Hướng dẫn pháp lý: Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam - Từ lĩnh vực cơ bản đến chuyên ngành

LỜI TỰA

Để thu hút dòng vốn ngoại, Việt Nam hiện nay đã có nhiều chính sách mở cửa đối với nhiều ngành nghề, lĩnh vực đầu tư dành cho nhà đầu tư nước ngoài, có thể kể đến như việc gỡ bỏ điều kiện tiếp cận thị trường, tăng giới hạn sở hữu vốn của nhà đầu tư nước ngoài tại Việt Nam trong một số ngành nghề nhất định, hay các chính sách về ưu đãi, hỗ trợ đầu tư đặc thù. Mặc dù vậy, ở góc độ nhà đầu tư nước ngoài, việc bỏ vốn đầu tư vào một thị trường mới cũng tiềm ẩn nhiều rủi ro, đặc biệt trong giai đoạn chứng kiến sự bất định của nền kinh tế thế giới nói chung và Việt Nam nói riêng như hiện nay. Do đó, nhiều nhà đầu tư là các công ty đang hoạt động ở nước ngoài có mong muốn thành lập văn phòng đại diện (“VPĐD”) tại Việt Nam để thăm dò thị trường trước khi quyết định rót vốn đầu tư lâu dài. Việc thành lập VPĐD tại Việt Nam không chỉ phục vụ cho hoạt động nghiên cứu, tìm hiểu thị trường trước khi đầu tư mà còn nhằm tìm kiếm đối tác, xúc tiến thương mại cho hoạt động của công ty ở nước ngoài. 
Với đặc thù không được thực hiện các hoạt động nhằm mục đích sinh lợi, việc thành lập, hoạt động và quản lý đối với VPĐD cũng đơn giản hơn so với một chi nhánh của công ty nước ngoài hoặc một công ty có vốn đầu tư nước ngoài tại Việt Nam. Tuy vậy, trên thực tế, nhiều VPĐD vẫn thường xuyên gặp phải những khó khăn, vướng mắc trong quá trình hoạt động liên quan đến nghĩa vụ tuân thủ các quy định của pháp luật Việt Nam.
Thấu hiểu được những khó khăn, vướng mắc mà nhà đầu tư nước ngoài cũng như những nhân sự đang làm việc tại các VPĐD gặp phải liên quan đến các quy định về thành lập và hoạt động của VPĐD của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam. Công ty Luật TNHH HM&P (“HM&P”) đã soạn thảo và trân trọng giới thiệu đến Quý độc giả Ấn phẩm Hướng dẫn pháp lý: VPĐD của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam – Từ lĩnh vực cơ bản đến chuyên ngành, nhằm giúp các nhà đầu tư nước ngoài đang mong muốn thành lập VPĐD tại Việt Nam và các VPĐD đang hoạt động tại Việt Nam hiểu rõ hơn về những quy định pháp luật hiện hành, điều chỉnh hoạt động của VPĐD của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam. 
Chúng tôi hy vọng ấn phẩm này sẽ được Quý độc giả đón nhận và trở thành một tài liệu quý giá dành cho các VPĐD. Mặc dù đã rất cố gắng, tài liệu này vẫn sẽ có những thiếu sót và không thể chứa đựng tất cả những vấn đề mà doanh nghiệp thường gặp phải. HM&P rất mong nhận được sự thông cảm và sự phản hồi, góp ý của các doanh nghiệp, các anh, chị, em đồng nghiệp.

Trường hợp phát sinh bất kỳ vấn đề nào liên quan đến tài liệu này hoặc về dịch vụ pháp lý mà HM&P cung cấp, Quý vị có thể liên hệ với chúng tôi theo thông tin dưới đây:

Luật sư điều hành:

Luật sư Nguyễn Văn Phúc

Số điện thoại: 0932 768 630

Email: phuc.nguyen@hmplaw.vn

Công ty Luật TNHH HM&P

Địa chỉ: Tầng 7, Tòa nhà ITAXA, 126 Nguyễn Thị Minh Khai, Phường Võ Thị Sáu, Quận 3, TP. HCM

Số điện thoại: +84 28 73080839

Email: counsel@hmplaw.vn

Website: hmplaw.vn

CÁC VẤN ĐỀ CHUNG
1.    Nhà cung cấp dịch vụ nước ngoài được phép thành lập VPĐD tại Việt Nam đối với các ngành và phân ngành dịch vụ nào?
Thương nhân nước ngoài được phép thành lập VPĐD tại Việt Nam đối với các ngành, phân ngành dịch vụ dưới đây:

*   VPĐD của nhà cung cấp dịch vụ nước ngoài trong lĩnh vực tư vấn kỹ thuật không chịu sự quản lý chuyên ngành. Việc thành lập, tổ chức, hoạt động sẽ theo quy định của Nghị định 07/2016/NĐ-CP.
 

2.    Tổng quan về thủ tục cấp giấy phép thành lập VPĐD

3.    Trình tự cấp giấy phép thành lập VPĐD

Lưu ý: Việc lấy ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành được thực hiện trong trường hợp nội dung hoạt động của VPĐD không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên và việc thành lập VPĐD chưa được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành.

4.    Thương nhân nước ngoài muốn thành lập VPĐD tại Việt Nam phải đáp ứng điều kiện gì?
Thương nhân nước ngoài phải đáp ứng các điều kiện sau:
(i)    Thương nhân nước ngoài được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia, vùng lãnh thổ này công nhận;
(ii)    Thương nhân nước ngoài đã hoạt động ít nhất 01 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký;
(iii)    Trong trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn đó phải còn ít nhất là 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ;
(iv)    Nội dung hoạt động của VPĐD phải phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.
Trường hợp nội dung hoạt động của VPĐD không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, việc thành lập VPĐD phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên ngành, như được nêu tại Mục 3. 
 

5.    Người đứng đầu VPĐD cần phải đáp ứng điều kiện gì?
Hiện tại, quy định pháp luật không quy định cụ thể điều kiện để được bổ nhiệm và trở thành người đứng đầu VPĐD, tuy vậy, người đứng đầu VPĐD là người phải chịu trách nhiệm trước thương nhân nước ngoài về hoạt động của mình và của VPĐD trong phạm vi được thương nhân nước ngoài ủy quyền. Do đó, về cơ bản người đứng đầu VPĐD phải có đầy đủ năng lực hành vi dân sự theo quy định của pháp luật dân sự để có thể đại diện theo ủy quyền. Cụ thể là phải từ đủ 18 tuổi trở lên và không bị mất năng lực hành vi dân sự, hạn chế năng lực hành vi dân sự hoặc khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi. Ngoài ra, theo quy định tại Khoản 6 Điều 33 Nghị định 07/2016/NĐ-CP thì người đứng đầu VPĐD của một thương nhân nước ngoài không được kiêm nhiệm các chức vụ sau:
•    Người đứng đầu chi nhánh của cùng một thương nhân nước ngoài;
•    Người đứng đầu chi nhánh của thương nhân nước ngoài khác;
•    Người đại diện theo pháp luật của thương nhân nước ngoài đó hoặc thương nhân nước ngoài khác;
•    Người đại diện theo pháp luật của tổ chức kinh tế được thành lập theo quy định pháp luật Việt Nam.
Một vấn đề khác mà người đứng đầu VPĐD cần lưu ý, là việc người đứng đầu VPĐD phải có văn bản ủy quyền cho người khác thực hiện quyền và nghĩa vụ của người đứng đầu VPĐD theo pháp luật khi xuất cảnh khỏi Việt Nam. Việc ủy quyền này phải được sự đồng ý của thương nhân nước ngoài. Người đứng đầu VPĐD vẫn phải chịu trách nhiệm về việc thực hiện quyền và nghĩa vụ đã ủy quyền.
 

6.    Giấy tờ có giá trị tương đương với Giấy đăng ký kinh doanh của thương nhân nước ngoài có thể là loại giấy nào?
Tùy theo quy định tại quốc gia đăng ký của thương nhân nước ngoài, thương nhân nước ngoài có thể tồn tại Giấy đăng ký kinh doanh (Certificate of Incorporation) hoặc Giấy phép kinh doanh (Business License) hoặc thậm chí cả hai loại giấy tờ này. Trên thực tế, theo nội dung trả lời của Sở Công thương TP. HCM cũng như kinh nghiệm thực hiện thủ tục này trên thực tế của chúng tôi tại Tp. Hồ Chí Minh chỉ có Giấy phép kinh doanh (Business License/Business Registration) là có giá trị tương đương và được hiểu là Giấy phép kinh doanh quy định tại Điểm b Khoản 1 Điều 10 Nghị định 07/2016/NĐ-CP. Tuy nhiên, nếu Sở Công thương TP. HCM vận dụng cách hiểu này khi xem xét hồ sơ thành lập VPĐD sẽ gây khó khăn đối với các thương nhân chỉ có Giấy đăng ký kinh doanh theo quy định của quốc gia đăng ký. Đồng thời, đây chỉ là nội dung phản hồi của Sở Công thương TP. HCM, chưa có văn bản quy định chính thức và cũng chưa mang tính áp dụng chung đối với các cơ quan cấp phép khác. Đối với một số Sở Công Thương của các tỉnh, thành khác của Việt Nam, HM&P nhận thấy các đơn vị này vẫn chấp nhận Giấy đăng ký kinh doanh (Certificate of Incorporation) hoặc Giấy phép kinh doanh (Business License) trong quá trình cấp phép cho thương nhân nước ngoài.
 

7.    Thay đổi loại hình doanh nghiệp của thương nhân nước ngoài thì có cần điều chỉnh Giấy phép thành lập VPĐD hay không?
Theo quy định tại Khoản 1 Điều 15 Nghị định 07/2016/NĐ-CP, thương nhân nước ngoài phải làm thủ tục điều chỉnh Giấy phép thành lập VPĐD nếu có sự thay đổi tên gọi của thương nhân nước ngoài. Thông thường, tên gọi của thương nhân nước ngoài sẽ hàm chứa tên loại hình doanh nghiệp của thương nhân nước ngoài. Trường hợp này, việc thay đổi loại hình doanh nghiệp, dẫn đến thay đổi tên gọi của thương nhân nước ngoài và thương nhân nước ngoài sẽ phải làm thủ tục điều chỉnh Giấy phép thành lập VPĐD. Ngược lại, nếu việc thay đổi loại hình doanh nghiệp của thương nhân nước ngoài không làm thay đổi tên gọi của thương nhân nước ngoài, thương nhân nước ngoài sẽ không phải thực hiện thủ tục này