Những sai sót thường gặp của doanh nghiệp giai đoạn giao kết hợp đồng lao động

Trong bối cảnh cạnh tranh khốc liệt của nền kinh tế, việc xây dựng một đội ngũ nhân sự chất lượng là mong muốn của nhiều doanh nghiệp. Hợp đồng lao động, với vai trò là thỏa thuận pháp lý giữa người sử dụng lao động và người lao động, không chỉ là văn bản ghi nhận về quyền và nghĩa vụ của các bên mà còn là cơ sở pháp lý quan trọng để bảo vệ các bên khi phát sinh tranh chấp. Tuy nhiên, quá trình giao kết hợp đồng lao động có thể tiềm ẩn nhiều rủi ro nếu doanh nghiệp không thực sự chú trọng, việc nắm vững những lưu ý trong giai đoạn này là vô cùng cần thiết. Bài viết này sẽ đề cập đến những điểm cần lưu ý cho doanh nghiệp khi giao kết hợp đồng lao động.

1. Doanh nghiệp không đáp ứng điều kiện về chủ thể giao kết hợp đồng khi người đại diện ký kết Hợp đồng lao động không có thẩm quyền ký kết

Một trong những sai phạm thường gặp của doanh nghiệp nhưng không lại ít được chú trọng là việc doanh nghiệp tiến hành ký Hợp đồng lao động nhưng người đại diện ký kết hợp đồng không có thẩm quyền ký kết. Theo quy định hiện hành, người có thẩm quyền đương nhiên ký kết Hợp đồng lao động với người lao động là đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp, trừ một số trường hợp đặc biệt như ký hợp đồng lao động với Tổng Giám đốc công ty cổ phần thì người có thẩm quyền là người được Hội đồng quản trị ủy quyền giao kết hợp đồng lao động[1]. Thông thường, các doanh nghiệp thường giao cho bộ phận nhân sự phụ trách từ giai đoạn tuyển dụng cho đến khi ký kết hợp đồng lao động, tuy nhiên, đáng lưu ý trong một số trường hợp người phụ trách bộ phận nhân sự có thể không thẩm quyền ký kết hợp đồng lao động đối với trường hợp ủy quyền lại. Giả sử, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là Tổng Giám đốc ủy quyền cho Phó Tổng Giám đốc chuyên trách và Phó Tổng Giám đốc chuyên trách ủy quyền lại cho Giám đốc nhân sự ký hợp đồng lao động thì trường hợp này là ủy quyền lại trái với quy định của pháp luật lao động hiện hành[2], khác với quan hệ dân sự thông thường, người được uỷ quyền có thể uỷ quyền lại cho người khác trong trường hợp có sự đồng ý của người uỷ quyền. Theo đó, việc ủy quyền theo pháp luật lao động chỉ được thực hiện một lần từ người đại diện theo pháp luật cho nhân sự công ty và không được ủy quyền lại, do đó, việc ủy quyền để ký kết hợp đồng lao động chỉ có thể thực hiện từ người đại diện pháp luật trực tiếp cho nhân sự phụ trách ký kết hợp đồng với người lao động. Ngoài ra, cần lưu ý đối với trường hợp đặc biệt như thẩm quyền giao kết hợp đồng lao động thuộc về Hội đồng quản trị công ty để ký hợp đồng lao động với Tổng Giám đốc, Giám đốc hay người nắm giữ chức vụ cụ thể theo Điều lệ Công ty, khi đó, thẩm quyền ký kết cần được ủy quyền cho một cá nhân để thực hiện trách nhiệm này, chẳng hạn Chủ tịch Hội đồng quản trị.

Hợp đồng lao động được ký kết không đúng thẩm quyền có thể bị vô hiệu và các Bên phải tiến hành giao kết lại theo đúng thẩm quyền. Vì lẽ đó, để tránh những sai sót đáng tiếc từ việc ký kết hợp đồng lao động không đúng thẩm quyền, các doanh nghiệp cần lưu ý kiểm tra về thẩm quyền trước ký kết hợp đồng lao động theo ủy quyền và rà soát các hợp đồng lao động đã ký, xem xét lại thẩm quyền ký kết nếu phát sinh việc ký kết hợp đồng lao động không đúng thẩm quyền thì cần thông báo cho các bên liên quan về ký lại hợp đồng lao động để tránh trường hợp hợp đồng lao động bị vô hiệu làm phát sinh những tổn thất không đáng có cho doanh nghiệp.

2. Doanh nghiệp giao kết sai loại hợp đồng

Hợp đồng lao động là loại hợp đồng cơ bản và quan trọng, ghi nhận quyền và nghĩa vụ của các bên trong quan hệ lao động. Trên thực tế, có những doanh nghiệp tìm cách né tránh các nghĩa vụ về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, … đối với người lao động thông qua việc đánh tráo khái niệm giữa hợp đồng lao động với các loại tên gọi khác nhau như “hợp đồng dịch vụ”, “hợp đồng cộng tác viên”, “thỏa thuận hợp tác”, ... Tuy nhiên, các loại hợp đồng dù được giao kết giữa doanh nghiệp và người lao động với tên gọi và hình thức khác nhau song về bản chất đều được xem là hợp đồng lao động nếu hợp đồng có nội dung thể hiện về việc làm có trả công, tiền lương và sự quản lý, điều hành, giám sát của một bên[3]. Việc trốn tránh nghĩa vụ đối với người lao động thông qua việc giao kết hợp đồng với tên gọi khác được xem là hành vi vi phạm pháp luật lao động. Trong một số trường hợp, doanh nghiệp có thể bị thanh tra và xử phạt vi phạm hành chính với mức phạt tiền tùy thuộc vào số lượng người lao động bị vi phạm, với mức thấp nhất từ 4.000.000 đồng và cao nhất là 50.000.000 đồng[4].

Việc không giao kết hợp đồng lao động với tên gọi chính thức của nó và thay vào đó là áp dụng loại hợp đồng như tên gọi mà doanh nghiệp đã giao kết nhất thời có thể tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp song lại ảnh hưởng nghiêm trọng đến quyền lợi chính đáng của người lao động. Về mặt lâu dài, doanh nghiệp có thể phải đối mặt với rủi ro khi phát sinh tranh chấp, Tòa án có thể căn cứ bản chất của hợp đồng và sự đáp ứng các nội dung cơ bản của hợp đồng lao động thì có thể quyết định hợp đồng đã giao kết là hợp đồng lao động. Khi đó, doanh nghiệp có trách nhiệm phải hoàn thành đầy đủ mọi nghĩa vụ đối với người lao động theo quy định như một hợp đồng lao động đã giao kết và có thể phải bồi thường thiệt hại nếu thiệt hại thực tế phát sinh xuất phát từ việc giao kết hợp đồng lao động với tên gọi khác.      

Từ đó, doanh nghiệp nhằm tuân thủ quy định của pháp luật lao động, bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp và giảm thiểu rủi ro bị thanh tra, xử phạt vi phạm hành chính và các chế tài khác, doanh nghiệp nên rà soát toàn diện biểu mẫu về hợp đồng lao động, các nội dung của hợp đồng lao động đã ký kết có bản chất hợp đồng lao động để kịp thời điều chỉnh theo đúng quy định.

3. Hợp đồng lao động được xác lập không cụ thể hóa các nội dung chủ yếu của hợp đồng lao động

Điều 21 Bộ luật Lao động 2019 được hướng dẫn bởi Điều 3 Thông tư 10/2020/TT-BLĐTBXH quy định về những nội dung chủ yếu của Hợp đồng lao động với những nội dung cụ thể phải có trong hợp đồng lao động. Song, trên thực tế vẫn có nhiều doanh nghiệp không thực hiện đúng quy định khi không cụ thể hóa nội dung công việc, địa điểm, thời gian...hay hình thức trả lương cho người lao động trong hợp đồng lao động. Những sai sót này đều có thể bị xem là vi phạm pháp luật lao động và ảnh hưởng đến quyền lợi hợp pháp của người lao động.

Việc không thỏa thuận cụ thể nội dung của hợp đồng lao động là vi phạm mà rất nhiều doanh nghiệp mắc phải, những hợp đồng này thường có những điều khoản chung, không rõ ràng hoặc dễ gây nhầm lẫn hay khó hiểu cho người đọc. Chẳng hạn khi quy định về địa điểm làm việc, Hợp đồng lao động chỉ thể hiện “địa điểm làm việc theo sự sắp xếp của công ty” hoặc “các địa điểm khác do công ty bố trí phù hợp trong từng thời kỳ”. Đây là vi phạm cơ bản theo quy định của pháp luật lao động bởi lẽ, địa điểm làm việc phải được quy định là địa điểm, phạm vi người lao động làm công việc theo thoả thuận, nếu người lao động làm việc có tính chất thường xuyên ở nhiều địa điểm khác nhau thì phải ghi đầy đủ các địa điểm đó. Việc quy định chi tiết, cụ thể các nội dung về công việc, địa điểm làm việc trong hợp đồng lao động là bắt buộc và thể hiện cam kết, trách nhiệm của doanh nghiệp thực hiện đúng hợp đồng lao động với người lao động.

Trường hợp khác, việc không quy định hình thức trả lương trong hợp đồng lao động cũng là một lỗi mà thường mắc sai sót bởi đây là một trong những nội dung bắt buộc của Hợp đồng lao động tại khoản 2 Điều 96 Bộ luật Lao động 2019. Việc quy định “Hình thức trả lương: chuyển khoản hoặc tiền mặt” là một trong những sai sót thường thấy tại nhiều doanh nghiệp. Bộ luật Lao động 2019 yêu cầu tiền lương nếu trả bằng hình thức chuyển khoản thì phải chuyển khoản vào tài khoản cá nhân của người lao động mở tại ngân hàng. Việc doanh nghiệp không quy định cụ thể về hình thức trả lương trong hợp đồng lao động là một lỗ hổng pháp lý có thể dẫn đến tranh chấp và gây hậu quả nghiêm trọng. Khi thiếu sự rõ ràng về hình thức trả lương, cả người lao động và doanh nghiệp đều có thể gặp phải những khó khăn và bất lợi. Hành vi này có thể coi là hành vi vi phạm pháp luật khi xét về mặt thực tế không đảm bảo được quyền lợi của người lao động, đồng thời, khiến cho doanh nghiệp đối mặt với nguy cơ bị xử phạt vi phạm hành chính theo khoản 1 Điều 9, khoản 1 Điều 6 Nghị định 12/2022/NĐ-CP.

Việc giao kết hợp đồng lao động không chỉ là việc xác lập thỏa thuận nội bộ giữa các bên mà là bước quan trọng để ghi nhận và bảo vệ quyền lợi hợp pháp của cả doanh nghiệp và người lao động. Doanh nghiệp cần đặc biệt chú ý đến những sai sót thường gặp đã được đề cập như thẩm quyền ký kết hợp đồng, việc giao kết sai loại hợp đồng hay thiếu sót trong các nội dung chủ yếu như công việc, địa điểm làm việc, và hình thức trả lương để hạn chế những sai sót cho chính bản thân doanh nghiệp. Sự cẩn trọng và tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật không chỉ giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro pháp lý mà còn tạo dựng niềm tin và sự minh bạch trong quan hệ lao động, từ đó thúc đẩy sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.