Hướng dẫn thủ tục quyết toán thuế để giải thể doanh nghiệp

Trong quá trình giải thể doanh nghiệp, việc quyết toán và hoàn tất nghĩa vụ thuế là bước thủ tục bắt buộc và có tính chất quyết định. Doanh nghiệp phải lập hồ sơ quyết toán thuế, nộp cho cơ quan thuế trong thời hạn luật định, đồng thời hoàn thành đầy đủ các nghĩa vụ về kê khai, nộp thuế, hóa đơn và các khoản liên quan. Chỉ khi được cơ quan thuế xác nhận đã hoàn tất nghĩa vụ thuế, doanh nghiệp mới có thể tiếp tục thủ tục giải thể tại cơ quan đăng ký kinh doanh.

1. Trình tự, thủ tục[1]

Bước 1: Trong thời hạn 45 ngày kể từ ngày ra quyết định giải thể, doanh nghiệp phải lập và nộp hồ sơ quyết toán thuế đến Cơ quan thuế quản lý trực tiếp. [2]

Bước 2: Cơ quan thuế tiếp nhận và tiến hành kiểm tra hồ sơ.

1. Cơ quan thuế quản lý trực tiếp phối hợp với Cơ quan thuế quản lý khoản thu nơi người nộp thuế có phát sinh nghĩa vụ với ngân sách nhà nước để quyết toán nghĩa vụ của người nộp thuế tại Cơ quan thuế quản lý khoản thu (nộp đầy đủ hồ sơ khai thuế, hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế, nghĩa vụ về hóa đơn và xử lý số tiền thuế nộp thừa, số thuế giá trị gia tăng chưa được khấu trừ (nếu có)), xử lý bù trừ nghĩa vụ thuế hoặc hoàn trả theo quy định của pháp luật.[3]
2. Cơ quan thuế quản lý khoản thu thực hiện cập nhật thông tin người nộp thuế đã hoàn thành nghĩa vụ thuế đối với khoản thu thuộc Cơ quan thuế quản lý vào Hệ thống ứng dụng đăng ký thuế ngay trong ngày làm việc hoặc chậm nhất vào đầu giờ ngày làm việc tiếp theo ngày người nộp thuế hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế tại Cơ quan thuế quản lý khoản thu. [4]
3. Cơ quan thuế quản lý trực tiếp thực hiện thủ tục bù trừ hoặc hoàn trả kiêm bù trừ đối với các nghĩa vụ của người nộp thuế khác theo quy định của Luật Quản lý thuế và các văn bản hướng dẫn thi hành. [5]
4. Cơ quan thuế quản lý trực tiếp đề nghị cơ quan hải quan thực hiện xác nhận việc người nộp thuế đã hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế và các khoản thu khác thuộc ngân sách nhà nước đối với hoạt động xuất nhập khẩu theo quy định tại Thông tư của Bộ Tài chính quy định về thủ tục hải quan; kiểm tra, giám sát hải quan; thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu và quản lý thuế đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu và Thông tư của Bộ Tài chính quy định về giao dịch điện tử trong lĩnh vực thuế trong thời hạn 03 ngày kể từ ngày ban hành Thông báo về việc người nộp thuế ngừng hoạt động và đang làm thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế. [6]
5. Trong một số trường hợp, Cơ quan thuế quản lý trực tiếp có thể tiến hành kiểm tra thuế tại trụ sở của người nộp thuế là doanh nghiệp đang thực hiện thủ tục giải thể.[7]

Bước 3: Sau khi hoàn thành việc kiểm tra, nếu người nộp thuế đã hoàn thành nghĩa vụ thuế, thì trong vòng 03 ngày làm việc, Cơ quan thuế sẽ ban hành “Thông báo về việc người nộp thuế hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế để nộp hồ sơ giải thể/chấm dứt hoạt động đến Cơ quan đăng ký kinh doanh”. Đồng thời chuyển trạng thái của người nộp thuế về trạng thái “NNT ngừng hoạt động và đã hoàn thành thủ tục chấm dứt hiệu lực MST” trên hệ thống ứng dụng đăng ký thuế.[8]

2. Hồ sơ

Hồ sơ quyết toán thuế khi giải thể doanh nghiệp gồm có ít nhất các tài liệu sau đây:[9]

1. Tờ khai quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp (“TNDN”);
2. Báo cáo tài chính năm hoặc báo cáo tài chính đến thời điểm có quyết định về việc doanh nghiệp thực hiện giải thể, chấm dứt hoạt động;
3. Trên thực tế, tùy theo thực tế phát sinh của doanh nghiệp mà nộp thêm các giấy tờ sau:
   • Phụ lục kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh;
   • Phụ lục chuyển lỗ;
   • Các phụ lục ưu đãi về thuế TNDN;
   • Phụ lục số thuế TNDN đã nộp ở nước ngoài được trừ trong kỳ tính thuế;
   • Phụ lục thuế TNDN đối với hoạt động chuyển nhượng bất động sản;
   • Phụ lục báo cáo trích, sử dụng quỹ khoa học và công nghệ (nếu có);
   • Phụ lục thông tin về giao dịch liên kết và giao dịch liên kết (nếu có);
   • Phụ lục bảng phân bố số thuế TNDN phải nộp đối với cơ sở sản xuất (nếu có).
4. Giấy xác nhận đã hủy hóa đơn chưa sử dụng (nếu có).[10]
5. Trường hợp doanh nghiệp có dự án đầu tư nước ngoài thì Cơ quan thuế có thể yêu cầu nộp bổ sung các tài liệu liên quan đến các khoản doanh thu phát sinh từ nước ngoài.
6. Ngoài ra, nếu có lao động, thì doanh nghiệp cần nộp hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân (“TNCN”) của người lao động.

3. Lưu ý trong quá trình quyết toán thuế để chấm dứt hiệu lực mã số thuế

1. Nếu doanh nghiệp cam kết kế thừa toàn bộ nghĩa vụ thuế của đơn vị phụ thuộc thì doanh nghiệp phải đồng thời quyết toán thuế cho những nghĩa vụ được kế thừa.[11]
2. Doanh nghiệp chấm dứt hoạt động, bỏ địa chỉ đăng ký kinh doanh chưa hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế thì phần tiền thuế nợ còn lại do chủ sở hữu doanh nghiệp tư nhân, chủ sở hữu công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên, cổ đông góp vốn, thành viên góp vốn, thành viên hợp danh chịu trách nhiệm nộp theo quy định đối với mỗi loại hình doanh nghiệp quy định tại Luật Doanh nghiệp.[12]
3. Để quá trình quyết toán diễn ra thuận lợi và đúng tiến độ, doanh nghiệp nên chủ động phối hợp chặt chẽ, thường xuyên trao đổi với cán bộ quản lý thuế phụ trách để được hướng dẫn, cập nhật thông tin và hỗ trợ kịp thời.