tiết về việc phân quyền thực hiện các giao dịch trực tuyến

Bước 1: Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp đăng nhập vào VneID cá nhân của mình và chọn doanh nghiệp mình muốn thao tác tương tự tại Bước 1, 2 và 3 Mục 3.1.

5. Điều chỉnh quyền hạn hoặc xóa thành viên khỏi tổ chức

Trường hợp doanh nghiệp muốn chỉnh sửa quyền hạn của thành viên hoặc chấm dứt việc phân quyền cho thành viên này thì doanh nghiệp thực hiện các bước sau đây:

Bước 1: Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp đăng nhập vào VneID cá nhân của mình và chọn doanh nghiệp mình muốn thao tác tương tự tại Bước 1, 2 và 3 Mục 3.1.