Doanh nghiệp có buộc phải chuyển đổi sang hợp đồng lao động điện tử từ ngày 01/07/2026?

Cùng với sự phát triển của khoa học kỹ thuật, ngày càng có nhiều doanh nghiệp sử dụng hợp đồng điện tử để xác lập quan hệ lao động với người lao động (NLĐ). Tuy nhiên, việc áp dụng hợp đồng lao động (HĐLĐ) điện tử tại Việt Nam thực tế vẫn còn mang tính đơn lẻ, tùy nghi, phụ thuộc vào năng lực hạ tầng và quản trị của mỗi doanh nghiệp. Để triển khai thống nhất HĐLĐ điện tử trên toàn quốc, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 337/2025/NĐ-CP ngày 24/12/2025 quy định về HĐLĐ điện tử có hiệu lực thi hành từ ngày 01/01/2026 (Nghị định 337).

Nhiều doanh nghiệp sử dụng hợp đồng điện tử để xác lập quan hệ lao động với người lao động 

1. Việc giao kết, thực hiện HĐLĐ điện tử được khuyến khích

Hợp đồng lao động điện tử là hợp đồng được giao kết, thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu, theo quy định của pháp luật về lao động và pháp luật giao dịch điện tử, có giá trị pháp lý như hợp đồng lao động bằng văn bản giấy[1].

HĐLĐ điện tử được giao kết trước ngày 01/01/2026 mà vẫn còn hiệu lực hoặc chưa thực hiện xong thì được tiếp tục thực hiện. Trong khi đó, các HĐLĐ điện tử ký mới từ ngày 01/01/2026 sẽ được quản lý tập trung và chịu sự điều chỉnh của Nghị định 337. Các doanh nghiệp còn sử dụng HĐLĐ bằng văn bản giấy thì được Nhà nước khuyến khích ứng dụng công nghệ số vào việc triển khai hợp đồng điện tử mà không bắt buộc chuyển đổi khi Nghị định này có hiệu lực.

Mặc dù Nghị định 337 chỉ khuyến khích chứ không bắt buộc doanh nghiệp sử dụng HĐLĐ điện tử,[2] giao kết điện tử trong quan hệ lao động đang trở thành xu hướng chuyển đổi số trong bối cảnh phát triển công nghệ. Việc sử dụng HĐLĐ số tăng tính linh hoạt về không gian, thời gian, tiết kiệm chi phí cho các bên trong quá trình giao kết hợp đồng. Hiện nay cơ chế triển khai HĐLĐ điện tử đã được Nhà nước điều chỉnh chặt chẽ hơn thông qua Nghị định 337, bảo đảm giá trị pháp lý của loại hợp đồng này trong cả các giao dịch với bên thứ ba như cơ quan thuế, cơ quan bảo hiểm xã hội, ngân hàng,… tạo cơ sở pháp lý vững chắc để NLĐ và doanh nghiệp số hóa toàn diện quy trình giao kết, thực hiện HĐLĐ. Tuy nhiên, việc áp dụng trên thực tế đòi hỏi cả doanh nghiệp và NLĐ đáp ứng các điều kiện và phương thức giao kết hợp đồng theo pháp luật về giao dịch điện tử và các quy định mới tại Nghị định 337.

Nghị định 337 đặt ra một loạt các yêu cầu bổ sung đối với toàn bộ quá trình giao kết hợp đồng, từ tạo lập, ký số, chứng thực, đến lưu trữ, truy xuất, quản lý hợp đồng,… Cụ thể, HĐLĐ điện tử phải được ký số bởi doanh nghiệp và NLĐ. Hợp đồng được gắn dấu thời gian và chứng thực thông điệp dữ liệu. HĐLĐ điện tử có hiệu lực kể từ thời điểm các bước này được hoàn thiện, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác.[3] Thiếu đi một trong các yếu tố trên, HĐLĐ điện tử sẽ không có hiệu lực và không được Bộ Nội vụ công nhận. Việc công nhận này sẽ được thực hiện bằng cách gắn mã định danh cho hợp đồng.

Cũng theo quy định tại Nghị định này, ngày 01/07/2026 là ngày áp dụng thực tế và vận hành hệ thống Nền tảng hợp đồng lao động điện tử. Đây là mốc thời gian chậm nhất cho khâu triển khai kỹ thuật. Lúc này hạ tầng kỹ thuật để đảm bảo khi nền tảng hợp đồng lao động điện tử đi vào hoạt động thì hành lang pháp lý (đã có hiệu lực từ đầu năm) sẽ được thực thi đồng bộ.

2. Chuyển đổi hình thức giữa hợp đồng giấy và hợp đồng điện tử

Nghị định 337 quy định HĐLĐ được chuyển đổi có giá trị như bản gốc nếu tuân thủ các quy định của pháp luật về giao dịch điện tử, bao gồm bảo đảm tính toàn vẹn dữ liệu, khả năng truy cập và sử dụng dưới dạng hoàn chỉnh.[4] Trong trường hợp chuyển đổi hợp đồng từ bản giấy sang bản điện tử, doanh nghiệp cần đáp ứng các điều kiện như khi giao kết, thực hiện hợp đồng điện tử, đồng thời xác nhận tính chính xác, đầy đủ của hợp đồng so với bản gốc và chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung chuyển đổi.[5]

Có thể dự đoán việc chuyển đổi HĐLĐ bản giấy sang bản điện tử sẽ dần phổ biến hơn do ngày càng nhiều doanh nghiệp hướng đến hiện đại hóa quy trình, tối ưu hóa chi phí và tăng tính minh bạch trong quản trị nhân sự. Tuy vậy, doanh nghiệp vẫn cần lưu ý các yêu cầu luật định đối với việc chuyển đổi hợp đồng từ bản điện tử sang bản giấy nhằm phục vụ các thủ tục hành chính hay tố tụng có yêu cầu cung cấp bản giấy của HĐLĐ.

Toàn bộ quá trình giao kết HĐLĐ điện tử phải được thực hiện trên một hệ thống thông tin hợp lệ

3. Phải sử dụng dịch vụ từ nhà cung cấp chuyên nghiệp

Theo các quy định mới, toàn bộ quá trình giao kết HĐLĐ điện tử phải được thực hiện trên một hệ thống thông tin hợp lệ (sau đây gọi là eContract) có liên kết với Nền tảng HĐLĐ điện tử do Bộ Nội vụ xây dựng và quản lý. Việc báo cáo về tình hình sử dụng lao động, thực hiện các thủ tục hành chính, giao dịch điện tử có liên quan cũng sẽ được thực hiện thông qua eContract.[6] Điều này đòi hỏi doanh nghiệp đầu tư một khoản phí định kỳ để duy trì sử dụng dịch vụ eContract từ các nhà cung cấp chuyên nghiệp. Các dịch vụ eContract cần thiết để triển khai HĐLĐ điện tử hợp lệ bao gồm:

Dịch vụ tạo lập, truy xuất, quản lý HĐLĐ: Tại thời điểm giao kết hợp đồng, doanh nghiệp được khuyến nghị rà soát các mẫu HĐLĐ điện tử từ nhà cung cấp eContract (nếu có) và thực hiện tùy chỉnh theo nhu cầu. Hoặc doanh nghiệp có thể tự xây dựng phiên bản HĐLĐ điện tử trên eContract để bảo đảm các nội dung chủ yếu theo quy định pháp luật về lao động. Theo Điều 14 Nghị định 337, toàn bộ thông tin, tài liệu liên quan đến HĐLĐ (cũng như đến hoạt động truy cập, sửa đổi, bổ sung, tạm hoãn và chấm dứt hợp đồng) đều phải được thu thập, cập nhập, quản lý trên Nền tảng HĐLĐ điện tử của Bộ Nội vụ. Do đó, trong quá trình thực hiện hợp đồng, doanh nghiệp cần tự cập nhật các nội dung thay đổi trong hợp đồng, đồng thời yêu cầu nhà cung cấp eContract gửi và đồng bộ các dữ liệu khác liên quan thông qua eContract.[7]

Dịch vụ chứng thực chữ ký số (CKS) công cộng: Nghị định 337 quy định doanh nghiệp và NLĐ đều phải có CKS đã chứng thực và sử dụng dịch vụ cấp dấu thời gian.[8] Nhìn chung, hầu hết các doanh nghiệp đều đã sử dụng CKS theo yêu cầu luật định trong nhiều thủ tục hành chính liên quan đến bảo hiểm, thuế, và cấp phép kinh doanh. Doanh nghiệp cần bảo đảm duy trì hiệu lực và sử dụng CKS này trong giao kết HĐLĐ điện tử, tuyệt đối không dùng chữ ký hình ảnh hay chữ ký scan chưa được chứng thực. Để tiến hành giao kết HĐLĐ điện tử, doanh nghiệp cần tích hợp CKS hợp lệ của mình vào eContract để kiểm tra CKS và tiến hành ký số, gắn dấu thời gian. Doanh nghiệp cũng nên hướng dẫn, hỗ trợ NLĐ đăng ký sử dụng CKS tại các nhà cung cấp chuyên nghiệp nhằm bảo đảm hiệu lực pháp lý của HĐLĐ giữa các bên.

Bên cạnh đó, việc xác thực danh tính chủ thể ký là yêu cầu bắt buộc để các bên giao kết HĐLĐ điện tử theo Nghị định 337.[9] Cụ thể, eContract sẽ thu thập thông tin nhận biết NLĐ và người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp tại thời điểm ký số để tiến hành kiểm tra, đối chiếu, bảo đảm tính khớp đúng với các thông tin ghi nhận trên giấy tờ của các bên. Theo Điều 6 Nghị định 337, dữ liệu cần thu thập là dữ liệu cá nhân, dữ liệu sinh trắc học của NLĐ và người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp, bao gồm các yếu tố, đặc điểm sinh học khó làm giả, có tỷ lệ trùng nhau thấp như vân tay, khuôn mặt, mống mắt, giọng nói,…

Đồng thời, eContract phải có biện pháp kỹ thuật để xác nhận việc các bên đã đồng ý với các nội dung tại hợp đồng. Thông qua quy trình quản lý, kiểm soát, đánh giá rủi ro, trong đó có biện pháp ngăn chặn các hành vi mạo danh và giao dịch đáng ngờ trong quá trình ký số, nhà cung cấp eContract có thể tiến hành từ chối hoặc tạm ngưng quá trình ký số HĐLĐ điện tử của các bên.[10]

Dịch vụ chứng thực HĐLĐ điện tử: Theo Nghị định 337, HĐLĐ điện tử phải được nhà cung cấp eContract chứng thực trước khi Bộ Nội vụ kiểm tra, đối soát và tiến hành cấp mã định danh. Dịch vụ chứng thực HĐLĐ điện tử bao gồm 02 hoạt động là (i) lưu trữ, xác nhận tính toàn vẹn của hợp đồng và (ii) gửi, nhận bảo đảm hợp đồng.[11] Theo pháp luật về giao dịch điện tử, eContract sẽ lưu trữ bằng chứng danh tính người gửi, người nhận, nhật ký hoạt động của dịch vụ gửi nhận bảo đảm và mọi trao đổi thông tin liên quan. Hoạt động chứng minh tính toàn vẹn, chưa bị thay đổi của hợp đồng trong quá trình gửi nhận và hoạt động chứng thực người gửi, người nhận trước khi gửi cũng đồng thời được thực hiện bởi eContract.

Có thể thấy, việc số hóa HĐLĐ là chuẩn mực mới mà thị trường lao động Việt Nam đặt ra cho doanh nghiệp trong bối cảnh chuyển đổi số quốc gia. Trên cơ sở đó, Nghị định 337 đã tạo khung pháp lý thống nhất cho việc ký kết, quản lý, và thực hiện HĐLĐ điện tử. Việc xây dựng quan hệ lao động minh bạch, nâng cao năng lực quản trị nhân sự và lựa chọn nhà cung cấp eContract chuyên nghiệp là các điểm mấu chốt để doanh nghiệp giải quyết bài toán số hóa quy trình ký kết HĐLĐ.