Hợp đồng lao động là căn cứ pháp lý làm phát sinh quan hệ lao động giữa doanh nghiệp và người lao động. Mặc dù mang bản chất là một quan hệ dân sự, tuy nhiên, quan hệ lao động có nhiều sự khác biệt mang tính đặc thù, đến từ sự chệnh lệch nhất định trong vị thế giữa các bên tham gia quan hệ lao động. Cụ thể, trong quan hệ lao động, doanh nghiệp sẽ là bên có lợi thế hơn về mặt thông tin, từ đó dễ dàng hơn trong việc đưa ra các quyết định chi phối người lao động. Với tính chất là văn bản xác lập quan hệ lao động giữa doanh nghiệp và người lao động, hợp đồng lao động được pháp luật quy định khá chặt chẽ về mặt nội dung và hình thức, bảo đảm quyền thỏa thuận của các bên nhưng vẫn trên tinh thần bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của bên yếu thế hơn là người lao động. Chính vì yếu tố đặc thù này mà nhiều doanh nghiệp vẫn còn gặp rất nhiều sai sót khi giao kết hợp đồng lao động, những sai sót này có thể dẫn đến nhiều rủi ro cho doanh nghiệp trong quá trình hoạt động.
Dựa trên kinh nghiệm của mình trong quá trình cung cấp dịch vụ cho khách hàng, trong bài viết này, chúng tôi sẽ đề cập một số sai sót mà doanh nghiệp thường gặp khi giao kết hợp đồng lao động.
1. Sai sót liên quan đến việc người ký kết hợp đồng lao động của doanh nghiệp không có đủ thẩm quyền
Như đã đề cập, hợp đồng lao động có sự khác biệt nhất định so với các loại hợp đồng dân sự khác, đặc biệt liên quan đến vấn đề về thẩm quyền giao kết hợp đồng lao động.
Cụ thể, đối với những loại hợp đồng dân sự khác, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp có thể ủy quyền cho một cá nhân thực hiện việc giao kết hợp đồng, đồng thời, cho phép cá nhân này ủy quyền lại cho một cá nhân khác để giao kết hợp đồng. Hay nói cách khác, pháp luật không giới hạn số lần ủy quyền, ủy quyền lại để giao kết hợp đồng, miễn rằng việc ủy quyền lại là hành vi được cho phép bởi người ủy quyền trước đó.
Tuy nhiên, đối với hợp đồng lao động, Điểm a Khoản 3 Điều 18 Bộ luật Lao động 2019 quy định người giao kết hợp đồng lao động bên phía doanh nghiệp là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền theo quy định của pháp luật. Theo quy định này, nếu người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp nghiệp ủy quyền cho một cá nhân để giao kết hợp đồng lao động, cá nhân này sẽ không được phép ủy quyền lại cho cá nhân khác để thực hiện việc này. Nếu doanh nghiệp có phát sinh các hợp đồng lao động được giao kết bởi cá nhân được ủy quyền lại như nêu trên, hợp đồng lao động này sẽ có thể bị tuyên vô hiệu toàn bộ theo quy định tại Điểm b Khoản 1 Điều 49 Bộ luật Lao động 2019, vì lý do người giao kết hợp đồng lao động phía doanh nghiệp không đúng thẩm quyền.
Ngoài ra, cần lưu ý rằng, việc giao kết hợp đồng lao động đối với một số chức danh quan trọng trong công ty hiện nay còn được điều cỉnh bởi Luật Doanh nghiệp 2020. Đơn cử như trường hợp doanh nghiệp giao kết hợp đồng lao động với người lao động sẽ giữ chức danh Tổng Giám đốc của doanh nghiệp. Theo quy định tại Điểm i Khoản 2 Điều 153 Luật Doanh nghiệp 2020, Hội đồng quản trị là cơ quan có thẩm quyền giao kết hợp đồng lao động với Tổng Giám đốc của doanh nghiệp. Tuy nhiên, Hội đồng quản trị không phải là một cá nhân, do đó không thể thực hiện việc giao kết hợp đồng. Thay vào đó, Hội đồng quản trị sẽ thực hiện quyền của mình thông qua cuộc họp Hội đồng quản trị để giao việc giao kết hợp đồng lao động cho một cá nhân thực hiện. Cá nhân này sẽ là người có thẩm quyền giao kết hợp đồng lao động với Tổng Giám đốc của doanh nghiệp.
Sai sót liên quan đến thẩm quyền giao kết hợp đồng lao động bên phía doanh nghiệp là sai sót mà nhiều doanh nghiệp thường xuyên gặp phải. Mặc dù hậu quả của việc hợp đồng bị tuyên vô hiệu trong trường hợp này là không quá lớn đối với doanh nghiệp, tuy nhiên, khi hợp đồng lao động bị tuyên vô hiệu toàn bộ, doanh nghiệp và người lao động phải giao kết lại hợp đồng lao động theo đúng thẩm quyền. Đối với những doanh nghiệp có số lượng người lao động lớn, việc giao kết lại hợp đồng lao động trên diện rộng sẽ gây nên nhiều phiền toái cho doanh nghiệp và người lao động.
2. Hợp đồng lao động không quy định cụ thể các nội dung chủ yếu theo quy định pháp luật
Hợp đồng lao động phải có những nội dung chủ yếu được quy định tại Khoản 1 Điều 21 Bộ luật Lao động 2019, đồng thời, các nội dung này phải được soạn thảo cụ thể theo hướng dẫn tại Điều 3 Thông tư 10/2020/TT-BLĐTBXH.
Tuy nhiên, trên thực tế, đây cũng là một trong các sai sót mà doanh nghiệp thường mắc phải, bởi việc yêu cầu các nội dung cụ thể trong hợp đồng lao động sẽ đặc biệt khó thực hiện đối với các doanh nghiệp sử dụng số lượng người lao động lớn hoặc những người lao động có tính chất công việc thay đổi thường xuyên.
Cụ thể, Bộ luật lao động 2019 yêu cầu doanh nghiệp phải đưa vào hợp đồng lao động các nội dung sau: (a) Tên, địa chỉ của người sử dụng lao động và họ tên, chức danh của người giao kết hợp đồng lao động bên phía người sử dụng lao động; (b) Họ tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, nơi cư trú, số thẻ Căn cước công dân, Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu của người giao kết hợp đồng lao động bên phía người lao động; (c) Công việc và địa điểm làm việc; (d) Thời hạn của hợp đồng lao động; (đ) Mức lương theo công việc hoặc chức danh, hình thức trả lương, thời hạn trả lương, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác; (e) Chế độ nâng bậc, nâng lương; (g) Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi; (h) Trang bị bảo hộ lao động cho người lao động; (i) Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và bảo hiểm thất nghiệp; (k) Đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ, kỹ năng nghề.
Theo kinh nghiệm của chúng tôi, doanh nghiệp thường xuyên có sự thiếu sót trong việc quy định cụ thể về công việc và địa điểm làm việc của người lao động. Đây là một trong những sai sót đã được chúng tôi đề cập tại Ấn phẩm Hướng dẫn pháp lý về Tuân thủ pháp luật lao động và những sai sót thường gặp của doanh nghiệp vào tháng 05/2023. Doanh nghiệp có thể tham khảo nội dung chi tiết các sai sót và giải pháp/hướng khắc phục được chúng tôi đề xuất đối với các sai sót này tại: Hướng dẫn pháp lý: Tuân thủ pháp luật lao động và những sai sót thường gặp của doanh nghiệp
Ngoài ra, trên thực tế, qua các kết luận thanh tra của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội, chúng tôi còn nhận thấy doanh nghiệp mắc phải sai sót khi không quy định cụ thể liên quan đến hình thức trả lương cho người lao động. Cụ thể, Khoản 2 Điều 96 Bộ luật Lao động 2019 quy định lương được trả bằng tiền mặt hoặc trả qua tài khoản cá nhân của người lao động được mở tại ngân hàng. Với quy định này, nhiều doanh nghiệp chỉ đưa vào hợp đồng lao động nội dung “Hình thức trả lương: Chuyển khoản”. Tuy nhiên, theo các kết luận thanh tra, nội dung này là chưa phù hợp quy định pháp luật (vui lòng tham khảo bản kết luận thanh tra này tại đây). Như vậy, có thể hiểu, với quy định pháp luật như trên, doanh nghiệp cần quy định rõ hình thức trả lương là chuyển khoản vào tài khoản cá nhân của người lao động. Tài khoản này có thể được định rõ trong hợp đồng lao động hoặc do người lao động chỉ định tùy từng thời điểm. Đồng thời, nếu hợp đồng lao động quy định người lao động có thể chỉ định tài khoản nhận lương tùy từng thời điểm, doanh nghiệp cần lưu ý loại trừ trách nhiệm của mình bằng cách yêu cầu người lao động thông báo trong một thời hạn nhất định sau khi có sự thay đổi đối với tài khoản nhận lương.
3. Hợp đồng có các điều khoản chấm dứt quan hệ lao động trái với quy định pháp luật
Khi soạn thảo hợp đồng lao động, một số doanh nghiệp thường có mong muốn đưa vào hợp đồng những nội dung về chấm dứt quan hệ lao động với người lao động trong một số trường hợp nhất định. Đơn cử như các quy định đã được thể hiện trong các kết luận thanh tra dưới đây: “trong thời hạn hợp đồng lao động, người lao động vi phạm nội quy của công ty đề ra sẽ bị dừng hợp đồng lao động” (vui lòng tham khảo bản kết luận thanh tra này tại đây) hoặc “người sử dụng lao động có quyền sa thải người lao động khi phát hiện người lao động có hành vi gian dối trong hồ sơ ứng tuyển” (vui lòng tham khảo bản kết luận thanh tra này tại đây).
Doanh nghiệp cần lưu ý rằng, ở góc độ của mình, để chấm dứt quan hệ lao động với người lao động, doanh nghiệp có thể đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động hoặc kỷ luật người lao động theo hình thức sa thải. Tuy nhiên, với hai hình thức này, doanh nghiệp đều cần phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về điều kiện và trình tự, thủ tục. Hiện nay, Bộ luật Lao động 2019 đã quy định rất cụ thể và chi tiết về căn cứ để doanh nghiệp đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động với người lao động[1] hoặc kỷ luật người lao động theo hình thức sa thải[2]. Đáng chú ý, các quy định này đều không cho phép doanh nghiệp có thể thỏa thuận hoặc quy định các căn cứ khác nằm ngoài các trường hợp đã được luật định. Do đó, nếu nội dung mà doanh nghiệp quy định trong hợp đồng lao động không phù hợp với căn cứ được luật định, quy định này sẽ không có hiệu lực.
Cụ thể, ở trường hợp đầu tiên, pháp luật lao động quy định người lao động vi phạm kỷ luật lao động tại nội quy lao động sẽ bị kỷ luật bằng các hình thức theo quy định pháp luật bao gồm: khiển trách, kéo dài thời hạn nâng lương không quá 06 tháng, cách chức, sa thải mà không có hình thức xử lý kỷ luật lao động nào là “dừng hợp đồng lao động”. Trong khi đó, đối với trường hợp thứ hai, có thể thấy rằng “hành vi gian dối trong hồ sơ ứng tuyển” không phải là căn cứ để doanh nghiệp áp dụng hình thức kỷ luật sa thải theo quy định pháp luật.
Việc đưa vào hợp đồng lao động những nội dung như trên, đồng thời dựa vào các quy định này để tiến hành đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động hoặc sa thải người lao động sẽ dẫn đến tình trạng doanh nghiệp đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động trái pháp luật hoặc sa thải người lao động trái quy định pháp luật.
Ngoài các sai sót đã đề cập ở trên, trong quá trình giao kết hợp đồng lao động, doanh nghiệp còn thường xuyên mắc phải nhiều sai sót khác, đơn cử như các sai sót liên quan đến điều khoản bảo mật và không cạnh tranh, các điều khoản khấu trừ lương của người lao động,... Để nhận biết và hạn chế các sai sót này, doanh nghiệp có thể tham khảo Ấn phẩm Hướng dẫn pháp lý về Tuân thủ pháp luật lao động và những sai sót thường gặp của doanh nghiệp vào tháng 05/2023 và Ấn phẩm Hướng dân pháp lý về Tuân thủ pháp luật lao động và những sai sót thường gặp của doanh nghiệp (Phần 2) sẽ được chúng tôi phát hành trên website của mình trong thời gian tới.
