Học phí cho con người lao động: Chi phí nhân sự hay khoản phúc lợi?

Trong cuộc cạnh tranh thu hút và giữ chân nhân sự, doanh nghiệp ngày càng chuyển trọng tâm từ tiền lương sang các chính sách phúc lợi. Hỗ trợ học phí cho con người lao động là một trong những chính sách được áp dụng khá phổ biến, đặc biệt tại các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài hoặc sử dụng nhiều lao động chất lượng cao. Từ góc độ quản trị, đây được xem là một khoản đầu tư nhằm nâng cao khả năng giữ chân nhân tài. Tuy nhiên, từ góc độ thuế, câu chuyện lại không đơn giản như vậy.

Điều cần xác định trước hết là khoản chi được pháp luật nhìn nhận dưới bản chất nào và mối liên hệ của nó với hoạt động sản xuất, kinh doanh ra sao.

Không ít doanh nghiệp cho rằng nếu khoản chi phục vụ người lao động thì đương nhiên được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Chỉ đến khi thanh tra, kiểm tra thuế, nhiều doanh nghiệp mới nhận ra rằng cùng là khoản học phí cho con người lao động nhưng có trường hợp được chấp nhận, có trường hợp chỉ được chấp nhận một phần và cũng có trường hợp bị loại hoàn toàn khỏi chi phí được trừ. Sự khác biệt này không nằm ở số tiền doanh nghiệp bỏ ra, mà nằm ở cách pháp luật nhìn nhận bản chất của khoản chi.

Pháp luật thuế không nhìn vào "học phí"

Đây có lẽ là điểm dễ gây nhầm lẫn nhất trong thực tiễn áp dụng.

Khi xem xét một khoản chi có được tính vào chi phí được trừ hay không, cơ quan thuế không bắt đầu bằng câu hỏi doanh nghiệp đã chi tiền cho việc gì. Điều cần xác định trước hết là khoản chi được pháp luật nhìn nhận dưới bản chất nào và mối liên hệ của nó với hoạt động sản xuất, kinh doanh ra sao.

Nếu khoản chi gắn trực tiếp với nhu cầu sử dụng lao động để phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh, pháp luật sẽ có xu hướng nhìn nhận đây là chi phí của doanh nghiệp. Ngược lại, nếu khoản chi chủ yếu nhằm mang lại lợi ích cho cá nhân người lao động hoặc gia đình họ, pháp luật sẽ tiếp cận theo cơ chế thận trọng hơn để tránh việc các khoản chi tiêu mang tính cá nhân được chuyển hóa thành chi phí được khấu trừ.

Chính từ cách tiếp cận này mà cùng là khoản học phí cho con người lao động nhưng pháp luật thuế lại xây dựng hai cơ chế xử lý hoàn toàn khác nhau.

Một cơ chế riêng cho những trường hợp lao động đặc thù

Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ khoản học phí cho con của người lao động nước ngoài học tại Việt Nam hoặc con của người lao động Việt Nam được doanh nghiệp cử sang làm việc ở nước ngoài, nếu khoản chi này được quy định trong hợp đồng lao động hoặc các văn bản nội bộ có giá trị tương đương và đáp ứng đầy đủ các điều kiện của pháp luật về thuế.

Thoạt nhìn, quy định này có thể tạo cảm giác pháp luật đang dành sự ưu tiên cho người lao động nước ngoài hay lao động Việt Nam được cử đi làm việc ở nước ngoài. Tuy nhiên, nếu nhìn từ góc độ chính sách thuế, cách thiết kế này lại có cơ sở hợp lý.

Trong thực tiễn quốc tế, chi phí giáo dục cho con cái thường là một cấu phần của gói đãi ngộ dành cho chuyên gia nước ngoài. Đối với nhiều vị trí quản lý hoặc chuyên gia kỹ thuật, đây thậm chí là điều kiện quan trọng để người lao động chấp nhận làm việc tại một quốc gia khác. Khi doanh nghiệp chi trả khoản học phí này, mục tiêu không phải là hỗ trợ đời sống cá nhân đơn thuần mà là tạo điều kiện để doanh nghiệp tuyển dụng, điều động và duy trì nguồn nhân lực phục vụ hoạt động kinh doanh. Nói cách khác, pháp luật nhìn nhận khoản học phí trong trường hợp này như một bộ phận của chi phí sử dụng lao động, chứ không chỉ là một khoản phúc lợi.

Người lao động Việt Nam: Câu chuyện không còn là học phí

Đối với người lao động Việt Nam làm việc trong nước, cách tiếp cận của pháp luật lại khác.

Pháp luật hiện hành không thiết kế một cơ chế chi phí riêng cho trường hợp này giống như một số trường hợp lao động đặc thù - làm việc xuyên biên giới. Thay vào đó, nếu doanh nghiệp hỗ trợ khoản chi này, khoản học phí sẽ được xem xét dưới góc độ chi có tính chất phúc lợi trực tiếp cho người lao động theo quy định của pháp luật thuế TNDN.

Sự khác biệt này phản ánh một tư duy lập pháp khá rõ ràng. Khác với trường hợp điều động chuyên gia quốc tế, pháp luật hiện hành không thiết kế cho trường hợp người lao động Việt Nam làm việc trong nước một cơ chế chi phí riêng tương tự. Vì vậy, khoản hỗ trợ này phải được xem xét trong khuôn khổ các khoản chi có tính chất phúc lợi cho người lao động. Về bản chất, đây vẫn là khoản lợi ích mà doanh nghiệp dành cho người lao động nhằm nâng cao đời sống và tăng khả năng gắn bó với doanh nghiệp. Chính vì vậy, khoản chi không còn được đánh giá độc lập mà trở thành một phần của chính sách phúc lợi.

Điều này cũng đồng nghĩa doanh nghiệp không thể chỉ xem xét riêng khoản học phí. Theo quy định hiện hành, tổng các khoản chi có tính chất phúc lợi được tính vào chi phí được trừ không được vượt quá một tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế[1]. Học phí vì thế chỉ là một phần trong tổng ngân sách phúc lợi mà doanh nghiệp cần quản trị.

Có thể nói, đối với người lao động Việt Nam, vấn đề không còn là học phí có được khấu trừ hay không, mà là doanh nghiệp đang thiết kế và quản trị chính sách phúc lợi của mình như thế nào.

Rủi ro thường không đến từ khoản tiền

Trong thực tế thanh tra thuế, các tranh chấp liên quan đến học phí cho con người lao động hiếm khi xuất phát từ giá trị khoản chi. Rủi ro lớn hơn thường nằm ở cách doanh nghiệp xây dựng chính sách và chuẩn bị hồ sơ.

Nhiều doanh nghiệp chỉ ban hành quy chế hỗ trợ sau khi khoản chi đã phát sinh hoặc chỉ lưu hóa đơn học phí mà không có căn cứ thể hiện đây là chính sách áp dụng cho người lao động. Có trường hợp doanh nghiệp hỗ trợ cho một số cá nhân nhưng không xác định tiêu chí lựa chọn rõ ràng, khiến khoản chi bị nhìn nhận là lợi ích dành riêng cho cá nhân thay vì một chính sách nhân sự của doanh nghiệp. Đây cũng là điểm cho thấy sự khác biệt giữa tư duy quản trị nhân sự và tư duy quản trị thuế.

Đối với bộ phận nhân sự, mục tiêu là xây dựng một chính sách đủ hấp dẫn để giữ chân người lao động. Trong khi đó, dưới góc nhìn của cơ quan thuế, điều cần chứng minh lại là khoản chi được thực hiện trên cơ sở một chính sách minh bạch, có tiêu chí rõ ràng, được áp dụng thống nhất và đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo quy định của pháp luật.

Nói cách khác, một chính sách nội bộ rõ ràng không thể làm thay đổi bản chất pháp lý của khoản chi, nhưng nó có ý nghĩa quan trọng trong việc chứng minh khoản chi được thực hiện theo một chính sách nhân sự có căn cứ, nhất quán và đáp ứng các điều kiện áp dụng. Ngược lại, nếu chỉ là quyết định hỗ trợ mang tính cá biệt, khoản chi rất dễ bị coi là lợi ích mang tính cá nhân và không đáp ứng điều kiện để được khấu trừ.

Nguồn: Google Images

Từ chính sách nhân sự đến quản trị thuế

Trong bối cảnh doanh nghiệp ngày càng chú trọng trải nghiệm của người lao động, các chính sách phúc lợi sẽ tiếp tục được mở rộng cả về phạm vi và giá trị. Điều đó đồng nghĩa các vấn đề về thuế đối với những khoản chi này cũng sẽ ngày càng trở nên quan trọng.

Nếu trước đây doanh nghiệp thường xây dựng chính sách nhân sự rồi mới giao bộ phận kế toán xử lý về thuế, thì hiện nay cách tiếp cận này không còn phù hợp. Một chính sách đãi ngộ chỉ thực sự hiệu quả khi được thiết kế đồng thời dưới góc độ nhân sự, pháp lý và thuế ngay từ đầu.

Khoản học phí cho con người lao động là một ví dụ điển hình. Đây không chỉ là quyết định về phúc lợi mà còn là quyết định về quản trị rủi ro thuế. Việc xác định đúng bản chất khoản chi, lựa chọn đúng cơ chế pháp lý và xây dựng đầy đủ căn cứ nội bộ sẽ giúp doanh nghiệp vừa đạt được mục tiêu giữ chân nhân tài, vừa hạn chế những tranh chấp có thể phát sinh trong quá trình thanh tra, kiểm tra thuế.

Kết luận

Câu chuyện học phí cho con người lao động cho thấy một đặc điểm đáng chú ý của pháp luật thuế Việt Nam. Pháp luật không đánh giá một khoản chi dựa trên tên gọi hay ý nghĩa nhân văn của khoản chi đó, mà dựa trên bản chất kinh tế và pháp lý của nó. Chính vì vậy, cùng là doanh nghiệp bỏ tiền đóng học phí nhưng cách xử lý thuế có thể hoàn toàn khác nhau tùy thuộc vào mục đích của khoản chi và cơ chế pháp lý điều chỉnh.

Đối với doanh nghiệp, đây cũng là một thông điệp quan trọng. Trong môi trường kinh doanh hiện nay, một chính sách phúc lợi tốt không chỉ cần đủ hấp dẫn để thu hút và giữ chân người lao động mà còn phải được thiết kế đủ chặt chẽ để đáp ứng yêu cầu của pháp luật thuế. Khi chính sách nhân sự và quản trị thuế được xây dựng trên cùng một nền tảng, khoản học phí mới thực sự trở thành một khoản đầu tư cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp, thay vì trở thành một rủi ro chỉ được nhận diện khi cuộc thanh tra thuế đã bắt đầu.

Luật sư Nguyễn Văn Phúc

Công ty Luật TNHH HM&P

Xem thêm: Học phí cho con người lao động: Chi phí nhân sự hay khoản phúc lợi?