Những sai sót thường gặp của doanh nghiệp trong quá trình lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản

Nền kinh tế Việt Nam ngày càng phát triển, các doanh nghiệp Việt Nam không ngừng mở rộng quy mô và phạm vi hoạt động. Để duy trì tính minh bạch, hợp pháp và hiệu quả trong quá trình ra quyết định, các công ty cổ phần cần tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp luật, đặc biệt là Luật Doanh nghiệp 2020. Một trong những cơ chế quan trọng nhằm đảm bảo quyền tham gia quản trị của cổ đông mà không cần tổ chức họp trực tiếp là lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản, được quy định tại Điều 149 của Luật Doanh nghiệp 2020. Hình thức này cho phép Hội đồng quản trị (HĐQT) thông qua các quyết định thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông (ĐHĐCĐ) một cách linh hoạt, tiết kiệm thời gian và chi phí.

Tuy nhiên, thực tiễn triển khai cho thấy không ít doanh nghiệp gặp phải sai sót trong quá trình thực hiện thủ tục này, dẫn đến các rủi ro pháp lý nghiêm trọng như nghị quyết bị vô hiệu, tranh chấp nội bộ hoặc thiệt hại tài chính.

Yêu cầu pháp lý đối với việc lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản

Theo quy định tại Điều 149 của Luật Doanh nghiệp 2020, HĐQT có quyền lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản để thông qua các quyết định thuộc thẩm quyền của ĐHĐCĐ mà không cần tổ chức họp trực tiếp. Nghị quyết được thông qua theo hình thức này có giá trị pháp lý tương đương với nghị quyết được thông qua tại cuộc họp ĐHĐCĐ. Ngoài ra, khoản 2 Điều 147 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định rằng HĐQT không thể tổ chức lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản mà phải lấy ý kiến bằng biểu quyết của cổ đông tại cuộc họp ĐHĐCĐ trong các trường hợp thuộc 7 nhóm vấn đề như (i) sửa đổi, bổ sung điều lệ công ty; (ii) Định hướng phát triển công ty; (iii) Loại cổ phần và tổng số cổ phần của từng loại; (iv) Bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát; (v) Quyết định đầu tư hoặc bán số tài sản có giá trị từ 35% tổng giá trị tài sản trở lên được ghi trong báo cáo tài chính gần nhất của công ty, trừ trường hợp Điều lệ công ty quy định tỷ lệ hoặc giá trị khác; (vi) Thông qua báo cáo tài chính hằng năm;(vii) Tổ chức lại, giải thể công ty. Một lưu ý là Điều lệ công ty có quyền quy định khác về vấn đề này.

Tuy nhiên, để đảm bảo tính hợp pháp, quy trình lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản đòi hỏi sự tuân thủ chặt chẽ về trình tự, thời hạn, nội dung lấy ý kiến, hình thức biểu quyết và tỷ lệ thông qua. Chỉ cần một sai sót nhỏ trong bất kỳ khâu nào, nghị quyết có thể bị tuyên vô hiệu hoặc trở thành đối tượng của các vụ kiện tụng, gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến hoạt động quản trị và uy tín của doanh nghiệp.

Những sai sót thường gặp của doanh nghiệp

1. Sai sót về thẩm quyền thực hiện và nội dung lấy ý kiến

Một trong những sai sót phổ biến nhất là doanh nghiệp không xác định đúng chủ thể có thẩm quyền thực hiện thủ tục lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản[1]. Theo quy định, HĐQT là cơ quan duy nhất có quyền khởi xướng và triển khai quy trình này. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, Tổng Giám đốc hoặc Ban điều hành thực hiện thủ tục này khi chưa có nghị quyết quyết định lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản của HĐQT, dẫn đến hành vi vượt thẩm quyền. Những trường hợp này thường xảy ra do sự nhận thức chưa đầy đủ các quy định pháp luật hoặc do sự phối hợp chưa chặt chẽ giữa các bộ phận trong doanh nghiệp. Hậu quả là nghị quyết có thể bị coi là không hợp lệ, gây ra tranh chấp hoặc mất hiệu lực pháp lý.

Như có đề cập ở trên, Luật doanh nghiệp và điều lệ chỉ cho một vấn đề được phép lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản thay vì tổ chức cuộc họp ĐHĐCĐ. Tuy nhiên, một số doanh nghiệp đưa ra lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản những nội không được lấy ý kiến hoặc những nội dung không thuộc thẩm quyền của ĐHĐCĐ, chẳng hạn như phê duyệt phương án lương thưởng cho giám đốc hoặc các vấn đề thuộc thẩm quyền của HĐQT. Ngoài ra, dự thảo nghị quyết đôi khi không rõ ràng, thiếu nhất quán hoặc chứa nội dung trái với quy định pháp luật hoặc Điều lệ công ty, làm tăng nguy cơ nghị quyết bị vô hiệu.

2. Sai sót trong quá trình gửi tài liệu và biểu quyết

Quá trình gửi tài liệu và tổ chức biểu quyết là một trong những khâu dễ xảy ra sai sót nhất. Một số vấn đề thường gặp bao gồm:

1. Thiếu tài liệu kèm theo. Doanh nghiệp gửi phiếu lấy ý kiến nhưng không cung cấp đầy đủ các tài liệu liên quan như dự thảo nghị quyết, tờ trình hoặc tài liệu giải trình. Điều này khiến cổ đông không có đủ thông tin để đưa ra quyết định đúng đắn, làm tăng nguy cơ phản đối hoặc khiếu nại.
2. Phiếu lấy ý kiến không đạt yêu cầu. Một số doanh nghiệp soạn thảo phiếu lấy ý kiến không rõ ràng, không nêu cụ thể các phương án biểu quyết như đồng ý, không đồng ý, không có ý kiến hoặc ghi sai thông tin cổ đông như tên, số lượng cổ phần. Những sai sót này có thể dẫn đến tranh cãi về tính hợp lệ của phiếu biểu quyết.
3. Gửi tài liệu không đúng địa chỉ. Do không cập nhật danh sách cổ đông tại thời điểm gần nhất, doanh nghiệp có thể gửi tài liệu đến địa chỉ không còn chính xác của cổ đông, khiến cổ đông không nhận được thông tin hoặc không thể tham gia biểu quyết. Trường hợp có một số doanh nghiệp gửi tài liệu qua đường thư điện tử, trong trường hợp này nên lưu ý rằng, địa chỉ thư điện tử phải được khách hàng cung cấp một cách chính thức và đã được xác nhận cụ thể trong hồ sơ tài liệu được lưu giữ bởi công ty.

3. Sai sót về thời hạn gửi phiếu biểu quyết

Luật Doanh nghiệp 2020 yêu cầu doanh nghiệp phải đảm bảo tối thiểu 10 ngày trước thời hạn cổ đông phải gửi lại phiếu lấy ý kiến cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp không tuân thủ thời hạn này hoặc không ghi rõ thời điểm kết thúc nhận phiếu biểu quyết. Điều này dẫn đến tranh chấp về tính hợp lệ của các phiếu biểu quyết gửi muộn, làm ảnh hưởng đến kết quả cuối cùng của nghị quyết.

4. Sai sót trong xác định quyền biểu quyết

Một số doanh nghiệp không xác định đúng đối tượng có quyền biểu quyết hoặc tỷ lệ biểu quyết cần thiết để thông qua nghị quyết. Các sai sót phổ biến bao gồm:

Lấy ý kiến cổ đông không có quyền biểu quyết. Một số doanh nghiệp gửi phiếu lấy ý kiến đến cả cổ đông sở hữu cổ phần ưu đãi không có quyền biểu quyết, dẫn đến việc tính toán tỷ lệ biểu quyết sai lệch. Do đó, khi tiến hành quá trình lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản, doanh nghiệp cần phải rà soát kỹ các loại cổ phần mà cổ đông ty đang sở hữu, đặc biệt là các cổ phần này có quyền biểu quyết khi lấy ý kiến bằng văn bản hay không để có thể tiến hành đúng quy trình lấy ý kiến theo quy định pháp luật.

Xác định sai tỷ lệ thông qua. Theo quy định, nghị quyết lấy ý kiến bằng văn bản được thông qua nếu được số cổ đông sở hữu trên 50% tổng số phiếu biểu quyết của tất cả cổ đông có quyền biểu quyết tán thành; tỷ lệ cụ thể do Điều lệ công ty quy định. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp không tuân thủ đúng tỷ lệ này hoặc không kiểm tra kỹ lưỡng Điều lệ công ty, dẫn đến nghị quyết không đạt yêu cầu pháp lý được pháp luật và điều lệ công ty đặt ra.

5. Sai sót trong kiểm phiếu và lưu trữ hồ sơ

Quá trình kiểm phiếu và lưu trữ hồ sơ cũng là một khâu dễ xảy ra sai sót. Một số vấn đề bao gồm:

• Không lập biên bản kiểm phiếu: Một số doanh nghiệp không lập biên bản kiểm phiếu hoặc không ghi nhận kết quả kiểm phiếu một cách rõ ràng, đầy đủ, gây khó khăn trong việc chứng minh tính minh bạch của quy trình.
• Thiếu bằng chứng gửi và nhận: Doanh nghiệp không lưu giữ bằng chứng xác nhận việc gửi và nhận phiếu biểu quyết (như email, biên nhận chuyển phát nhanh), dẫn đến khó khăn trong việc xử lý tranh chấp hoặc kiểm tra sau này.
• Không lưu trữ hồ sơ đầy đủ: Việc thiếu hồ sơ lưu trữ liên quan đến quy trình lấy ý kiến cổ đông có thể gây trở ngại trong quá trình kiểm toán hoặc giải quyết tranh chấp pháp lý.

6. Sai sót trong công bố thông tin với công ty đại chúng

Đối với các công ty đại chúng, việc công bố thông tin liên quan đến quy trình lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản phải tuân thủ các quy định của pháp luật chứng khoán. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp không công bố đầy đủ hoặc đúng thời hạn các thông tin liên quan, hoặc không minh bạch trong việc tổng hợp và công bố kết quả biểu quyết. Những sai sót này có thể dẫn đến việc bị cơ quan có thẩm quyền xử phạt vi phạm hành chính cũng như làm mất lòng tin từ cổ đông và nhà đầu tư đối với công ty[2]. Do đó, trước và sau khi tổ chức lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản, doanh nghiệp phải hết sức lưu ý về vấn đề này.

Luật sư điều hành Nguyễn Văn Phúc tham dự Đại hội đồng cổ đông thường niên 2024 Công ty Cổ phần Dược phẩm Imexpharm

Hệ quả pháp lý của các sai sót

Những sai sót nêu trên có thể dẫn đến nhiều hậu quả pháp lý nghiêm trọng, bao gồm:

• Hủy bỏ nghị quyết: Theo Điều 151.2 Luật Doanh nghiệp 2020, cổ đông có quyền yêu cầu hủy bỏ nghị quyết nếu quy trình lấy ý kiến vi phạm về trình tự, thủ tục hoặc quyền của cổ đông. Điều này có thể làm gián đoạn hoạt động của doanh nghiệp, đặc biệt khi nghị quyết liên quan đến các quyết định quan trọng như tăng vốn, chuyển nhượng cổ phần hoặc tái cơ cấu.
• Vô hiệu các giao dịch liên quan: Các giao dịch hoặc quyết định được thực hiện dựa trên nghị quyết không hợp lệ có nguy cơ bị tuyên vô hiệu, gây thiệt hại tài chính và pháp lý cho doanh nghiệp cũng như cổ đông.
• Tranh chấp nội bộ: Sai sót trong quy trình có thể làm phát sinh mâu thuẫn giữa các cổ đông, đặc biệt khi một số cổ đông cảm thấy quyền lợi của mình bị xâm phạm. Điều này không chỉ ảnh hưởng đến uy tín quản trị mà còn làm suy giảm niềm tin từ các nhà đầu tư.

Giải pháp cho doanh nghiệp

Để tránh các sai sót nêu trên và nâng cao hiệu quả của quy trình lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản, doanh nghiệp nên cân nhắc thực hiện các biện pháp sau.

Thứ nhất, doanh nghiệp nên ban hành quy trình nội bộ chuẩn hóa

Doanh nghiệp nên xây dựng một quy trình nội bộ chi tiết, quy định rõ các bước thực hiện, trách nhiệm của từng bộ phận và thời hạn cụ thể. Quy trình này cần được phổ biến đến tất cả các thành viên HĐQT, Ban điều hành, Người quản trị, Thư ký công ty và bộ phận pháp chế (nếu có).

Thứ hai, kỹ lưỡng trong khâu chuẩn bị

Doanh nghiệp cần duy trì và cập nhật thường xuyên danh sách cổ đông có quyền biểu quyết, đảm bảo thông tin liên lạc (địa chỉ cư trú, địa chỉ tạm trú, email,..) luôn chính xác. Đồng thời, đội ngũ hậu cần cần phải soạn thảo mẫu phiếu lấy ý kiến một cách rõ ràng, dễ hiểu, trong đó nêu rõ các phương án biểu quyết và kèm theo đầy đủ tài liệu giải trình như dự thảo nghị quyết, tờ trình và các tài liệu liên quan. Doanh nghiệp cũng nên sử dụng các phương thức gửi tài liệu có xác nhận (chuyển phát nhanh có biên nhận phản hồi hoặc có thể là email) và lưu trữ đầy đủ hồ sơ để phục vụ kiểm tra, kiểm toán hoặc giải quyết tranh chấp về sau nếu có.

Bên cạnh đó, đội ngũ pháp chế của doanh nghiệp cần được đào tạo thường xuyên về các quy định pháp luật liên quan. Trong trường hợp cần thiết, doanh nghiệp có thể thuê tư vấn pháp lý chuyên nghiệp để đảm bảo tuân thủ đúng quy định.

Thứ ba, doanh nghiệp nên cân nhắc sớm ứng dụng công nghệ

Việc áp dụng các công cụ quản lý cổ đông hiện đại, như phần mềm e-voting hoặc hệ thống quản trị cổ đông trực tuyến, có thể giúp doanh nghiệp tăng cường tính minh bạch, giảm thiểu sai sót và nâng cao hiệu quả của quy trình lấy ý kiến bằng cổ đông bằng văn bản nói riêng và quản trị hoạt động của doanh nghiệp nói chung một cách chuyên nghiệp và bài bản.

Lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản là một công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp ra quyết định linh hoạt, tiết kiệm thời gian và chi phí so với tổ chức họp ĐHĐCĐ trực tiếp. Tuy nhiên, để đảm bảo tính hợp pháp và hiệu quả, doanh nghiệp cần thực hiện quy trình này một cách cẩn trọng, tuân thủ đầy đủ các quy định của Luật Doanh nghiệp 2020 và pháp luật liên quan.

Những sai sót trong quy trình lấy ý kiến cổ đông có thể dẫn đến hậu quả pháp lý nghiêm trọng, từ việc nghị quyết bị hủy bỏ đến tranh chấp nội bộ hoặc thiệt hại tài chính. Do đó, doanh nghiệp cần nhận thức rõ tầm quan trọng của công cụ này và thiết lập hệ thống quản lý nội bộ phù hợp, từ việc chuẩn hóa quy trình, cập nhật thông tin cổ đông đến ứng dụng công nghệ hiện đại. Những nỗ lực này không chỉ giúp bảo vệ quyền lợi của cổ đông mà còn góp phần nâng cao hiệu quả quản trị và uy tín của doanh nghiệp trong hoạt động kinh doanh và trong mắt cổ đông.