Doanh nghiệp dược lưu ý gì khi tiến hành ủy thác nhập khẩu thuốc tại Việt Nam?

Ủy thác nhập khẩu là một phương thức phổ biến trong ngành dược phẩm tại Việt Nam, giúp các doanh nghiệp tối ưu hóa nguồn lực và tận dụng chuyên môn của các đơn vị nhận ủy thác để nhập khẩu thuốc. Tuy nhiên, như trường hợp tranh chấp giữa Công ty Cổ phần Dược phẩm Trung ương Vidipha (Vidipha), Công ty Cổ phần Dược phẩm Nhật Đức (Nhật Đức), và Công ty Cổ phần Dược phẩm E.U.R.O.L.I.N.K (Eurolink) trong bản án số 105/2024/KDTM-PT ngày 07/05/2024[1], việc ủy thác nhập khẩu có thể dẫn đến các tranh chấp pháp lý nghiêm trọng nếu không được thực hiện đúng quy định.

Ủy thác nhập khẩu thuốc như thế nào?

Ủy thác nhập khẩu thuốc là quá trình một doanh nghiệp (bên ủy thác) giao phó cho một đơn vị khác (bên nhận ủy thác) thực hiện các thủ tục nhập khẩu thuốc từ nước ngoài vào Việt Nam. Theo khoản 3 Điều 165 Luật Thương mại 2005, bên nhận ủy thác có nghĩa vụ thực hiện công việc theo chỉ dẫn của bên ủy thác, đồng thời thông báo và phối hợp giải quyết các vấn đề phát sinh trên cơ sở bình đẳng và cùng có lợi. Trong ngành dược, mô hình này phổ biến do yêu cầu nghiêm ngặt về giấy phép nhập khẩu, kiểm tra chất lượng, và thủ tục hải quan.

Tuy nhiên, như vụ án Vidipha minh họa, các vấn đề liên quan đến kê khai hải quan, áp mã hàng hóa (mã HS), và phối hợp giữa các bên có thể dẫn đến tranh chấp, gây thiệt hại tài chính và ảnh hưởng đến uy tín doanh nghiệp.

Bài học từ vụ án Vidipha

Vụ án giữa Vidipha, Nhật Đức, và Eurolink liên quan đến hợp đồng nhập khẩu ủy thác thuốc Rowatinex, với tranh chấp chính trong việc áp sai mã HS, giữa hai mã 3004.90.98 và 3004.90.99, dẫn đến truy thu thuế nhập khẩu 1.656.065.568 đồng đối với đơn vị nhập khẩu thuốc. Vidipha, với vai trò bên nhận ủy thác, bị tòa án xác định vi phạm các nghĩa vụ sau:

Thứ nhất, Vidipha không kê khai tên bên ủy thác trên tờ khai hải quan

Việc Vidipha không kê khai tên của bên ủy thác trên tờ khai hải quan khi nhập khẩu thuốc đã vi phạm quy định tại Thông tư 38/2015/TT-BTC đã được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 39/2018/TT-BTC, khiến Nhật Đức và Eurolink mất quyền khiếu nại trực tiếp với cơ quan hải quan khi các cơ quan này cho rằng đơn vị nhập khẩu áp sai mã HS khi nhập khẩu thuốc dẫn đến sai số thuế nhập khẩu phải nộp cho nhà nước.

Thứ hai, Vidipha tự ý ký biên bản kiểm tra với Cục Kiểm tra sau thông quan

Trong quá trình kiểm tra sau thông quan, Vidipha đã tự mình ký biên bản kiểm tra với Cục kiểm tra sau thông quan mà không tham khảo ý kiến hoặc thông báo cho bên ủy thác, vi phạm khoản 3 Điều 165 Luật Thương mại, gây thiệt hại đến quyền và lợi ích của bên ủy thác.

Thứ ba, vidipha từ chối ủy quyền khiếu nại

Vidipha trong quá trình giải quyết vụ việc đã đi ngược cam kết phối hợp giải trình trong biên bản làm việc và công văn cam kết, làm mất quyền lợi hợp pháp của Nhật Đức và Eurolink để khiếu nại với cơ quan có thẩm quyền.

Thứ tư, Vidipha không đưa văn bản pháp lý quan trọng vào hồ sơ kiểm tra

Trong quá trình bị cơ quan có thẩm quyền kiểm tra, với vai trò là đơn vị được ủy thác và giải quyết vụ việc, Vidipha không đưa văn bản 1655/QLD-KD của Cục Quản lý Dược vào hồ sơ kiểm tra, dẫn đến việc áp mã HS không đúng và phát sinh nghĩa vụ thuế cho đơn vị ủy thác. Hậu quả là Vidipha phải bồi thường 1.656.065.568 đồng và chịu toàn bộ án phí. Vụ án này chỉ ra những rủi ro tiềm ẩn trong ủy thác nhập khẩu nếu không tuân thủ quy định pháp luật và thiếu sự phối hợp chặt chẽ giữa các bên có liên quan.

Các lưu ý cho doanh nghiệp dược khi ủy thác nhập khẩu thuốc

(1) Soạn thảo hợp đồng ủy thác rõ ràng và chi tiết

Hợp đồng ủy thác là nền tảng pháp lý cho mối quan hệ giữa bên ủy thác và bên nhận ủy thác. Để tránh tranh chấp, doanh nghiệp nên:

1. Quy định rõ quyền và nghĩa vụ của các bên. Hợp đồng cần nêu rõ trách nhiệm của bên nhận ủy thác trong việc kê khai hải quan, phối hợp giải trình với cơ quan chức năng, và xử lý các vấn đề phát sinh. Ví dụ như hợp đồng nên quy định bên nhận ủy thác phải tham khảo ý kiến và được sự đồng ý bằng văn bản của bên ủy thác trước khi ký bất kỳ biên bản kiểm tra nào với cơ quan hải quan.
2. (ii) Quy định về ủy quyền khiếu nại. Tranh chấp Vidipha cho thấy việc từ chối ủy quyền khiếu nại có thể gây thiệt hại nghiêm trọng. Do đó, hợp đồng nên bao gồm điều khoản cho phép bên ủy thác trực tiếp khiếu nại hoặc yêu cầu bên nhận ủy thác ủy quyền khi xét thấy cần thiết.
3. (iii) Cam kết hoàn trả thuế. Trong trường hợp phát sinh nghĩa vụ thuế do lỗi của bên nhận ủy thác, hợp đồng cần quy định rõ trách nhiệm bồi thường hoặc hoàn trả của bên nhận ủy thác, như trong biên bản làm việc ngày 27/01/2021 giữa Vidipha và Nhật Đức/Eurolink đã đề cập đến vấn đề này.
4. Cung cấp tài liệu pháp lý. Hợp đồng nên yêu cầu các bên cung cấp đầy đủ tài liệu liên quan để làm cơ sở giải trình với cơ quan chức năng tránh gây bất lợi cho bên ủy thác.

(2) Tuân thủ quy định về kê khai hải quan

Kê khai hải quan là bước quan trọng trong nhập khẩu thuốc, đặc biệt khi liên quan đến mã HS và thuế suất. Các quy định tại Thông tư 38/2015/TT-BTC (sửa đổi bởi Thông tư 39/2018/TT-BTC) yêu cầu bên nhận ủy thác phải:

Kê khai đầy đủ thông tin bên ủy thác. Bên nhận ủy thác có nghĩa vụ kê khai tên và thông tin của bên ủy thác phải được ghi rõ trên tờ khai hải quan để đảm bảo quyền lợi hợp pháp, bao gồm quyền giải trình và khiếu nại.

Nộp hợp đồng ủy thác. Đối với hàng hóa không chịu thuế (ví dụ như thuốc Rowatinex với mã HS 3004.90.99), hợp đồng ủy thác phải được nộp kèm hồ sơ hải quan (bản chụp).

Xác minh mã HS. Doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ mã HS của thuốc dựa trên các văn bản hướng dẫn của Cục Quản lý Dược và Bộ Y tế. Nếu có mâu thuẫn giữa các văn bản, daonh nghiệp cần tham vấn, trao đổi với cơ quan chức năng, đơn vị tư vấn để xác định rõ mã HS cũng như các vấn đề còn vướng mắc trước khi khai báo hải quan.

Lễ trao danh hiệu "Ngôi sao thuốc việt" cho Công ty cổ phần dược phẩm Trung ương Vidipha. Nguồn: Vidipha

(3) Phối hợp chặt chẽ giữa bên ủy thác và bên nhận ủy thác

Sự thiếu phối hợp giữa Vidipha và Nhật Đức/Eurolink là nguyên nhân chính dẫn đến tranh chấp. Do đó, trong quá trình ủy thác nhập khẩu thuốc doanh nghiệp nên thông báo kịp thời hoặc phối hợp kịp thời với bên còn lại về bất kỳ yêu cầu hoặc kiểm tra nào từ cơ quan hải quan, đặc biệt khi liên quan đến mã HS hoặc thuế suất. Việc tham khảo ý kiến, phối hợp giữa các bên trước khi ký kết bất kỳ văn bản nào được yêu cầu bởi cơ quan hải quan hoặc cơ quan khác là cực kỳ quan trọng thể hiện sự đồng thuận và thống nhất giữa bên nhập khẩu và bên ủy thác. Điều này cũng giúp các bên tránh mâu thuẫn, tranh chấp có thể xảy ra. Trước khi ký biên bản kiểm tra hoặc đồng ý với kết luận của cơ quan chức năng, bên nhận ủy thác phải tham khảo ý kiến bên ủy thác, đặc biệt nếu có tài liệu pháp lý hỗ trợ, phải tiến hành gửi cho cơ quan có ủy quyền khi có yêu cầu của bên ủy thác. Đồng thời, các trao đổi qua email, Zalo, hoặc văn bản khác cần được lưu giữ để để chứng minh cho việc tuân thủ về sau.

(4) Quản lý rủi ro liên quan đến mã HS và thuế nhập khẩu

Mã HS và thuế suất nhập khẩu là vấn đề nhạy cảm trong nhập khẩu thuốc, do đó, trong quá trình nhập khẩu thuốc doanh nghiệp cần phải tham khảo ý kiến chuyên gia trước khi nhập khẩu. Doanh nghiệp nên tham khảo ý kiến từ luật sư hoặc chuyên gia hải quan để xác định mã HS chính xác, tránh mâu thuẫn giữa các văn bản pháp lý gây nên rắc rối và rủi ro cho doanh nghiệp trong quá trình thông quan. Bên cạnh đó, việc chuẩn bị tài liệu pháp lý đầy đủ là hết sức cần thiết và quan trọng. Doanh nghiệp nên chuẩn bị các văn bản từ Cục Quản lý Dược, Bộ Y tế, hoặc cơ quan chức năng và cung cấp đầy đủ để làm cơ sở giải trình nếu có kiểm tra sau thông quan. Ngoài ra, việc dự phòng rủi ro thuế cũng là việc doanh nghiệp nên chuẩn bị. Chúng tôi cho rằng trong hợp đồng ủy thác giữa các bên nên có điều khoản dự phòng về trách nhiệm nộp thuế bổ sung, đặc biệt trong trường hợp thay đổi mã HS hoặc quy định pháp luật.

(5) Đảm bảo quyền khiếu nại và giải trình

Quyền khiếu nại và giải trình với cơ quan hải quan là quyền lợi hợp pháp của bên ủy thác cũng là người nộp thuế. Trong các trường hợp xảy ra yêu cầu nộp thêm thuế nhập khẩu của cơ quan có thẩm quyền, bên nhận ủy thác phải:

Đảm bảo tư cách pháp lý cho bên ủy thác. Bên nhận ủy thác phải kê khai đầy đủ thông tin bên ủy thác trên tờ khai hải quan để đảm bảo họ có quyền giải trình và khiếu nại trực tiếp.

Hỗ trợ khiếu nại. Nếu bên ủy thác yêu cầu ủy quyền để khiếu nại, bên nhận ủy thác cần hỗ trợ hoặc ủy quyền theo quy định.

Theo dõi tiến trình khiếu nại. Cả hai bên cần phối hợp để theo dõi và cung cấp đầy đủ chứng cứ trong quá trình khiếu nại, tránh tình trạng bị từ chối thụ lý như trong vụ án được chúng tôi đề cập trong bài viết này.

Ủy thác nhập khẩu thuốc là một phương thức hiệu quả nhưng tiềm ẩn nhiều rủi ro nếu không được thực hiện cẩn trọng. Vụ án Vidipha là bài học điển hình về hậu quả của việc thiếu phối hợp, không tuân thủ quy định hải quan, và vi phạm nghĩa vụ hợp đồng. Do đó, việc cẩn trọng trong quá trình hợp tác, phân định thẩm quyền, trách nhiệm cụ thể giữa các bên bằng văn bản sẽ giúp các bên có một quá trình hợp tác thuận lợi và bền vững trong quá trình kinh doanh dược tại Việt Nam.