Hướng dẫn thủ tục đánh giá tác động chuyển, xử lý dữ liệu xuyên biên giới

Việc chuyển và xử lý dữ liệu xuyên biên giới ngày càng phổ biến trong bối cảnh số hóa mạnh mẽ. Nhằm bảo đảm an toàn dữ liệu và tuân thủ quy định pháp luật, Nghị định 165/2025/NĐ-CP đã ban hành thủ tục đánh giá tác động trước khi dữ liệu được chuyển ra nước ngoài.

Để hỗ trợ các doanh nghiệp, tổ chức thực hiện thủ tục này, HM&P cung cấp hướng dẫn chi tiết về đối tượng áp dụng, hồ sơ, trình tự thực hiện và kết quả của thủ tục đánh giá tác động chuyển, xử lý dữ liệu xuyên biên giới theo quy định và yêu cầu của pháp luật hiện hành.

1. Tổng quan về thủ tục đánh giá tác động chuyển, xử lý dữ liệu xuyên biên giới[1]

1.1. Yêu cầu của thủ tục

Các văn bản khác có liên quan là phần linh hoạt nhưng bắt buộc, nhằm chứng minh tính hợp pháp, minh bạch và an toàn của hoạt động chuyển dữ liệu. Phần này được quy định tại Khoản 4 Điều 12, Nghị định số 165/2025/NĐ-CP nhằm hỗ trợ cơ quan có thẩm quyền thẩm định xác minh thông tin.

Đây không phải là một danh sách cố định được quy định rõ ràng mà là các tài liệu bổ trợ, chứng minh cho báo cáo chính theo mẫu 02 đã nêu trên đây theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền tại từng thời điểm.

Theo quy định và Mẫu báo cáo 02, chúng tôi cho rằng các văn bản cụ thể bắt buộc phải nộp có thể bao gồm bản sao (không cần công chứng trừ trường hợp yêu cầu xác minh) của các tài liệu sau:

Trình tự thủ tục đánh giá tác động chuyển, xử lý dữ liệu xuyên biên giới

Trình tự thủ tục đánh giá tác động chuyển, xử lý dữ liệu được thực hiện theo các bước sau đây:

Bước 1: Tổ chức, cá nhân chuẩn bị hồ sơ theo quy định của pháp luật;

Bước 2: Tổ chức, cá nhân nộp hồ sơ về cơ quan có thẩm định đánh giá tác động chuyển, xử lý dữ liệu xuyên biên giới;

Bước 3: Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày nhận được hồ sơ đầy đủ, hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền thẩm định đánh giá tác động việc chuyển, xử lý dữ liệu xuyên biên giới; trường hợp phức tạp, cần xác minh, kiểm tra thì không qua 15 ngày;

Bước 4: Sau thi thẩm định, cơ quan có thẩm quyền gửi thông báo kết quả thẩm định đến tổ chức, cá nhân đề nghị.

Sơ đồ trình tự thủ tục đánh giá tác động chuyển, xử lý dữ liệu xuyên biên giới

3. Lưu ý khi thực hiện thủ tục đánh giá tác động chuyển, xử lý dữ liệu xuyên biên giới

Những lưu ý cần quan tâm khi thực hiện thủ tục đánh giá tác động chuyển, xử lý dữ liệu xuyên biên giới:

1. Chuẩn bị đầy đủ tài liệu theo đúng mẫu quy định (Mẫu số 01a/01b và Mẫu số 02 ban hành kèm Nghị định 165/2025/NĐ-CP) để tránh hồ sơ bị yêu cầu bổ sung hoặc kéo dài thời gian thẩm định.
2. Xác định rõ loại dữ liệu được chuyển, phạm vi xử lý, mục đích, địa điểm lưu trữ và các biện pháp bảo vệ dữ liệu vì đây là các nội dung trọng tâm trong báo cáo đánh giá tác động.
3. Kiểm tra trước các điều kiện bảo mật và an toàn thông tin của bên tiếp nhận dữ liệu ở nước ngoài, đảm bảo phù hợp với tiêu chuẩn mà pháp luật Việt Nam yêu cầu.
4. Theo dõi sát tiến độ xử lý hồ sơ qua Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc liên hệ trực tiếp với Trung tâm dữ liệu quốc gia khi cần thiết để kịp thời xử lý các phản hồi từ cơ quan thẩm định.
5. Cập nhật các thay đổi về chính sách, hướng dẫn nghiệp vụ của Bộ Công an vì quy định liên quan đến an toàn dữ liệu thường xuyên được rà soát và điều chỉnh theo thực tiễn.
6. Chỉ tiến hành chuyển dữ liệu sau khi đã nhận được thông báo chấp thuận từ cơ quan có thẩm quyền, tránh vi phạm quy định và bị xử lý theo pháp luật.
7. Lưu trữ hồ sơ đầy đủ để phục vụ kiểm tra, đánh giá hoặc yêu cầu chứng minh việc tuân thủ trong quá trình hoạt động.

Thủ tục đánh giá tác động chuyển, xử lý dữ liệu xuyên biên giới là yêu cầu bắt buộc và đóng vai trò quan trọng trong việc bảo đảm an toàn dữ liệu cũng như duy trì sự tuân thủ của doanh nghiệp và cá nhân theo quy định pháp luật hiện hành. Việc nắm rõ thành phần hồ sơ, quy trình nộp và thời hạn giải quyết không chỉ giúp giảm thiểu rủi ro pháp lý mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình chuyển dữ liệu diễn ra minh bạch, an toàn và hiệu quả trong quá trình kinh doanh của doanh nghiệp tại Việt Nam.