Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là vị trí đóng vai trò đặc biệt quan trọng khi họ đại diện cho doanh nghiệp để thực hiện các quyền và nghĩa vụ pháp lý trong quan hệ với bên thứ ba. Do đó, việc tìm hiểu những thông tin về người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là một trong những yêu cầu bắt buộc đối với các bên có giao dịch với doanh nghiệp đó. Với ý nghĩa quan trọng như vậy, những thông tin về người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp luôn được xem là các thông tin chính yếu của doanh nghiệp, thể hiện qua việc được ghi nhận chi tiết tại Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
Trong quá trình hoạt động của mình, sẽ có những thời điểm doanh nghiệp thay đổi người đại diện theo pháp luật của mình hoặc chính những người đại diện theo pháp luật này có sự thay đổi thông tin cá nhân. Khi đó, doanh nghiệp có nghĩa vụ phải tiến hành các thủ tục để đăng ký/ thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp để kịp thời cập nhật thông tin về người đại diện theo pháp luật của mình với các bên quan tâm. Bài viết này sẽ đề cập đến các trường hợp doanh nghiệp phải đăng ký/ thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp khi có sự thay đổi liên quan đến người đại diện theo pháp luật. 
1. Trường hợp nào phải đăng ký điều chỉnh thông tin người đại diện theo pháp luật?
1.1 Thay đổi người đại diện theo pháp luật
Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là vị trí đòi hỏi sự ổn định, bởi lẽ đây là vị trí đại diện cho doanh nghiệp trong các giao dịch với bên thứ ba. Thông thường vị trí này sẽ do những người nắm giữ các chức danh quản lý doanh nghiệp đảm nhiệm. Tuy nhiên, để phục vụ cho việc điều hành doanh nghiệp, người đại diện theo pháp luật có thể bị thay đổi tùy từng thời điểm, đơn cử như trường hợp doanh nghiệp trở thành công ty mục tiêu trong giao dịch mua bán, sáp nhập. Trong giao dịch mua bán, sáp nhập, để có thể vận hành công ty mục tiêu theo mong muốn của bên mua, một trong những việc quan trọng mà bên mua phải thực hiện là thay đổi người đại diện theo pháp luật của công ty mục tiêu. Ngoài ra, trong một số trường hợp, nếu người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp không còn đủ khả năng để đảm nhiệm vị trí này hoặc không còn phù hợp, việc thay thế người đại diện theo pháp luật cũng là điều cần thiết của doanh nghiệp. Việc thay đổi người đại diện theo pháp luật trong trường hợp này sẽ phát sinh nghĩa vụ đăng ký thay đổi thông tin đăng ký doanh nghiệp của doanh nghiệp1.
Cụ thể, doanh nghiệp phải nộp hồ sơ thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật theo quy định tại Điều 50 Nghị định 01/2021/NĐ-CP.
1.2 Thay đổi thông tin của người đại diện theo pháp luật
Đây là trường hợp mà người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp tuy không bị thay đổi nhưng thông tin của người này (những thông tin thể hiện trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp) lại có sự thay đổi so với thông tin đang được ghi nhận. Cụ thể, Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hiện nay đang ghi nhận các thông tin của người đại diện theo pháp luật, bao gồm: Tên, giới tính, chức danh, ngày sinh, dân tộc, quốc tịch, loại giấy tờ pháp lý của cá nhân, số giấy tờ pháp lý của cá nhân, ngày cấp, nơi cấp giấy tờ pháp lý của cá nhân, địa chỉ thường trú, địa chỉ liên lạc. Có thể thấy, nhiều thông tin được ghi nhận trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp là những thông tin có thể thay đổi, đơn cử như thông tin về giấy tờ pháp lý của cá nhân hay thông tin về địa chỉ thường trú, địa chỉ liên lạc. Một khi những thông tin này bị thay đổi sẽ gây khó khăn cho các bên tham gia giao dịch với doanh nghiệp trong việc xác định người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.
Do đó, đối với trường hợp thông tin của người đại diện theo pháp luật bị thay đổi, doanh nghiệp vẫn cần thực hiện thủ tục cập nhật thông tin này theo quy định tại Điểm a Khoản 2 Điều 63 Nghị định 01/2021/NĐ-CP. Cụ thể, trường hợp này, doanh nghiệp cần nộp hồ sơ đề nghị cập nhật, bổ sung thông tin đăng ký doanh nghiệp (cụ thể là cập nhật thông tin người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp) để được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cập nhật. 
Trên thực tế, trong những năm gần đây khi Nhà nước đang tích cực triển khai chính sách thay đổi từ Chứng minh nhân dân hoặc Căn cước công dân cũ sang Căn cước công dân gắn chíp cho toàn thể người dân Việt Nam, điều này cũng ảnh hưởng ít nhiều đến doanh nghiệp khi thông tin giấy tờ pháp lý của người đại diện là cá nhân Việt Nam có sự thay đổi. Đơn cử như trường hợp Công ty Cổ phần Tập đoàn Masan đã tiến hành đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp lần thứ 31 vào ngày 15/4/2024 để điều chỉnh thông tin về giấy tờ pháp lý cho hai người đại diện theo pháp luật của mình2.
2. Hệ quả trong trường hợp không thực hiện các thủ tục điều chỉnh thông tin người đại diện theo pháp luật
Theo quy định tại Khoản 2 Điều 30, Khoản 2 Điều 31 Luật Doanh nghiệp, doanh nghiệp có trách nhiệm đăng ký/ thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp tại Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có sự thay đổi. Trường hợp không thực hiện thủ tục này trong thời hạn nêu trên, doanh nghiệp có thể bị xử phạt vi phạm hành chính theo quy định tại Điều 44 Nghị định 122/2021/NĐ-CP quy định về xử phạt xử phạt hành chính lĩnh vực kế hoạch và đầu tư. Trong đó, hình thức xử phạt và mức độ xử phạt sẽ phụ thuộc vào thời gian chậm trễ thực hiện thủ tục của doanh nghiệp. Cụ thể, doanh nghiệp có thể bị phạt cảnh cáo đối với hành vi chậm đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp quá thời hạn quy định từ 01 ngày đến 10 ngày. Nếu quá thời hạn này mà doanh nghiệp vẫn tiếp tục không thực hiện thủ tục thay đổi thông tin người đại diện sẽ chịu mức phạt từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với việc đăng ký/ thông báo thay đổi quá thời hạn từ 11 ngày đến 30 ngày, từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng nếu quá thời hạn quy định từ 31 ngày đến 90 ngày, từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng nếu quá thời hạn từ 91 ngày trở lên. Cuối cùng, phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng đối với hành vi không đăng ký/ thông báo thay đổi nội dung thông tin của người đại diện theo pháp luật. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng phải thực hiện biện pháp khắc phục hậu quả là buộc đăng ký/ thông báo thay đổi nội dung theo quy định của pháp luật.
Ngoài rủi ro bị xử phạt vi phạm hành chính nêu trên, việc không thực hiện thủ tục đăng ký kinh doanh khi có sự thay đổi thông tin về người đại diện theo pháp luật phần nào thể hiện sự thiếu chặt chẽ trong việc tuân thủ các quy định pháp luật trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Điều này ảnh hưởng đến mức độ tin cậy mà các đối tác, khách hàng dành cho doanh nghiệp, bởi lẽ, như đã đề cập, thông tin về người đại diện theo pháp luật là một trong những thông tin quan trọng mà đối tác, khách hàng sẽ tìm kiếm khi giao dịch với doanh nghiệp.
________________________________________________
[1] https://dpm.vn/cong-bo-thong-tin/thong-bao-thay-doi-giay-chung-nhan-dang-ky-doanh-nghiep-3/, truy cập ngày 16/8/2024.
[2] https://masangroup-cms-production.s3-ap-southeast-1.amazonaws.com/iblock/a16/a16b2df1db63fda8d795a6b4d06ece40/7b6d684e4ccac1212ddde697f7f269fe.pdf, truy cập ngày 16/8/2024.
