Doanh nghiệp phải làm gì khi hợp đồng lao động hết hạn nhưng “quên” thông báo cho người lao động?

Ông Nguyễn Thành A là người lao động làm việc tại Công ty Cổ phần X theo Hợp đồng lao động số 01, được ký lần đầu, có thời hạn từ ngày 06/4/2022 đến hết ngày 05/4/2023. Vì lý do muốn trẻ hóa lực lượng lao động nên Công ty X không có ý định tiếp tục ký kết hợp đồng lao động mới với ông A khi Hợp đồng lao động số 01 hết hạn. Tuy nhiên, khi Hợp đồng lao động số 01 hết hạn, Công ty X không thông báo cho ông A, đồng thời cũng “bỏ quên” việc Hợp đồng lao động số 01 đã hết hạn. Ông A với mong muốn tiếp tục làm việc nên không thông báo cho Công ty X mà vẫn đến Công ty làm việc kể từ ngày 06/4/2023, trong thời gian này, hoạt động giao, thực hiện công việc giữa Công ty X và ông A vẫn được thực hiện như bình thường. Ngày 04/5/2023, bộ phận nhân sự của Công ty X phát hiện Hợp đồng lao động số 01 của ông A đã hết hạn nên có mong muốn ngay lập tức ban hành Quyết định chấm dứt hợp đồng lao động với ông A. Đây là một trường hợp rất điển hình tồn tại trong nhiều công ty. Vậy đứng trước tình huống này doanh nghiệp cần làm gì để tránh rủi ro không đáng có?

1. Quan hệ lao động trong giai đoạn chuyển tiếp sau khi Hợp đồng lao động hết hạn

Theo quy định tại Điểm a, Điểm b Khoản 2 Điều 20 Bộ luật Lao động 2019, khi hợp đồng lao động xác định thời hạn hết hạn mà người lao động vẫn tiếp tục làm việc thì trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày hợp đồng lao động hết hạn (tạm gọi “giai đoạn chuyển tiếp”), hai bên phải ký kết Hợp đồng lao động mới; trong thời gian chưa ký kết hợp đồng lao động mới thì quyền, nghĩa vụ và lợi ích của hai bên được thực hiện theo hợp đồng lao động đã ký kết. Đồng thời, nếu hết thời hạn 30 ngày kể từ ngày hợp đồng lao động hết hạn mà hai bên không ký kết hợp đồng lao động mới thì hợp đồng lao động xác định thời hạn đã ký kết sẽ trở thành hợp đồng lao động không xác định thời hạn.

Quy định về giai đoạn chuyển tiếp sau khi hợp đồng lao động hết hạn không phải là quy định mới của Bộ luật lao động 2019, điểm mới so với Bộ luật lao động 2012[1] đến từ việc Bộ luật lao động 2019 đã quy định cụ thể việc quyền, nghĩa vụ và lợi ích của doanh nghiệp và người lao động được thực hiện theo hợp đồng lao động đã ký kết trong thời gian chưa ký kết hợp đồng lao động mới.

Theo quy định tại Khoản 1 Điều 34 Bộ luật Lao động 2019, một trong những căn cứ dẫn đến chấm dứt hợp đồng lao động là trường hợp hợp đồng lao động hết hạn. Như vậy, cần xác định một cách rõ ràng rằng, hợp đồng lao động đã ký kết giữa doanh nghiệp và người lao động đã chấm dứt hiệu lực kể từ thời điểm hết hạn, trong giai đoạn chuyển tiếp này, quyền, nghĩa vụ và lợi ích của các bên được luật định, căn cứ trên thỏa thuận trong hợp đồng lao động đã hết hạn.

Vì hợp đồng lao động đã hết hạn, do đó, giai đoạn chuyển tiếp không thể là một phần trong thời hạn hợp đồng lao động, đây đơn thuần là giai đoạn mà luật dành cho các bên khoảng thời gian để thương thảo, ký kết Hợp đồng lao động mới. Đây có thể được xem là một ngoại lệ, bởi lẽ theo Bộ luật Lao động 2019, trước khi người lao động làm việc tại doanh nghiệp, các bên phải ký kết hợp đồng lao động[2]. Theo quan điểm của chúng tôi, ngoại lệ này có thể đến từ việc Bộ luật Lao động 2019 đã có những ràng buộc nhất định đối với doanh nghiệp và người lao động về quyền, nghĩa vụ và lợi ích của các bên theo hợp đồng lao động đã ký kết, khác với trường hợp chưa tồn tại bất kỳ một hợp đồng lao động nào như quy định tại Khoản 2 Điều 13 Bộ luật Lao động 2019.

2. Quyền đơn phương chấm dứt quan hệ lao động trong giai đoạn chuyển tiếp sau khi hợp đồng lao động hết hạn

Theo tình huống thực tế được dẫn ra trên đây, ông A sau khi hết hạn hợp đồng lao động vẫn tiếp tục đi làm như bình thường, cho đến ngày thứ 29 sau khi hết hạn hợp đồng, Công ty X mới phát hiện vụ việc và muốn ban hành Quyết định chấm dứt hợp đồng lao động với ông A. Câu hỏi đặt ra là liệu rằng việc đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động với ông A trong trường hợp này có phù hợp với quy định pháp luật không?

Như đã nêu ở trên, trong giai đoạn chuyển tiếp, quan hệ lao động giữa các bên được xác lập trên cơ sở luật định, giai đoạn này không nằm trong thời hạn của hợp đồng lao động. Do đó, sẽ không hợp lý nếu xem việc chấm dứt quan hệ lao động trong giai đoạn này (nếu có) là chấm dứt hợp đồng lao động. Tuy nhiên, khi rà soát các quy định của Bộ luật Lao động 2019, chúng tôi vẫn chưa tìm thấy quy định nào về việc chấm dứt quan hệ lao động trong giai đoạn chuyển tiếp này.

Điểm b Khoản 2 Điều 20 Bộ luật Lao động 2019 quy định nếu hết thời hạn 30 ngày kể từ ngày hợp đồng lao động hết hạn mà hai bên không ký kết hợp đồng lao động mới thì Hợp đồng lao động xác định thời hạn đã giao kết sẽ trở thành hợp đồng lao động không xác định thời hạn.

Luật quy định nếu “hai bên không ký kết hợp đồng lao động mới” thì hợp đồng lao động xác định thời hạn đã ký kết sẽ trở thành hợp đồng lao động không xác định thời hạn, mà không quy định rõ nếu chỉ có một bên không muốn ký hợp đồng lao động mới, không muốn tiếp tục quan hệ lao động (thường sẽ là doanh nghiệp) hoặc một bên tìm mọi cách để hợp đồng lao động mới không được ký kết (thường là người lao động) nhằm khiến hợp đồng lao động đã hết hạn trở thành hợp đồng lao động không xác định thời hạn thì sẽ xử lý như thế nào.

Hợp đồng lao động bản chất vẫn là một hợp đồng và dựa trên sự thỏa thuận giữa doanh nghiệp và người lao động. Do đó, sẽ không hợp lý và không công bằng cho doanh nghiệp nếu doanh nghiệp không muốn ký hợp đồng lao động mới, không muốn tiếp tục quan hệ lao động nhưng vì người lao động vẫn tiếp tục làm việc tại doanh nghiệp nên hợp đồng lao động đã ký kết chuyển sang hợp đồng lao động không xác định thời hạn hoặc doanh nghiệp có thể ký hợp đồng lao động mới nhưng với những điều khoản thay đổi so với hợp đồng lao động đã hết hạn nhưng vì người lao động không đồng ý với các điều khoản này, nên đã đợi hết thời hạn 30 ngày, viện lý do hai bên không ký hợp đồng lao động mới để tiếp tục làm việc tại doanh nghiệp theo hợp đồng lao động không xác định thời hạn. Có thể thấy, đây là một quy định chưa rõ ràng và có thể mang đến những tình huống khó xử cho doanh nghiệp.

3. Những vướng mắc nếu doanh nghiệp muốn đơn phương chấm dứt quan hệ lao động trong giai đoạn chuyển tiếp

* Trường hợp 1: Doanh nghiệp sử dụng căn cứ hợp đồng lao động hết hạn để chấm dứt quan hệ lao động với người lao động

Như đã đề cập ở trên, căn cứ vào quy định tại Khoản 1 Điều 34 Bộ luật Lao động 2019 thì hợp đồng lao động đã chấm dứt hiệu lực kể từ thời điểm hết hạn, do đó, trường hợp này doanh nghiệp tiếp tục lấy lý do hợp đồng lao động hết hạn để chấm dứt quan hệ lao động với người lao động là không hợp lý.

* Trường hợp 2: Doanh nghiệp sử dụng quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động theo quy định của hợp đồng lao động đã chấm dứt hiệu lực để chấm dứt quan hệ lao động với người lao động

Điểm a Khoản 2 Điều 20 Bộ luật Lao động 2019 quy định trong thời gian chưa ký kết hợp đồng lao động mới thì quyền, nghĩa vụ và lợi ích của hai bên được thực hiện theo hợp đồng đã ký kết. Nếu hiểu theo một cách thông thường, quyền của hai bên theo hợp đồng lao động đã ký kết có thể bao gồm cả quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động của doanh nghiệp. Ở đây, nếu doanh nghiệp sử dụng quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động để đơn phương chấm dứt quan hệ lao động trong giai đoạn chuyển tiếp, doanh nghiệp vẫn phải tuân thủ các căn cứ để thực hiện quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động và nghĩa vụ báo trước theo quy định của pháp luật. Có thể thấy, nếu căn cứ vào các trường hợp mà doanh nghiệp được quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động với người lao động tại Khoản 1 Điều 36 Bộ luật Lao động 2019, trừ những trường hợp đặc biệt xuất phát từ phía người lao động, nếu người lao động vẫn làm việc bình thường tại doanh nghiệp, doanh nghiệp không có bất kỳ căn cứ nào để đơn phương chấm dứt quan hệ lao động với người lao động.

Điều này đẩy doanh nghiệp vào thế khó, khi phải lựa chọn giữa việc tiếp tục sử dụng người lao động (không đúng với nhu cầu, kế hoạch và định hướng hoạt động của doanh nghiệp) hoặc đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động (quan hệ lao động) trái pháp luật và chịu rủi ro rất lớn từ hành vi này. Doanh nghiệp buộc phải đưa ra lựa chọn, bởi lẽ nếu hết thời hạn 30 ngày kể từ ngày hợp đồng lao động hết hạn mà hai bên không ký kết hợp đồng lao động mới thì hợp đồng lao động xác định thời hạn đã giao kết sẽ trở thành hợp đồng lao động không xác định thời hạn. Khi đó, doanh nghiệp sẽ phải tiếp tục sử dụng người lao động.

Trên thực tế, đã từng có vụ tranh chấp giữa doanh nghiệp và người lao động liên quan đến vấn đề này. Trong vụ việc này, các cấp Tòa án mặc dù viện dẫn chung một quy định, nhưng lại theo nhiều cách hiểu khác nhau, liên quan đến hai trường hợp nêu trên, mặc dù vậy, cách hiểu nào cũng không thể dung hòa được lợi ích của các bên[3].

4. Hướng đi nào cho doanh nghiệp trong trường hợp muốn đơn phương chấm dứt quan hệ lao động trong giai đoạn chuyển tiếp?

Như đã đề cập tại Mục 3 nêu trên, những vướng mắc và rủi ro mà doanh nghiệp phải đối mặt khi đơn phương chấm dứt quan hệ lao động trong giai đoạn chuyển tiếp là vô cùng lớn.

Ngoài quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động, Bộ luật Lao động 2019 còn quy định doanh nghiệp được cho người lao động thôi việc trong trường hợp thay đổi cơ cấu, công nghệ hoặc vì lý do kinh tế, đáng chú ý nhất là trường hợp thay đổi cơ cấu tổ chức, tổ chức lại lao động[4]. Tuy nhiên, ngoài nghĩa vụ chi trả trợ cấp mất việc[5], trước khi cho người lao động thôi việc, doanh nghiệp phải trao đổi ý kiến với tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở mà người lao động là thành viên và thông báo trước 30 ngày cho Ủy ban nhân dân cấp tỉnh và cho người lao động[6]. Không những thế, nếu phải cho thôi việc đối với nhiều người lao động, doanh nghiệp phải xây dựng và thực hiện phương án sử dụng lao động[7]. Có thể thấy, những thủ tục trên tuy vẫn có thể thực hiện được nhưng sẽ mất rất nhiều thời gian của doanh nghiệp.

Ngoài quy định nêu trên, khi rà soát Bộ luật Lao động 2019, chúng ta không tìm thấy các quy định rõ ràng nào khác về hướng xử lý cho doanh nghiệp trong trường hợp này. Điều này đặt ra yêu cầu cấp thiết cho các cơ quan có thẩm quyền trong việc ban hành các quy định chi tiết, hướng dẫn cụ thể hơn để bảo đảm quy định về giai đoạn chuyển tiếp phục vụ cho việc ký kết hợp đồng lao động mới không bị “lợi dụng” cho các mục đích riêng của người lao động hoặc doanh nghiệp. Theo đó:

i. Để giữ đúng tinh thần và bản chất của hợp đồng lao động là sự thỏa thuận của các bên, cần có quy định, hướng dẫn chi tiết, cụ thể về các trường hợp dẫn đến việc “hai bên không ký hợp đồng lao động mới” và hệ quả của từng trường hợp;

ii. Để cả doanh nghiệp và người lao động có cơ sở rõ ràng trong việc đơn phương chấm dứt quan hệ lao động, cần quy định rõ quyền đơn phương chấm dứt quan hệ lao động của các bên trong giai đoạn chuyển tiếp này.

Tóm lại, vì những quy định pháp luật hiện nay còn chưa rõ ràng, do đó, doanh nghiệp cần thực hiện các biện pháp tuân thủ chặt chẽ các quy định của pháp luật ngay từ giai đoạn người lao động chuẩn bị hết hạn hợp đồng lao động. Điều này có thể được thực hiện bằng cách rà soát và cập nhật thường xuyên danh sách người lao động sắp hết hạn hợp đồng lao động và thông báo cho những người lao động thuộc diện không ký mới hợp đồng lao động. Lợi thế cho doanh nghiệp là Bộ luật Lao động 2019 đã không còn quy định thời gian thông báo cho người lao động tối thiểu 15 ngày khi hết hạn hợp đồng[8], do đó, doanh nghiệp có thể thông báo bất kỳ thời điểm nào, miễn trước khi hợp đồng lao động hết hạn. Khi quan hệ lao động đã bước vào giai đoạn chuyển tiếp, nếu không thể cho người lao động thôi việc vì lý do thay đổi cơ cấu tổ chức, tổ chức lại lao động, doanh nghiệp cần hết sức cân nhắc về các rủi ro gặp phải khi buộc phải đơn phương chấm dứt quan hệ lao động với người lao động.