Những lúng túng và sai sót của doanh nghiệp trong quá trình xây dựng nội quy lao động

Nội quy lao động là một văn bản có vai trò quan trọng trong hoạt động của doanh nghiệp, quy định rõ ràng các quyền lợi, nghĩa vụ của người lao động và người sử dụng lao động (“doanh nghiệp”). Tuy nhiên, trong quá trình xây dựng nội quy, nhiều doanh nghiệp còn lúng túng hoặc mắc phải những sai sót đáng tiếc gây ảnh hưởng đến hoạt động của chính doanh nghiệp hoặc thậm chí dẫn đến tranh chấp lao động không đáng có. Trong phạm vi bài viết này, chúng tôi sẽ phân tích những sai sót phổ biến mà các doanh nghiệp thường gặp phải trong quá trình xây dựng nội quy lao động, đồng thời đưa ra một số khuyến nghị giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định pháp luật và xây dựng môi trường làm việc hiệu quả.

Những sai sót thường gặp khi xây dựng nội quy lao động

Thứ nhất, về những trường hợp phải xây dựng và ban hành nội quy lao động

Nhìn chung, các doanh nghiệp nhận thấy được lợi ích thiết thực của nội quy lao động nhằm đảm bảo trật tự lao động trong hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Tuy nhiên, một số doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp nhỏ chưa nhận thức được việc xây dựng và ban hành nội quy lao động trong đơn vị cũng là nghĩa vụ bắt buộc trong trường hợp nhất định. Cụ thể, khoản 1 và 3 Điều 118 Bộ luật Lao động 2019 (“BLLĐ 2019”) yêu cầu khi sử dụng từ 10 người lao động trở lên, doanh nghiệp phải ban hành nội quy lao động bằng văn bản và tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (nếu có). Có thể nhận thấy, hiện nay, một số doanh nghiệp dù có trên 10 người lao động đang làm việc nhưng vẫn cố tình ngó lơ việc ban hành nội quy lao động hoặc chỉ thông báo qua lời nói hoặc chỉ lồng ghép vào hợp đồng lao động. Điều này là trái với quy định của pháp luật[1]. Hành vi vi phạm này có thể bị áp dụng chế tài xử phạt vi phạm hành chính với mức phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng[2]. Rủi ro hơn, nếu phát sinh việc xử lý kỷ luật lao động, doanh nghiệp không ban hành nội quy lao động sẽ không có căn cứ hợp pháp và thỏa đáng để tiến hành xử lý hành vi vi phạm. Không có nội quy lao động cũng đồng nghĩa với việc doanh nghiệp có thể bị xử phạt vi phạm hành chính trong trường hợp xử lý kỷ luật lao động khi không có nội quy lao động với mức phạt tiền từ 40.000.000 đồng – 80.000.000 đồng[3].

Thứ hai, về việc đăng ký nội quy lao động

Nhằm bảo đảm quyền lợi hợp pháp của người lao động và trách nhiệm của doanh nghiệp trong việc tuân thủ các quy định pháp luật, sau khi ban hành nội quy lao động doanh nghiệp phải đăng ký nội quy lao động tại cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày ban hành nội quy[4]. Trên thực tế, một số doanh nghiệp hiện nay chỉ ban hành nội quy lao động mà không tiến hành đăng ký có thể do không nắm rõ thời hạn bắt buộc phải đăng ký hoặc cố tình bỏ qua việc đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền, vi phạm này có thể dẫn đến khả năng bị xử phạt hành chính theo quy định của pháp luật. Theo đó, Nghị định 12/2022/NĐ-CP quy định mức phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với hành vi không đăng ký nội quy lao động theo quy định của pháp luật của doanh nghiệp[5]. Hơn nữa, cần lưu ý rằng sau 15 ngày kể từ ngày cơ quan có thẩm quyền nhận được đầy đủ hồ sơ đăng ký thì nội quy lao động mới có hiệu lực, trừ trường hợp sử dụng dưới 10 người lao động thì hiệu lực do doanh nghiệp quyết định trong nội quy lao động (nếu nội quy ban hành bằng văn bản).

Thứ ba, về thủ tục thông báo nội quy lao động

Theo khoản 4 Điều 118 BLLĐ 2019, nội quy lao động đã được đăng ký và có hiệu lực phải được thông báo đến người lao động và niêm yết những nội dung chính ở những nơi cần thiết tại nơi làm việc. Tuy nhiên, pháp luật hiện hành chưa quy định một cách rõ ràng về thời hạn cụ thể mà doanh nghiệp phải thực hiện nghĩa vụ này. Theo quan điểm của chúng tôi, nội quy lao động cần được thông báo ngay sau khi nội quy lao động chính thức có hiệu lực. Trường hợp doanh nghiệp vi phạm nghĩa vụ thông báo hay niêm yết công khai nội quy lao động, chế tài xử phạt vi phạm hành chính có thể được áp dụng với mức phạt tiền từ 2.000.000 đồng – 6.000.000 đồng[6]. Do đó, việc chủ động thông báo nội quy lao động với người lao động ngay khi nội quy lao động có hiệu lực là cần thiết.

Thứ tư, về nội dung nội quy lao động

Tùy từng doanh nghiệp sẽ có những nội quy khác nhau, phù hợp với điều kiện và hoạt động kinh doanh của mình nhưng doanh nghiệp phải đảm bảo nội quy ban hành không trái với quy định của pháp luật và phải có những nội dung cơ bản sau đây: (i) Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi; (ii) Trật tự tại nơi làm việc; (iii) An toàn, vệ sinh lao động; (iv) Phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc; (v) Bảo vệ tài sản và bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, sở hữu trí tuệ của doanh nghiệp; (vi) Tạm thời chuyển người lao động làm việc khác so với hợp đồng lao động; (vii) Các hành vi vi phạm và hình thức xử lý kỷ luật lao động; (viii) Trách nhiệm vật chất; và (ix) Người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động[7]. Tuy nhiên, một số doanh nghiệp ban hành nội quy lao động chỉ chú trọng vào các quy định như thời giờ làm việc, kỷ luật lao động mà bỏ sót các nội dung bắt buộc trong nội quy lao động theo quy định hoặc đôi khi không quy định chi tiết như quy định tại khoản 2 Điều 69 Nghị định 145/2020/NĐ-CP. 

Bên cạnh đó, pháp luật về lao động còn tồn tại những bất cập gây khó khăn cho doanh nghiệp trong quá trình xây dựng nội dung nội quy lao động. Một ví dụ điển hình là việc ban hành nội quy liên quan đến phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc. Mặc dù pháp luật hiện hành đã quy định chi tiết hơn về vấn đề này nhưng chỉ dừng lại ở mức gợi mở và còn khá phổ quát, dẫn đến việc doanh nghiệp còn lúng túng trong việc ban hành quy định nhận diện hành vi quấy rối tình dục ở nơi làm việc. Một số doanh nghiệp đưa ra những quy định mang tính chung chung nhằm dự liệu các tình huống có thể xảy ra trong tương lai như “các hành vi khác có ngụ ý tình dục” nhưng những quy định này thường khó được cơ quan có thẩm quyền chấp nhận hoặc sẽ yêu cầu doanh nghiệp điều chỉnh khi đăng ký nội quy lao động. 

Ngoài ra, theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp cần thiết lập một trình tự, thủ tục xử lý nội bộ riêng biệt, nghiêm ngặt và đầy đủ, bao gồm trách nhiệm, thời hạn, thủ tục khiếu nại, tố cáo, giải quyết khiếu nại, tố cáo liên quan để tiếp nhận và xử lý hành vi quấy rối tình dục tại nơi làm việc. Trước yêu cầu này, đòi hỏi doanh nghiệp phải nắm rõ, bám sát được quy định pháp luật, đồng thời, cần tham khảo thêm một số tài liệu hướng dẫn như Bộ quy tắc ứng xử về quấy rối tình dục tại nơi làm việc của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội ban hành năm 2015 để xây dựng cho nội quy lao động sao cho phù hợp[8].

Một số giải pháp cho doanh nghiệp

Để khắc phục những sai sót và lúng túng thường gặp trong quá trình xây dựng nội quy lao động, doanh nghiệp có thể lưu ý đến một số giải pháp sau.

Trước hết, doanh nghiệp cần chú trọng việc xây dựng và ban hành nội quy lao động đúng quy định pháp luật để đảm bảo quyền lợi của doanh nghiệp và người lao động. Đây là căn cứ giảm thiểu những rủi ro pháp lý có thể phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng lao động. Đối với các doanh nghiệp có từ 10 người lao động trở lên, việc ban hành nội quy lao động bằng văn bản là bắt buộc và cần phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở. Đồng thời, sau khi ban hành, nội quy lao động cần được đăng ký tại cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh trong thời hạn 10 ngày. Doanh nghiệp nên lên kế hoạch và theo dõi thời hạn đăng ký để tránh phải chịu các chế tài xử phạt vi phạm hành chính không đáng có.

Tiếp theo, việc thông báo nội quy lao động cho toàn bộ người lao động là rất quan trọng. Nội quy lao động cần được niêm yết công khai tại các khu vực dễ thấy và thông báo đến tất cả người lao động. Doanh nghiệp cũng nên tổ chức các buổi cập nhật, thảo luận về nội quy và phát hành sổ tay ghi nhận các nội quy chính để đảm bảo rằng người lao động hiểu rõ. Về nội dung, doanh nghiệp phải đảm bảo nội quy lao động bao gồm các điều khoản bắt buộc theo quy định. Đặc biệt, khi xây dựng các quy định về quấy rối tình dục, doanh nghiệp cần tham khảo tài liệu hướng dẫn của cơ quan có thẩm quyền như Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội hay cơ quan chuyên môn về lao động tại địa phương để ban hành các quy định phù hợp.

Nhìn chung, ở thời điểm hiện tại, ý thức chấp hành pháp luật lao động nói chung và việc xây dựng nội quy lao động nói riêng của doanh nghiệp đã được nâng cao. Tuy nhiên, vẫn còn một số doanh nghiệp vẫn chưa nắm rõ được quy định hoặc cố tình né tránh tuân thủ các quy định của pháp luật về nội quy lao động. Bên cạnh đó, hệ thống văn bản pháp luật vẫn còn một số vướng mắc dẫn đến doanh nghiệp còn lúng túng trong việc triển khai thực tế. Vì vậy, chúng tôi cho rằng doanh nghiệp cần chú trọng hơn trong việc xây dựng nội quy lao động, đảm bảo tuân thủ pháp luật, minh bạch và rõ ràng trong các quy định, nhằm tạo điều kiện cho một môi trường làm việc ổn định, hiệu quả và bền vững.