Thông qua bài viết này, Công ty Luật TNHH HM&P ("HM&P") giải đáp các vấn đề quan trọng của cuộc họp Đại hội đồng cổ đông (ĐHĐCĐ), bao gồm hình thức tổ chức, xác thực cổ đông, công bố thông tin, bảo mật dữ liệu, ủy quyền, biên bản họp, gia hạn thời gian họp và thẩm quyền HĐQT. Đồng thời, cung cấp hướng dẫn tuân thủ pháp luật giúp doanh nghiệp đảm bảo minh bạch và hiệu quả quản trị.
Nguồn: Hiệp hội Ngân hàng
1. Công ty có thể tổ chức cuộc họp ĐHĐCĐ dưới các hình thức nào?
HM&P:
Căn cứ vào quy định tại Khoản 3 Điều 144 Luật Doanh nghiệp 2020 và thực tế, ĐHĐCĐ có thể được công ty tổ chức theo hình thức trực tiếp, trực tuyến hoặc trực tiếp kết hợp trực tuyến.
Tuy nhiên, việc tổ chức cuộc họp ĐHĐCĐ trực tuyến dường như vẫn chưa có hành lang pháp lý rõ ràng theo quy định pháp luật. Ngoài việc quy định cổ đông có quyền tham dự và biểu quyết thông qua hội nghị trực tuyến tại Khoản 3 Điều 144 Luật Doanh nghiệp 2020, Luật Doanh nghiệp 2020 và các văn bản hướng dẫn thi hành đều chưa có một quy chế cụ thể cho hoạt động này. Do đó, việc tổ chức cuộc họp ĐHĐCĐ trên thực tế vẫn phụ thuộc vào từng công ty. Về cơ bản, các quy định về tổ chức cuộc họp ĐHĐCĐ tại Luật Doanh nghiệp 2020 vẫn được áp dụng khi tổ chức cuộc họp ĐHĐCĐ trực tuyến, tuy nhiên, hình thức này vẫn có một số đặc thù nhất định, đơn cử như việc đăng ký cổ đông, hình thức xác thực, cách thức bỏ phiếu,… sẽ phụ thuộc vào quy định của mỗi công ty. Do đó, trong khi pháp luật vẫn chưa có một hành lang pháp lý cụ thể cho hoạt động này, các công ty có thể ban hành quy chế tổ chức cuộc họp ĐHĐCĐ trực tuyến cho riêng mình, dựa vào các quy định về cuộc họp ĐHĐCĐ hiện hành và căn cứ vào tình hình công ty.
2. Trường hợp công ty không có trang thông tin điện tử, việc công bố thông tin mời họp được thực hiện như thế nào?
HM&P:
Theo quy định hiện hành, thông báo mời họp được gửi bằng phương thức để bảo đảm đến được địa chỉ liên lạc của cổ đông và đăng trên trang thông tin điện tử của công ty; trường hợp công ty xét thấy cần thiết thì đăng báo hằng ngày của trung ương hoặc địa phương theo quy định của Điều lệ công ty.
Ngoài ra, theo khoản 3 Điều 10 Thông tư 96/2020/TT-BTC đối với công ty đại chúng, công ty còn phải công bố trên trang thông tin điện tử Ủy ban Chứng khoán Nhà nước, Sở giao dịch chứng khoán (trường hợp là tổ chức niêm yết, tổ chức đăng ký giao dịch).
Như vậy, nếu không có trang thông tin điện tử của công ty, công ty vẫn phải thực hiện tất cả các phương thức còn lại để bảo đảm thông tin đến được với cổ đông. Đặc biệt, trường hợp này công ty nên xem xét việc niêm yết thông tin mời họp tại trụ sở chính công ty và đăng báo hằng ngày của trung ương hoặc địa phương.
3. Làm thế nào để xác thực danh tính và bảo đảm tính bảo mật của cổ đông tham dự cuộc họp trực tuyến?
HM&P:
Để đảm bảo tính hợp lệ và bảo mật trong các cuộc họp ĐHĐCĐ trực tuyến, công ty cần triển khai một hệ thống xác thực danh tính cổ đông chặt chẽ. Trước hết, việc sử dụng hệ thống đăng nhập an toàn là bắt buộc, trong đó mỗi cổ đông sẽ được cấp tài khoản cá nhân để truy cập vào nền tảng họp trực tuyến. Kết hợp với đó, xác minh hai yếu tố (Two-Factor Authentication - 2FA) là phương pháp hiệu quả giúp giảm thiểu nguy cơ xâm nhập trái phép. Hệ thống sẽ gửi mã xác thực OTP đến thiết bị di động hoặc email của cổ đông để đảm bảo rằng chỉ những người có quyền mới có thể tham gia và biểu quyết.
Bên cạnh đó, doanh nghiệp có thể ứng dụng chữ ký số để nâng cao mức độ xác thực danh tính. Chữ ký số được cấp bởi các tổ chức uy tín giúp đảm bảo rằng các thông tin biểu quyết là chính xác, không bị giả mạo và có giá trị pháp lý. Để tăng cường bảo mật hơn nữa, công ty cần mã hóa toàn bộ dữ liệu truyền tải, áp dụng các giao thức bảo mật như SSL/TLS để bảo vệ thông tin khỏi các nguy cơ tấn công mạng.
Cuối cùng, việc lựa chọn nền tảng họp trực tuyến có uy tín là yếu tố quan trọng để đảm bảo an toàn dữ liệu. Doanh nghiệp nên sử dụng các hệ thống có khả năng chống tấn công mạng, bảo vệ thông tin cổ đông khỏi bị rò rỉ hoặc truy cập trái phép. Những biện pháp trên không chỉ giúp đảm bảo tính hợp lệ của các quyết định trong cuộc họp mà còn củng cố lòng tin của cổ đông vào tính minh bạch của công ty.
4. Công ty cần thực hiện những biện pháp gì để bảo vệ thông tin và đảm bảo quyền riêng tư của cổ đông khi tổ chức cuộc họp ĐHĐCĐ trực tuyến?
HM&P:
Bảo vệ thông tin cá nhân và đảm bảo quyền riêng tư của cổ đông là một yêu cầu quan trọng khi tổ chức họp ĐHĐCĐ trực tuyến. Trước tiên, công ty cần xây dựng và tuân thủ chính sách bảo mật thông tin, trong đó quy định rõ cách thu thập, lưu trữ và xử lý dữ liệu cá nhân của cổ đông. Chính sách này cần đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân và được truyền đạt rõ ràng đến tất cả các bên liên quan.
Ngoài ra, công ty cần đào tạo nhân viên về bảo mật thông tin, giúp họ hiểu rõ về các nguy cơ bảo mật và biện pháp phòng ngừa, từ đó giảm thiểu rủi ro rò rỉ dữ liệu do lỗi con người. Một biện pháp quan trọng khác là giám sát và phát hiện xâm nhập, áp dụng các công cụ theo dõi hoạt động mạng để kịp thời phát hiện và xử lý các hành vi xâm nhập trái phép hoặc tấn công mạng nhằm vào hệ thống họp trực tuyến.
Bên cạnh đó, công ty phải đảm bảo quyền truy cập hợp pháp vào dữ liệu cổ đông, chỉ cho phép những người có thẩm quyền tiếp cận thông tin này và ghi nhận lại mọi hoạt động truy cập để tránh tình trạng lạm dụng. Đồng thời, việc thông báo cho cổ đông về quyền riêng tư là cần thiết, giúp họ hiểu rõ cách thức dữ liệu của mình được sử dụng và cung cấp cơ chế để yêu cầu chỉnh sửa hoặc xóa thông tin cá nhân nếu cần.
Việc thực hiện đồng bộ các biện pháp trên không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định pháp luật mà còn nâng cao uy tín của công ty, tạo sự tin tưởng từ phía cổ đông và đảm bảo tính minh bạch trong quản trị doanh nghiệp.
5. Việc ủy quyền tham dự cuộc họp ĐHĐCĐ được hiểu như thế nào?
HM&P:
Trên thực tế, việc ủy quyền tham dự cuộc họp ĐHĐCĐ là điều thường xuyên phát sinh. Khoản 1 Điều 144 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định cổ đông, người đại diện theo ủy quyền của cổ đông là tổ chức có thể ủy quyền bằng văn bản cho một hoặc một số cá nhân, tổ chức khác dự họp ĐHĐCĐ. Văn bản ủy quyền được lập theo quy định của pháp luật về dân sự và phải nêu rõ tên cá nhân, tổ chức được ủy quyền và số lượng cổ phần được ủy quyền. Như vậy, cần lưu ý rằng quy định pháp luật hiện này không giới hạn số người được ủy quyền của một cổ đông cá nhân hoặc một người đại diện theo ủy quyền của cổ đông là tổ chức, miễn là văn bản ủy quyền có nêu rõ số lượng cổ phần được ủy quyền đối với mỗi cá nhân, tổ chức được ủy quyền. Trên thực tế, có nhiều công ty giới hạn số lượng cá nhân, tổ chức được ủy quyền đối với mỗi cổ đông cá nhân, người đại diện theo ủy quyền của cổ đông là tổ chức. Việc giới hạn này có thể tạo sự thuận lợi cho công ty trong việc sắp xếp điều kiện tổ chức cuộc họp, tuy nhiên lại không bảo đảm quyền của cổ đông, khi đã giới hạn quyền ủy quyền tham gia họp ĐHĐCĐ của cổ đông.
Về các giấy tờ phải xuất trình khi tham dự cuộc họp ĐHĐCĐ với tư cách là người được ủy quyền. Theo quy định của Điều 144 Luật Doanh nghiệp 2020, cá nhân, tổ chức được ủy quyền dự họp ĐHĐCĐ phải xuất trình văn bản ủy quyền khi đăng ký dự họp trước khi vào phòng họp. Như vậy, luật không quy định ngoài giấy ủy quyền, người tham dự cuộc họp ĐHĐCĐ cần chuẩn bị những giấy tờ, tài liệu gì khác. Tuy nhiên, dựa trên thực tế, chúng tôi nhận thấy rằng ngoài giấy ủy quyền hợp lệ, cần phải có thêm những tài liệu sau:
Trường hợp cổ đông là cá nhân ủy quyền cho người khác tham dự họp ĐHĐCĐ, người được ủy quyền phải xuất trình giấy tờ tùy thân hợp lệ (CMND/CCCD/Hộ chiếu còn hiệu lực) để chứng minh rằng mình là người được ủy quyền. Ngoài ra, tùy theo yêu cầu của công ty, người tham dự có thể cần chuẩn bị thêm giấy chứng nhận sở hữu cổ phần (nếu có) và giấy mời họp. Đối với cổ đông là tổ chức, người đại diện theo ủy quyền còn phải cung cấp thêm bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, quyết định cử đại diện tham dự họp.
Hình ảnh thư mời họp ĐHĐCĐ thường niên năm 2020 của CTCP Cấp nước Điện Biên, trong đó yêu cầu Cổ đông mang theo Thư mời họp, CMND hoặc hộ chiếu của người được ủy quyền (Nguồn: http://capnuocdienbien.com/quan-he-co-dong/thu-moi-hop-dai-hoi-dong-co-dong-thuong-nien-nam-2020-83.html)
Như đã nêu tại Lưu ý số 6 và Lưu ý số 7, công ty nên chuẩn bị mẫu Giấy ủy quyền để cổ đông có thể sử dụng, đồng thời mẫu Giấy ủy quyền có thể ghi nhận việc cổ đông ủy quyền cho thành viên HĐQT, BKS để tham dự cuộc họp nhằm bảo đảm tỷ lệ tham dự cuộc họp ĐHĐCĐ. Trên thực tế, ngoài những nội dung mà Luật Doanh nghiệp quy định phải có, một số công ty đại chúng đã niêm yết còn quy định việc ủy quyền phải lập thành văn bản theo mẫu của công ty và phải có thêm cả nội dung phạm vi ủy quyền, chữ ký của cổ đông ủy quyền và người được ủy quyền ủy quyền dự họp.
Cần lưu ý rằng, trong một số trường hợp, cổ đông là cá nhân hoặc tổ chức nước ngoài có thể ủy quyền cho cá nhân tại Việt Nam tham dự họp ĐHĐCĐ. Tuy nhiên, trên thực tế, việc ủy quyền này không phải lúc nào cũng diễn ra suôn sẻ, đặc biệt khi có tranh chấp và sự tham gia giải quyết của tòa án. Vào tháng 5/2024, tại Bản án số 18/2024/KDTM-PT ngày 24/5/2024, Tòa án nhân dân cấp cao tại Hà Nội đã xác định rằng, trong trường hợp có yêu cầu, giấy ủy quyền của cổ đông nước ngoài cho người tham dự họp ĐHĐCĐ tại Việt Nam phải được hợp pháp hóa lãnh sự. Điều này nhằm đảm bảo tính xác thực của văn bản và quyền lợi của các bên liên quan. Theo Khoản 4 Điều 9 Nghị định 111/2011/NĐ-CP, giấy tờ, tài liệu có thể được miễn hợp pháp hóa lãnh sự nếu cơ quan tiếp nhận tại Việt Nam không có yêu cầu (trong trường hợp này, có quan tiếp nhận được hiểu là công ty). Do đó, nếu một công ty quy định rằng giấy ủy quyền phải được hợp pháp hóa lãnh sự, thì người được ủy quyền bắt buộc phải cung cấp giấy ủy quyền đã được hợp pháp hóa lãnh sự khi tham dự họp ĐHĐCĐ nhằm tránh những tranh chấp về thẩm quyền của người tham dự họp ĐHĐCĐ về sau.
Từ quan điểm thực tiễn, việc yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự đối với giấy ủy quyền dự họp ĐHĐCĐ phụ thuộc vào quy định và Điều lệ của từng công ty. Vì vậy, khi tổ chức ĐHĐCĐ, công ty nên quy định rõ ràng về các yêu cầu đối với giấy ủy quyền, nhằm tránh tranh chấp và đảm bảo tính hợp pháp của cuộc họp.
6. Công ty có bắt buộc phải lập Biên bản họp, Nghị quyết ĐHĐCĐ bằng tiếng nước ngoài không?
HM&P:
Như đã nêu tại Bước 10 ở trên, Biên bản họp phải lập bằng tiếng Việt, có thể lập thêm bằng tiếng nước ngoài. Biên bản họp lập bằng tiếng Việt và tiếng nước ngoài có hiệu lực pháp lý như nhau. Trường hợp có sự khác nhau về nội dung giữa Biên bản họp bằng tiếng Việt và bằng tiếng nước ngoài thì nội dung trong Biên bản họp bằng tiếng Việt được ưu tiên áp dụng. Nội dung này được quy định tại Điều 150 Luật Doanh nghiệp 2020. Như vậy, có thể thấy nội dung tiếng nước ngoài là không bắt buộc trong Biên bản họp và công ty có thể bổ sung theo quyết định của mình.
Trong khi đó, khác với Biên bản họp, đối với Nghị quyết ĐHĐCĐ, Luật Doanh nghiệp 2020 lại không quy định về ngôn ngữ bắt buộc của văn bản này. Theo quan điểm của chúng tôi, tiếng Việt vẫn là ngôn ngữ cần được ưu tiên bởi lẽ Nghị quyết ĐHĐCĐ được ban hành dựa trên Biên bản họp ĐHĐCĐ (tiếng Việt là bắt buộc), do đó, việc Nghị quyết ĐHĐCĐ được thể hiện bằng tiếng Việt tạo ra sự thống nhất giữa 02 văn bản này. Ngoài ra, tiếng nước ngoài vẫn có thể được sử dụng tùy theo sự lựa chọn của công ty mà không phải yêu cầu bắt buộc.
7. Công ty có thể gia hạn thời gian tổ chức cuộc họp ĐHĐCĐ trong bao lâu?
HM&P:
Theo quy định tại Khoản 2 Điều 139 Luật Doanh nghiệp 2020, ĐHĐCĐ phải họp thường niên trong thời hạn 04 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính. Trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định khác, HĐQT quyết định gia hạn họp ĐHĐCĐ thường niên trong trường hợp cần thiết, nhưng không quá 06 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính.
Theo quy định này, nếu một công ty có năm tài chính kết thúc vào ngày 31/12, thời hạn cuối cùng để tổ chức cuộc họp ĐHĐCĐ thường niên là 30/6 của năm tiếp theo. Tuy nhiên, trên thực tế có nhiều công ty tổ chức cuộc họp sau thời điểm này, hoặc vì lý do cuộc họp lần thứ nhất hoặc lần thứ hai không tổ chức được, nên các cuộc họp ĐHĐCĐ lần sau được tổ chức sau thời điểm ngày 30/6. Nếu căn cứ vào quy định của Luật Doanh nghiệp, các công ty trên đang có hành vi vi phạm pháp luật. Nếu như trước đây, khi không tổ chức cuộc họp ĐHĐCĐ trong thời hạn quy định, công ty có thể bị xử phạt vi phạm hành chính với mức xử phạt từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng (theo quy định tại Điểm a Khoản 1 Điều 34 Nghị định 50/2016/NĐ-CP) thì hiện nay, việc xử phạt đã không còn được quy định tại Nghị định 122/2021/NĐ-CP. Tuy vậy, việc chậm tổ chức cuộc họp ĐHĐCĐ thường niên có thể dẫn đến công ty không thể thông qua các quyết định quan trọng, đơn cử như báo cáo tài chính hằng năm để nộp cho cơ quan có thẩm quyền. Từ đó công ty có thể bị xử phạt về các hành vi có liên quan.
Về phía cổ đông, việc công ty chậm tổ chức cuộc họp ĐHĐCĐ rõ ràng ảnh hưởng đến quyền lợi của cổ đông khi họ không được tiếp cận thông tin, trình bày, đưa ý kiến về hoạt động của công ty trong năm đã qua và kế hoạch hoạt động của năm kế tiếp. Trường hợp này sẽ là rủi ro cho công ty nếu các cổ đông tiến hành khởi kiện vì quyền lợi của họ bị xâm phạm.
Hình ảnh công bố thông tin về việc gia hạn tổ chức cuộc họp ĐHĐCĐ đến ngày cuối cùng theo thời hạn luật định (Nguồn: https://owa.hnx.vn/ftp///cims/2022/4_W5/000000011491283_cbtt_gia_han_thoi_gian_to_chuc_dai_hoi.hnx.pdf)
8. Thế nào được xem là lý do cần thiết để công ty có thể gia hạn thời gian tổ chức cuộc họp ĐHĐCĐ?
HM&P:
Mặc dù Luật Doanh nghiệp yêu cầu công ty phải tổ chức cuộc họp ĐHĐCĐ thường niên trong thời hạn 04 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính, vẫn có ngoại lệ cho việc này khi HĐQT công ty có quyền quyết định gia hạn họp ĐHĐCĐ thường niên trong trường hợp cần thiết, nhưng không quá 06 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính, trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định khác (Khoản 2 Điều 139 Luật Doanh nghiệp 2020). Theo quy định này, có thể hiểu nếu Điều lệ công ty không có quy định khác (theo hướng hạn chế việc gia hạn này) thì HĐQT có quyền gia hạn cuộc họp ĐHĐCĐ thường niên thêm tối đa 02 tháng. Mặc dù vậy, Luật Doanh nghiệp lại không quy định cụ thể trường hợp nào được xem là cần thiết để HĐQT quyết định gia hạn họp ĐHĐCĐ thường niên, mà điều này phụ thuộc hoàn toàn vào đánh giá của HĐQT.
Một số công ty thường đưa ra các lý do khá chung chung cho việc này, đơn cử như để HĐQT có thời gian chuẩn bị kỹ lưỡng các vấn đề trước khi trình ĐHĐCĐ cho ý kiến (https://cafef.vn/du-lieu/alv-293672/alv-nghi-quyet-hdqt-vv-gia-han-thoi-gian-hop-dai-hoi-dong-co-dong-thuong-nien-nam-2023.chn)
Chúng tôi cho rằng các lý do cần thiết có thể đến từ những vấn đề khách quan như sự kiện bất khả kháng, dẫn đến việc cuộc họp sẽ không thể được tổ chức trong thời hạn 04 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính hoặc nếu được tổ chức sẽ không bảo đảm được việc thực hiện các quyền của cổ đông; hoặc có thể đến từ chính các công ty, như trường hợp công ty cần thêm thời gian để hoàn thiện báo cáo tài chính năm, báo cáo hoạt động,… trước khi trình ĐHĐCĐ.
Tuy vậy, với bất kỳ lý do nào, khi quyết định gia hạn họp ĐHĐCĐ thường niên, HĐQT vẫn cần chứng minh được tính cần thiết của việc phải gia hạn và ĐHĐCĐ hoàn toàn có quyền yêu cầu HĐQT lý giải cho việc này, trường hợp cần thiết có thể yêu cầu HĐQT chịu trách nhiệm cho việc này..
9. Thẩm quyền của ĐHĐCĐ trong trường hợp đề cử thành viên HĐQT.
HM&P:
Trên thực tế có nhiều trường hợp một cá nhân được cổ đông, nhóm cổ đông đề cử vào vị trí thành viên HĐQT công ty, nhưng sau đó lại bị rút đề cử bởi chính cổ đông, nhóm cổ đông này. Đây là điều đã từng xảy ra tại Ngân hàng TMCP Xuất nhập khẩu Việt Nam (Eximbank) vào năm 2023. Theo quy định tại Khoản 5 Điều 115 Luật Doanh nghiệp, cổ đông hoặc nhóm cổ đông sở hữu từ 10% tổng số cổ phần phổ thông trở lên hoặc một tỷ lệ khác nhỏ hơn theo quy định tại Điều lệ công ty có quyền đề cử người vào HĐQT. Trong đó, các cổ đông phổ thông hợp thành nhóm để đề cử người vào HĐQT phải thông báo về việc họp nhóm cho các cổ đông dự họp biết trước khi khai mạc ĐHĐCĐ. Tuy vậy, trên thực tế, vẫn có trường hợp việc đề cử thành viên HĐQT được thực hiện ngay tại cuộc họp ĐHĐCĐ, trường hợp này dường như chưa được quy định rõ ràng trong Luật Doanh nghiệp. Tuy nhiên, theo quan điểm của chúng tôi, việc đề cử, thay đổi đề cử nếu được thực hiện tại cuộc họp ĐHĐCĐ chỉ có thể được bổ sung vào chương trình họp nếu được ĐHĐCĐ chấp thuận, như đã được nêu tại phần c của Bước 3 ở trên. Điều này cũng tương tự cho trường hợp rút đơn đề cử.
10. Thẩm quyền của ĐHĐCĐ trong trường hợp thành viên HĐQT rút đơn từ chức.
HM&P:
Việc một thành viên HĐQT nộp đơn từ chức và sau đó rút lại đơn từ chức không phải là điều hiếm gặp trong thực tiễn. Nhiều công ty thường gặp khó khăn và bối rối trong việc tìm kiếm hướng xử lý thích hợp khi đối mặt với trường hợp này. Theo quy định tại Điểm b Khoản 1 Điều 160, ĐHĐCĐ có quyền miễn nhiệm thành viên HĐQT khi đơn từ chức của thành viên đó đã được chấp thuận. Tuy nhiên, luật hiện hành không có quy định cụ thể nào về việc xử lý trường hợp rút đơn từ chức. Do đó, khi nhận được đơn rút, ĐHĐCĐ vẫn cần tổ chức họp để xem xét, bất kể thành viên HĐQT có rút đơn hay không. Việc HĐQT tự ý chấp thuận đơn rút từ chức có thể dẫn đến vi phạm thẩm quyền của ĐHĐCĐ. Vì vậy, để đảm bảo tuân thủ pháp luật và nâng cao hiệu quả quản trị, công ty nên quy định rõ ràng trong Điều lệ về quy trình từ chức cũng như rút đơn từ chức của các thành viên.
11. Quy trình công bố kết quả biểu quyết và lưu trữ biên bản họp ĐHĐCĐ được quy định như thế nào?
HM&P:
Chủ tọa cuộc họp hoặc ban kiểm phiếu phải công bố ngay kết quả kiểm phiếu ngay trong cuộc họp và ghi nhận kết quả đó vào Biên bản họp. Trong trường hợp họp trực tuyến, kết quả có thể được công bố qua cổng thông tin nội bộ hoặc gửi thông báo điện tử ngay sau cuộc họp.
Căn cứ khoản 5 Điều 150 Luật Doanh nghiệp 2020, Biên bản họp ĐHĐCĐ phải được gửi đến tất cả cổ đông trong vòng 15 ngày kể từ ngày kết thúc cuộc họp. Việc gửi biên bản kiểm phiếu có thể được thay thế bằng cách đăng tải nội dung lên trang thông tin điện tử của Công ty.
Trường hợp Công ty đại chúng tổ chức họp ĐHĐCĐ thường niên, theo Điểm b Khoản 3 Điều 10 Thông tư 96/2020/TT-BTC, Công ty phải công bố Biên bản họp, Nghị quyết của ĐHĐCĐ và các tài liệu kèm theo trong vòng 24 giờ kể từ khi Nghị quyết được thông qua.
Trong trường hợp họp ĐHĐCĐ bất thường, theo Điểm c Khoản 1 Điều 11 Thông tư 96/2020/TT-BTC, Công ty phải công bố nghị quyết, Biên bản họp và tài liệu kèm theo (hoặc biên bản kiểm phiếu đối với trường hợp lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản) trong vòng 24 giờ kể từ khi quyết định của ĐHĐCĐ được thông qua. Đặc biệt, nếu ĐHĐCĐ thông qua việc hủy niêm yết, Công ty phải công bố thông tin về việc hủy niêm yết kèm theo tỷ lệ thông qua của các cổ đông không phải là cổ đông lớn.
Về việc lưu trữ, căn cứ Điểm d Khoản 1 Điều 11 và Khoản 6 Điều 150 Luật Doanh nghiệp 2020, Biên bản họp, phụ lục danh sách cổ đông đăng ký dự họp, Nghị quyết đã được thông qua và các tài liệu liên quan gửi kèm theo thông báo mời họp phải được lưu giữ tại trụ sở chính của Công ty.
12. Vai trò và trách nhiệm của Ban kiểm soát trong việc giám sát quá trình tổ chức và tiến hành cuộc họp ĐHĐCĐ là gì?
HM&P:
Theo quy định tại Điều 170 Luật Doanh nghiệp 2020, Ban Kiểm soát có nhiệm vụ giám sát việc quản lý và điều hành của HĐQT, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc, đảm bảo tuân thủ pháp luật và Điều lệ công ty.
Cụ thể, Ban Kiểm soát có quyền tham dự và tham gia thảo luận tại các cuộc họp của ĐHĐCĐ, HĐQT và các cuộc họp khác của công ty. Điều này cho phép Ban Kiểm soát theo dõi trực tiếp quá trình tổ chức và tiến hành cuộc họp, đảm bảo rằng các quyết định được đưa ra phù hợp với quy định pháp luật và lợi ích của cổ đông.
Ngoài ra, Ban Kiểm soát có trách nhiệm kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp trong quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh, cũng như trong việc ghi chép sổ kế toán và lập báo cáo tài chính. Trong trường hợp phát hiện vi phạm, Ban Kiểm soát phải thông báo ngay bằng văn bản cho HĐQT, yêu cầu người có hành vi vi phạm chấm dứt và có giải pháp khắc phục hậu quả.
Hình ảnh Luật sư điều hành Nguyễn Văn Phúc tham dự họp ĐHĐCĐ năm 2024
13. ĐHĐCĐ có quyền hủy bỏ Nghị quyết do mình ban hành không?
HM&P:
Việc hủy bỏ nghị quyết của ĐHĐCĐ nhằm bảo vệ quyền lợi của cổ đông, cụ thể hóa nhóm quyền phục hồi lợi ích hợp pháp khi bị xâm phạm, đồng thời góp phần đảm bảo hoạt động ổn định của công ty và tạo môi trường thu hút đầu tư.
Theo nguyên tắc chung, chủ thể ban hành một quyết định có thẩm quyền thu hồi hoặc bãi bỏ quyết định đó, nhưng việc thu hồi, bãi bỏ cũng phải được thực hiện thông qua một quyết định hợp pháp tương ứng. Đối với cổ đông hoặc nhóm cổ đông đáp ứng điều kiện quy định tại khoản 2 Điều 115 Luật Doanh nghiệp 2020, quyền và lợi ích hợp pháp có thể được bảo vệ thông qua việc yêu cầu triệu tập ĐHĐCĐ bất thường. Mục đích của cuộc họp là xem xét các vi phạm nghiêm trọng trong quá trình ban hành nghị quyết ĐHĐCĐ theo quy định tại điểm c khoản 1 Điều 140 Luật Doanh nghiệp 2020.
Trường hợp sau cuộc họp, ĐHĐCĐ không thông qua việc sửa đổi hoặc hủy bỏ Nghị quyết, cổ đông hoặc nhóm cổ đông có quyền khởi kiện yêu cầu Tòa án hoặc Trọng tài xem xét hủy bỏ Nghị quyết ĐHĐCĐ theo quy định tại Điều 151 Luật Doanh nghiệp 2020.
14. Thông tin về việc chi trả thù lao cho HĐQT có phải thông tin bắt buộc phải báo cáo tại cuộc họp ĐHĐCĐ thường niên không?
HM&P:
Theo quy định tại khoản 9 Điều 278 Nghị định 155/2020/NĐ-CP, HĐQT phải tuân thủ đầy đủ trách nhiệm và nghĩa vụ theo quy định của Luật Doanh nghiệp, Điều lệ công ty và có trách nhiệm “Báo cáo hoạt động của Hội đồng quản trị tại Đại hội đồng cổ đông theo quy định tại Điều 280 Nghị định này.” Đồng thời, căn cứ Điều 280 Nghị định 155/2020/NĐ-CP quy định về Báo cáo hoạt động của HĐQT tại cuộc họp ĐHĐCĐ thường niên, HĐQT có nghĩa vụ báo cáo hoạt động của mình tại cuộc họp theo quy định tại Điểm c Khoản 3 Điều 139 Luật Doanh nghiệp, Điều lệ công ty và phải đảm bảo có nội dung về thù lao, chi phí hoạt động và các lợi ích khác của HĐQT và từng thành viên HĐQT theo quy định tại Khoản 3 Điều 163 Luật Doanh nghiệp và Điều lệ công ty.
Theo đó, Khoản 3 Điều 163 Luật doanh nghiệp 2020 quy định thù lao của từng thành viên HĐQT được tính vào chi phí kinh doanh của công ty theo quy định của pháp luật về thuế thu nhập doanh nghiệp, được thể hiện thành mục riêng trong báo cáo tài chính hằng năm của công ty và phải báo cáo ĐHĐCĐ tại cuộc họp thường niên. Cần lưu ý rằng, theo Khoản 2 Điều 15 Nghị định 156/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 128/2021/NĐ-CP) thì việc công ty đại chúng không đưa nội dung thù lao của từng thành viên HĐQT thành mục riêng trong Báo cáo tài chính hàng năm của công ty và báo cáo ĐHĐCĐ tại cuộc họp thường niên sẽ bị phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng.
Đối với công ty cổ phần không phải là công ty đại chúng, mặc dù pháp luật hiện hành không quy định về xử phạt vi phạm hành chính đối với hành vi tương tự, Luật Doanh nghiệp 2020 vẫn đặt ra yêu cầu đối với công ty cổ phần trong việc đưa thù lao của HĐQT vào chi phí kinh doanh của công ty. Nội dung này phải được thể hiện thành một mục riêng trong báo cáo tài chính hàng năm và trình ĐHĐCĐ tại cuộc họp thường niên.
Do đó, để đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật, hạn chế rủi ro pháp lý cũng như tránh phát sinh khiếu nại, tranh chấp không đáng có, công ty cổ phần dù là công ty đại chúng hay công ty chưa đại chúng, đều phải có trách nhiệm báo cáo nội dung này tại cuộc họp ĐHĐCĐ thường niên theo đúng quy định.
