Doanh nghiệp (trừ doanh nghiệp tư nhân) là một tổ chức có tư cách pháp nhân, thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình thông qua người đại diện theo pháp luật. Với vai trò cực kỳ quan trọng của mình, người đại diện theo pháp luật luôn là vị trí cần sự ổn định, để phục vụ cho hoạt động của doanh nghiệp. Tuy nhiên, trong nhiều trường hợp, vị trí này có thể bị thay đổi thường xuyên, theo nhu cầu của doanh nghiệp hoặc sự biến động về mặt nhân sự. Do đó, để công tác quản trị doanh nghiệp được hiệu quả, tránh sự can thiệp không cần thiết từ giới chủ doanh nghiệp nhưng vẫn bảo đảm tuân thủ quy định pháp luật khi thay đổi người đại diện theo pháp luật, doanh nghiệp cần có sự linh hoạt trong các quy định nội bộ của mình. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ phân tích một số vấn đề liên quan khi doanh nghiệp thay đổi người đại diện theo pháp luật, cũng như đưa ra các gợi mở cho doanh nghiệp khi soạn thảo những quy định nội bộ để dự liệu cho những tình huống này. Để các ý kiến được tập trung và hữu ích nhất, chúng tôi sẽ giới hạn phạm vi bài viết này dành cho các doanh nghiệp với loại hình công ty cổ phần (sau đây gọi tắt là “công ty”).
Người đại diện theo pháp luật có nhất thiết phải là người quản lý công ty không?
Luật Doanh nghiệp quy định người đại diện theo pháp luật của công ty là cá nhân đại diện cho công ty thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của công ty và các hoạt động khác. Theo quy định này, Luật Doanh nghiệp không đề cập trực tiếp đến việc người đại diện theo pháp luật có nhất thiết phải là người quản lý công ty không. Tuy nhiên, Khoản 2 Điều 12 Luật Doanh nghiệp 2020 lại quy định: “Điều lệ công ty quy định cụ thể số lượng, chức danh quản lý và quyền, nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp”.
Như vậy, câu hỏi đặt ra là liệu rằng thuật ngữ “chức danh quản lý” trong quy định trên có đồng nghĩa với việc người đại diện theo pháp luật phải là người quản lý công ty không?
Cũng theo Luật Doanh nghiệp, đối với công ty cổ phần, người quản lý công ty được xác định là Chủ tịch Hội đồng quản trị, thành viên Hội đồng quản trị, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và cá nhân giữ chức danh quản lý khác theo quy định tại Điều lệ công ty. Điều này có nghĩa rằng công ty có quyền quy định các chức danh quản lý khác trong Điều lệ công ty, và những người nắm giữ các chức danh này sẽ được xem là người quản lý công ty.
Theo quan điểm của chúng tôi, mặc dù không quy định trực tiếp, nhưng việc Luật Doanh nghiệp bắt buộc Điều lệ công ty phải quy định cụ thể chức danh quản lý của người đại diện theo pháp luật, có thể hiểu rằng người đại diện theo pháp luật cũng đồng thời là người quản lý công ty.
Thẩm quyền quyết định thay đổi người đại diện theo pháp luật
Trên thực tế, nhiều công ty có thể vì chưa hiểu đúng quy định về thẩm quyền quyết định thay đổi người đại diện theo pháp luật, dẫn đến việc ban hành nhiều quyết định chưa bảo đảm căn cứ pháp lý. Cụ thể, như đã đề cập ở trên, vì người đại diện theo pháp luật cũng đồng thời là người quản lý công ty. Do đó, một số công ty thay đổi người đại diện theo pháp luật bằng cách ban hành các quyết định bổ nhiệm người đại diện theo pháp luật. Lưu ý rằng, mặc dù người đại diện theo pháp luật sẽ đồng thời giữ một hoặc nhiều chức vụ quản lý của công ty, nhưng cần tách bạch tư cách pháp lý của người này trong từng vai trò khác nhau.
Với vai trò là người quản lý công ty, tùy vào chức danh quản lý mà người này nắm giữ, người này có thể được bổ nhiệm, bầu hoặc ký kết Hợp đồng lao động bởi các cá nhân, cơ quan có thẩm quyền tương ứng trong công ty. Luật Doanh nghiệp 2020 cũng đã phân định rõ ràng thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị và Giám đốc hoặc Tổng Giám đốc công ty trong việc bổ nhiệm, bầu hoặc ký kết Hợp đồng lao động với các cá nhân giữ chức danh quản lý trong công ty. Do đó, khi bổ nhiệm, bầu hoặc ký kết Hợp đồng lao động với một cá nhân giữ vai trò là người quản lý công ty, công ty cần căn cứ vào các quy định của pháp luật và Điều lệ công ty để thực hiện đúng thẩm quyền và trình tự.
Trong khi đó, khi rà soát các quy định của Luật Doanh nghiệp, chúng ta sẽ không thấy được bất kỳ quy định nào về việc bổ nhiệm, bầu hoặc ký kết Hợp đồng lao động với người đại diện theo pháp luật của công ty. Thay vào đó, thẩm quyền quyết định thay đổi người đại diện theo pháp luật được thể hiện một cách gián tiếp thông qua quy định về đăng ký doanh nghiệp. Cụ thể, khi thay đổi người đại diện theo pháp luật, công ty phải nộp hồ sơ đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật. Đáng chú ý, thành phần hồ sơ theo quy định tại Điều 50 Nghị định 01/2021/NĐ-CP bao gồm nghị quyết và bản sao biên bản họp Đại hội đồng cổ đông công ty về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật trong trường hợp việc thay đổi người đại diện theo pháp luật làm thay đổi nội dung Điều lệ công ty; hoặc nghị quyết và bản sao biên bản họp Hội đồng quản trị công ty trong trường hợp việc thay đổi người đại diện theo pháp luật không làm thay đổi nội dung của Điều lệ công ty. Theo quy định này, nếu công ty ban hành quyết định bổ nhiệm người đại diện theo pháp luật, quyết định này dường như chỉ là một quyết định “phái sinh” từ các biên bản họp của Đại hội đồng cổ đông hoặc Hội đồng quản trị công ty về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật, theo mục đích riêng của từng công ty.
Đồng thời, thông qua quy định trên, có thể thấy, thẩm quyền quyết định thay đổi người đại diện theo pháp luật công ty gián tiếp được quy định thuộc về Đại hội đồng cổ đông hoặc Hội đồng quản trị công ty.
Một số gợi mở cho doanh nghiệp
Nhằm linh hoạt trong công tác quản trị doanh nghiệp, tránh việc phải triệu tập Đại hội đồng cổ đông để thông qua quyết định thay đổi người đại diện theo pháp luật, đặc biệt đối với các công ty có số lượng cổ đông đông đảo và thường xuyên thay đổi người đại diện theo pháp luật. Đồng thời, để tối ưu hóa hoạt động quản lý công ty thông qua việc phát huy vai trò của Hội đồng quản trị, công ty cần hướng đến việc giao cho Hội đồng quản trị công ty thẩm quyền để quyết định thay đổi người đại diện theo pháp luật. Để làm được điều này, công ty cần dựa vào quy định của Luật Doanh nghiệp liên quan đến yêu cầu đối với Điều lệ công ty khi quy định về người đại diện theo pháp luật.
Cụ thể, Luật Doanh nghiệp 2020 đã có sự điều chỉnh theo hướng rõ ràng hơn về việc Điều lệ công ty không nhất thiết phải quy định cụ thể thông tin của người đại diện theo pháp luật ngoài các nội dung như số lượng, chức danh quản lý và quyền, nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp; phân chia quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật trong trường hợp công ty có nhiều hơn một người đại diện theo pháp luật. Do đó, để thuận tiện khi thay đổi người đại diện theo pháp luật, công ty có thể không cần thiết phải đưa thông tin chi tiết theo hướng định danh cá nhân người đại diện theo pháp luật vào Điều lệ công ty. Thay vào đó, Điều lệ công ty chỉ cần thể hiện chức danh quản lý mà người này nắm giữ. Khi đó, nếu công ty có sự thay đổi đối với người đại diện theo pháp luật, nhưng không làm thay đổi chức danh quản lý của người đại diện theo pháp luật theo Điều lệ công ty, thẩm quyền quyết định sẽ thuộc về Hội đồng quản trị công ty, thay vì Đại hội đồng cổ đông, bởi lúc này nội dung của Điều lệ công ty không thay đổi.
Ngoài ra, để tránh việc công ty phải thông qua quyết định của Đại hội đồng cổ đông khi muốn thay đổi cả chức danh quản lý mà người đại diện theo pháp luật mới nắm giữ. Công ty có thể dự liệu và quy định trong Điều lệ công ty theo hướng các chức danh quản lý có thể sẽ được nắm giữ bởi người đại diện theo pháp luật của công ty. Nếu quy định theo hướng này, khi công ty có sự thay đổi người đại diện theo pháp luật, miễn rằng người đại diện theo pháp luật mới vẫn giữ các chức danh quản lý nằm trong danh sách các chức danh quản lý được Điều lệ công ty quy định sẽ được nắm giữ bởi người đại diện theo pháp luật, công ty sẽ chỉ cần thông qua quyết định của Hội đồng quản trị.
Tóm lại, việc thay đổi người đại diện theo pháp luật có thể là nhu cầu thường xuyên và cũng là bài toán về mặt quản trị đặt ra đối với nhiều công ty. Để bảo đảm thủ tục này được thực hiện đúng theo quy định của pháp luật, Điều lệ công ty, đồng thời vẫn tạo sự thuận lợi, hiệu quả trong hoạt động quản trị, công ty cần có sự linh hoạt cần thiết trong các quy định nội bộ của mình, đặc biệt là quy định tại Điều lệ, tài liệu được xem như “Hiến pháp” của công ty.
