Hướng dẫn pháp lý: Tuân thủ pháp luật lao động và những sai sót thường gặp của doanh nghiệp (Phần 2)

Dưới đây là đoạn trích của ấn phẩm. Vui lòng xem thêm và tải nội dung của ấn phẩm (file PDF) tại đây.

LỜI TỰA

Pháp luật lao động vẫn luôn là mối quan tâm đặc biệt của các doanh nghiệp, đồng thời, đây cũng là khía cạnh mà nhiều doanh nghiệp thường xuyên gặp phải các sai sót. Xuất phát từ các quy định pháp luật phần nào đó có lợi hơn cho người lao động, doanh nghiệp, bên được xem là có nhiều ưu thế hơn trong quan hệ lao động cần phải lưu tâm đến các quy định thuộc về nghĩa vụ của mình.

Tháng 05/2023, HM&P đã ra mắt Ấn phẩm Hướng dẫn pháp lý: Tuân thủ pháp luật lao động và những sai sót thường gặp của doanh nghiệp để giúp các doanh nghiệp nhận biết được các sai sót mà mình đã, đang hoặc có thể sẽ gặp phải trong quá trình hoạt động. Chúng tôi rất vinh dự và tự hào khi ấn phẩm này đã được đông đảo cộng đồng doanh nghiệp trong nhiều lĩnh vực khác nhau đón nhận và đánh giá tích cực.

Tiếp nối những nội dung đã được truyền tải trong ấn phẩm trước, trong ấn phẩm lần này, chúng tôi mong muốn chia sẻ thêm về các vấn đề pháp lý về lao động mà doanh nghiệp thường xuyên phải đối mặt, qua đó đưa ra những cảnh báo cũng như giải pháp để doanh nghiệp hạn chế đến mức thấp nhất những sai sót của mình.

Tương tự như ấn phẩm trước, ấn phẩm này cũng được biên soạn dựa trên kinh nghiệm hành nghề thực tế của đội ngũ Luật sư tại HM&P, đồng thời là kết quả của quá trình thu thập, tổng hợp các sai sót của doanh nghiệp được ghi nhận chính thức tại các biên bản, kết luận thanh tra của cơ quan có thẩm quyền.

Chúng tôi hy vọng ấn phẩm này sẽ tiếp tục được Quý độc giả đón nhận và trở thành một tài liệu quý giá theo suốt chặng đường hoạt động của doanh nghiệp. Mặc dù đã rất cố gắng, tài liệu này vẫn sẽ có những thiếu sót và không thể chứa đựng tất cả những vướng mắc/sai sót mà doanh nghiệp thường gặp phải. HM&P rất mong nhận được sự thông cảm và sự phản hồi, góp ý của các doanh nghiệp, các anh, chị, em đồng nghiệp.

Trường hợp phát sinh bất kỳ vấn đề nào liên quan đến tài liệu này hoặc về dịch vụ mà HM&P cung cấp, Quý vị có thể liên hệ với HM&P theo thông tin dưới đây:

SAI SÓT KHI GIAO KẾT VÀ THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG THỬ VIỆC, HỢP ĐỒNG LAO ĐỘNG

1. Doanh nghiệp yêu cầu người lao động thử việc nhiều lần đối với cùng một công việc

• Đặt vấn đề

Thử việc là giai đoạn quan trọng để doanh nghiệp kiểm tra năng lực và tính phù hợp của người lao động đối với doanh nghiệp trước khi xác lập mối quan hệ lao động chính thức. Trong thời gian thử việc, doanh nghiệp có thể trả lương thử việc thấp hơn lương chính thức (miễn vẫn đáp ứng mức tối thiểu 85% mức lương chính thức của công việc đó). Nhiều doanh nghiệp vì muốn giảm quỹ lương phải trả cho người lao động, đã yêu cầu người lao động thử việc nhiều lần đối với cùng một công việc.

Dấu hiệu sai phạm
Điều 25 Bộ luật Lao động 2019 quy định thời gian thử việc do hai bên thỏa thuận căn cứ vào tính chất và mức độ phức tạp của công việc nhưng chỉ được thử việc một lần đối với một công việc, đồng thời Điều này còn quy định cụ thể thời gian thử việc đối với từng vị trí, chức danh công việc.
Theo quy định này, đối với mỗi công việc, doanh nghiệp chỉ được yêu cầu người lao động thử việc một lần. Trên thực tế, phát sinh trường hợp thời gian thử việc đã kết thúc nhưng doanh nghiệp không giao kết hợp đồng lao động với người lao động, mà yêu cầu người lao động tiếp tục ký kết hợp đồng thử việc khác, với lý do người lao động chưa đủ điều kiện vượt qua giai đoạn thử việc. Đây được xem là hành vi vi phạm quy định của Bộ luật Lao động 2019.
Đối với hành vi này, căn cứ Điểm a Khoản 2 Điều 10, Khoản 1 Điều 6 Nghị định 12/2022/NĐ-CP doanh nghiệp có thể bị xử phạt với mức phạt từ 4.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng.

• Giải pháp/Hướng tuân thủ

Xuất phát từ các chế độ khác nhau dành cho người lao động đang thử việc và người lao động chính thức, ví dụ như mức lương, chế độ bảo hiểm xã hội, thuế,… mà pháp luật đã giới hạn số lần thử việc và thời gian thử việc đối với một công việc. Do đó, doanh nghiệp cần lưu ý tuân thủ đúng quy định này để tránh rủi ro bị xử phạt vi phạm hành chính, cũng như các rủi ro khác như đã nêu tại Ấn phẩm Phần 1. 
Trong quá trình hoạt động của mình, đôi lúc doanh nghiệp sẽ không tránh khỏi việc người lao động không vượt qua được giai đoạn thử việc tại doanh nghiệp, một khoảng thời gian sau, người lao động đó lại ứng tuyển vào vị trí công việc mà mình đã thử việc trước đó. Đây không phải là trường hợp hiếm gặp trên thực tế. Theo quan điểm của chúng tôi, tại thời điểm chấm dứt quan hệ thử việc với người lao động, quan hệ lao động giữa doanh nghiệp và người lao động cũng đã chấm dứt, việc người lao động quay trở lại ứng tuyển vào vị trí công việc đã từng thử việc, và doanh nghiệp tiếp tục cho người lao động này thử việc vẫn có thể được xem là phù hợp, nhưng doanh nghiệp cần phải có sự giải trình hợp lý khi có yêu cầu từ cơ quan có thẩm quyền. Doanh nghiệp có thể căn cứ vào các tiêu chí đánh giá thử việc mà mình đã áp dụng đối với người lao động, đồng thời có thể dựa vào sự thay đổi của người lao động khi ứng tuyển lại, đơn cử như trường hợp người lao động bổ sung thêm được bằng cấp mới để cho thấy sự phù hợp hơn về điều kiện, yêu cầu của công việc đó.

2. Doanh nghiệp kéo dài thời hạn của hợp đồng lao động xác định thời hạn bằng phụ lục hợp đồng

• Đặt vấn đề

Nhiều doanh nghiệp vẫn giữ thói quen gia hạn hợp đồng lao động với người lao động bằng phụ lục hợp đồng hoặc thậm chí sử dụng phụ lục hợp đồng để kéo dài thời hạn của hợp đồng lao động xác định thời hạn, vượt mức giới hạn được pháp luật quy định

• Dấu hiệu sai phạm

Trong khi Bộ luật Lao động 2012 và các văn bản hướng dẫn thi hành[1] cho phép việc doanh nghiệp giao kết phụ lục hợp đồng với người lao động để sửa đổi thời hạn hợp đồng lao động, với điều kiện chỉ được sửa đổi một lần và không được làm thay đổi loại hợp đồng đã giao kết, Bộ luật Lao động 2019 đã không còn cho phép điều này. Cụ thể, Khoản 2 Điều 22 Bộ luật Lao động 2019 quy định phụ lục hợp đồng lao động quy định chi tiết, sửa đổi, bổ sung một số điều, khoản của hợp đồng lao động nhưng không được sửa đổi thời hạn của hợp đồng lao động.

Về bản chất, nếu xét trên giới hạn về thời hạn của hợp đồng lao động xác định thời hạn, quy định của Bộ luật Lao động 2012 và các văn bản hướng dẫn thi hành và Bộ luật Lao động 2019 là tương đồng nhau. Trong khi Nghị định 05/2015/NĐ-CP quy định việc giao kết phụ lục hợp đồng để sửa đổi thời hạn hợp đồng lao động chỉ được thực hiện một lần, thì Điểm c Khoản 2 Điều 20 Bộ luật Lao động 2019 cũng quy định việc ký kết (tái ký) hợp đồng lao động xác định thời hạn cũng chỉ được thực hiện thêm một lần. Sự khác biệt của Bộ luật Lao động 2019 đến từ việc doanh nghiệp đã không còn được phép can thiệp vào thời hạn hợp đồng lao động thông qua phụ lục hợp đồng.

Do đó, hiện nay nếu doanh nghiệp can thiệp vào thời hạn của hợp đồng lao động thông qua việc giao kết phụ lục hợp đồng, bất kể là kéo dài hoặc giảm thời hạn của hợp đồng lao động xác định thời hạn, đây đều là hành vi vi phạm pháp luật của doanh nghiệp.

Nghị định 12/2022/NĐ-CP[2] quy định mức xử phạt đối với hành vi này như sau: 

- Từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng đối với vi phạm từ 01 người đến 10 người lao động;

- Từ 4.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với vi phạm từ 11 người đến 50 người lao động;

- Từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với vi phạm từ 51 người đến 100 người lao động;

- Từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng đối với vi phạm từ 101 người đến 300 người lao động;

- Từ 30.000.000 đồng đến 40.000.000 đồng đối với vi phạm từ 301 người lao động trở lên.

• Giải pháp/Hướng tuân thủ

Để tránh bị xử phạt vi phạm hành chính, doanh nghiệp cần rà soát các phụ lục hợp đồng đối với người lao động, thay thế các phụ lục hợp đồng có nội dung điều chỉnh thời hạn hợp đồng bằng hợp đồng lao động mới. Doanh nghiệp lưu ý chỉ ký mới hợp đồng lao động xác định thời hạn thêm một lần đối với người lao động đã ký hợp đồng lao động xác định thời hạn trước đó, sau đó nếu người lao động vẫn tiếp tục làm việc thì phải ký kết hợp đồng lao động không xác định thời hạn, trừ hợp đồng lao động ký kết với một số người lao động đặc biệt như người được thuê làm giám đốc trong doanh nghiệp có vốn nhà nước, người lao động cao tuổi, người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam quy định tại Khoản 1 Điều 149, Khoản 2 Điều 151 Bộ luật Lao động 2019 và trường hợp thành viên ban lãnh đạo của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đang trong nhiệm kỳ mà hết hạn hợp đồng lao động tại Khoản 4 Điều 177 Bộ luật Lao động 2019.

3. Doanh nghiệp sử dụng người lao động làm thêm giờ mà chưa có sự đồng ý của người lao động

• Đặt vấn đề

Bất kể việc có trả lương làm thêm giờ hay không, nhiều doanh nghiệp hiện nay thường sử dụng người lao động làm thêm giờ mà không có sự đồng ý của người lao động, đặc biệt là các vị trí công việc đặc thù theo từng thời điểm trong năm. 

• Dấu hiệu sai phạm  

Theo Điểm a Khoản 2 Điều 107 Bộ luật Lao động 2019, doanh nghiệp được sử dụng người lao động làm thêm giờ nếu có sự đồng ý của người lao động. Ngoài ra, Điều 59 Nghị định 145/2020/NĐ-CP quy định chi tiết hơn rằng trừ các trường hợp quy định tại Điều 108 Bộ luật Lao động 2019, người lao động phải đồng ý làm thêm giờ với các nội dung: thời gian, địa điểm và công việc làm thêm giờ. Theo đó, nếu doanh nghiệp không lấy ý kiến đồng ý của người lao động trước khi yêu cầu họ làm thêm giờ hay ép buộc người lao động làm thêm giờ thì sẽ phải chịu mức phạt hành chính từ 40.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng căn cứ theo Điểm b Khoản 3 Điều 18, Khoản 1 Điều 6 Nghị định 12/2022/NĐ-CP.

• Giải pháp/Hướng tuân thủ

Luật không bắt buộc doanh nghiệp phải lập văn bản ghi nhận sự đồng ý của người lao động về làm thêm giờ, tuy nhiên cũng không quy định cụ thể hình thức thể hiện sự đồng ý của người lao động về việc làm thêm giờ. Trên thực tế, việc nhân viên chủ động ở lại địa điểm làm việc, tiếp tục làm việc dù giờ làm việc đã kết thúc có thể được xem là một cách thức thể hiện sự đồng ý làm thêm giờ. Hình thức này cũng có thể xem là đã tuân thủ quy định tại Điều 59 Nghị định 145/2020/NĐ-CP về việc người lao động có sự đồng ý đối với ba nội dung: thời gian, địa điểm và công việc làm thêm. 
Tuy vậy, việc ghi nhận sự đồng ý của người lao động về việc làm thêm bằng văn bản vẫn cần thiết đối với doanh nghiệp để tránh phát sinh khiếu nại, tranh chấp sau này. Trước tiên, để thuận tiện cho quá trình làm việc, doanh nghiệp có thể thỏa thuận một cách khái quát với người lao động về các trường hợp người lao động thể hiện sự đồng ý đối với việc làm thêm giờ trong hợp đồng lao động. Trong trường hợp đột xuất cần người lao động làm thêm giờ, đặc biệt là làm thêm với thời gian dài hay làm thêm vào ban đêm, ngày nghỉ hằng tuần, ngày lễ, tết thì doanh nghiệp vẫn nên lập văn bản ghi nhận sự đồng ý của người lao động. Doanh nghiệp có thể sử dụng hoặc tham khảo Mẫu số 01/PLIV Phụ lục IV ban hành kèm theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP để xây dựng hình thức và nội dung văn bản lấy ý kiến đồng ý của người lao động.

4. Doanh nghiệp không quy định cụ thể hình thức trả lương cho người lao động

• Đặt vấn đề

Hình thức trả lương là một trong những nội dung bắt buộc của hợp đồng lao động, đồng thời cũng được hướng dẫn cụ thể bởi quy định pháp luật. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn còn gặp sai sót khi quy định điều khoản này trong hợp đồng lao động.

• Dấu hiệu sai phạm

Khoản 2 Điều 96 Bộ luật Lao động 2019 quy định lương được trả bằng tiền mặt hoặc trả qua tài khoản cá nhân của người lao động được mở tại ngân hàng.  Với quy định này, nhiều doanh nghiệp chỉ đưa vào hợp đồng lao động nội dung “Hình thức trả lương: Chuyển khoản hoặc tiền mặt”. Đây là một trong những sai sót rất thường xuyên xảy ra tại nhiều doanh nghiệp. Tuy nhiên, quy định này vẫn chưa bảo đảm tuân thủ tuyệt đối quy định pháp luật. Bởi lẽ, như đã nêu ở trên, Bộ luật Lao động yêu cầu tiền lương nếu trả bằng hình thức chuyển khoản thì phải chuyển khoản vào tài khoản cá nhân của người lao động mở tại ngân hàng. Do đó, đây có thể được xem là hành vi vi phạm quy định pháp luật của doanh nghiệp. Với hành vi này, doanh nghiệp có thể bị xử phạt vi phạm hành chính với mức phạt TỪ 4.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng[3], tùy theo số lượng người lao động bị vi phạm.

• Giải pháp/Hướng tuân thủ

Đây không phải là vấn đề quá phức tạp đối với doanh nghiệp, để tránh rủi ro bị xử phạt, doanh nghiệp cần rà soát lại các hợp đồng đã ký để bổ sung quy định về tài khoản lương của người lao động trong trường hợp trả lương bằng hình thức chuyển khoản. Doanh nghiệp có thể quy định cụ thể tài khoản nhận lương của người lao động tại điều khoản hình thức trả lương hoặc dẫn chiếu đến tài khoản của người lao động được quy định trong phần thông tin của người lao động.