Để tránh các rủi ro trong quá trình bãi nhiệm thành viên hội đồng quản trị

Hội đồng quản trị (“HĐQT”) là cơ quan quản lý đóng vai trò quan trọng trong một công ty cổ phần, thay mặt cho cổ đông công ty để điều hành hoạt động của công ty. Trong đó, vai trò của mỗi thành viên HĐQT là rất lớn, quyết định đến việc các nghị quyết, quyết định của HĐQT có được thông qua hay không.

Quyền của mỗi thành viên HĐQT được thể hiện một cách rõ ràng thông qua các cuộc họp HĐQT, nơi mà các thành viên, với lá phiếu của mình, có thể tác động, ảnh hưởng trực tiếp đến mỗi quyết định của HĐQT. Chính vì lẽ đó mà pháp luật đã quy định về nghĩa vụ tham gia cuộc họp HĐQT của các thành viên HĐQT, đồng thời là cơ sở để Đại hội đồng cổ đông xem xét việc bãi nhiệm đối với những thành viên thường xuyên không tham gia cuộc họp này. Mặc dù vậy, trên thực tế, nhiều công ty, thậm chí là các công ty niêm yết khi tiến hành bãi nhiệm đối với thành viên HĐQT với lý do thành viên HĐQT không tham gia hoặc tham gia không đầy đủ cuộc họp HĐQT vẫn còn nhầm lẫn và áp dụng chưa đúng các quy định của pháp luật hiện hành. Việc này có thể tiềm ẩn nhiều rủi ro mà công ty phải đối mặt dưới góc độ pháp lý.

Nhầm lẫn giữa bãi nhiệm và miễn nhiệm?

Ngày 28/11/2024, Đại hội đồng cổ đông Ngân hàng thương mại cổ phần Xuất Nhập khẩu Việt Nam (“Eximbank”) sau khi họp bất thường đã ban hành Nghị quyết thông qua việc miễn nhiệm chức danh thành viên HĐQT đối với Bà Lương Thị Cẩm Tú và Ông Nguyễn Hồ Nam[1]. Đáng chú ý, trong Tờ trình về việc xử lý kiến nghị của nhóm cổ đông lớn được HĐQT Eximbank trình cho Đại hội đồng cổ đông có nêu lý do của việc miễn nhiệm đến từ việc các thành viên này thường xuyên không tham gia cuộc họp HĐQT (“Tờ trình của HĐQT”). Cụ thể, tại Văn bản kiến nghị đề ngày 19/11/2024, nhóm cổ đông sở hữu trên 05% tổng số cổ phần phổ thông của Eximbank đã kiến nghị HĐQT Eximbank bổ sung vào chương trình và nội dung cuộc họp Đại hội đồng cổ đông bất thường ngày 28/11/2024 việc miễn nhiệm chức danh thành viên HĐQT với Bà Lương Thị Cẩm Tú và Ông Nguyễn Hồ Nam, với lý do Bà Lương Thị Cẩm Tú đã vắng mặt 4/21 cuộc họp HĐQT và không tham gia 23/243 lần lấy ý kiến HĐQT bằng văn bản trong năm 2023. Trong khi Ông Nguyễn Hồ Nam mặc dù không vắng mặt trong các cuộc họp nhưng đã không tham gia 02/38 lần lấy ý kiến HĐQT bằng văn bản trong năm 2024[2]. Chưa bàn đến tính hợp pháp trong căn cứ để bãi nhiệm hay miễn nhiệm những thành viên này, khi xem qua nội dung Tờ trình của HĐQT, phải chăng trong trường hợp này đã có sự nhầm lẫn giữa việc bãi nhiệm và miễn nhiệm thành viên HĐQT?

Cụ thể, theo quy định tại Khoản 1, Khoản 2 Điều 160 Luật Doanh nghiệp 2020, Đại hội đồng cổ đông miễn nhiệm thành viên HĐQT trong trường hợp (i) Không có đủ tiêu chuẩn và điều kiện theo quy định tại của Luật Doanh nghiệp; (ii) Có đơn từ chức và được chấp thuận; hoặc (iii) Trường hợp khác quy định tại Điều lệ công ty; và bãi nhiệm thành viên HĐQT trong trường hợp (i) Thành viên HĐQT không tham gia các hoạt động của HĐQT trong 06 tháng liên tục, trừ trường hợp bất khả kháng; hoặc (ii) Trường hợp khác quy định tại Điều lệ công ty. Trong khi đó, Điều 46 Luật Các Tổ chức tín dụng 2024 cũng có quy định tương tự Luật Doanh nghiệp về việc bãi nhiệm, miễn nhiệm thành viên HĐQT. Tuy nhiên, khi xem xét đến Điều lệ Eximbank, Quy chế quản trị nội bộ và Quy chế tổ chức và hoạt động của HĐQT Eximbank, các văn bản này lại không quy định cụ thể trường hợp nào sẽ áp dụng cơ chế miễn nhiệm và trường hợp nào sẽ áp dụng cơ chế bãi nhiệm[3]. Thay vào đó, các văn bản này đưa ra những căn cứ chung cho cả việc miễn nhiệm và bãi nhiệm thành viên HĐQT. Có thể thấy, chính vì không phân định rõ về căn cứ để bãi nhiệm, miễn nhiệm thành viên HĐQT mà Eximbank trong vụ việc trên đã miễn nhiệm các thành viên HĐQT với lý do những người này không tham gia các cuộc họp HĐQT hay lấy ý kiến của HĐQT, khi mà những căn cứ này đáng lẽ nên được sử dụng cho việc bãi nhiệm thành viên HĐQT, theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2020 và Luật Các Tổ chức tín dụng 2024.

Giới hạn nào cho quy định tại Điều lệ công ty?

Như đã đề cập ở trên, Luật Doanh nghiệp 2020 và Luật Các Tổ chức tín dụng 2024 có quy định tương đồng về các trường hợp miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên HĐQT. Trong đó, cho phép Điều lệ của tổ chức tín dụng quy định các trường hợp bãi nhiệm, miễn nhiệm khác. Đáng chú ý, Khoản 3 Điều 60 Luật Doanh nghiệp 2020 còn quy định Đại hội đồng cổ đông có quyền quyết định miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên HĐQT khi xét thấy cần thiết, ngoài trường hợp đã quy định tại Khoản 1, Khoản 2 Điều 60 Luật Doanh nghiệp 2020. Như vậy, có thể thấy, pháp luật đang cho phép công ty nói chung và tổ chức tín dụng nói riêng được quyền quy định thêm các trường hợp khác mà tổ chức tín dụng có thể miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên HĐQT.

Quay trở lại với trường hợp của Eximbank, dường như ngân hàng này đã dựa vào những căn cứ khác tại Điều lệ để miễn nhiệm/ bãi nhiệm thành viên Hội đồng quả trị. Cụ thể ngân hàng này viện dẫn các quy định tại Điểm e Khoản 4 Điều 47 Điều lệ, quy định về trường hợp thành viên HĐQT bị miễn nhiệm, bãi nhiệm khi cơ quan có thẩm quyền bầu, bổ nhiệm (trường hợp này là Đại hội đồng cổ đông) xét thấy cần thiết.

Việc viện dẫn quy định khác tại Điều lệ để bãi nhiệm, miễn nhiệm thành viên HĐQT hay làm cơ sở cho việc đưa ra bất kỳ quyết định nào khác là quyền của công ty, miễn là những quy định này không trái luật. Tuy nhiên, trường hợp của Eximbank, việc viện dẫn quy định tại Điều lệ để làm căn cứ bãi nhiệm/ miễn nhiệm thành viên HĐQT liệu có hợp pháp. Lý do mà nhóm cổ đông lớn của Eximbank đưa ra cho việc miễn nhiệm các thành viên trên là vì các thành viên này thường xuyên không tham gia họp HĐQT và không tham gia lấy ý kiến bằng văn bản của HĐQT, từ đó thấy cần thiết phải miễn nhiệm các thành viên này. Việc tham gia họp HĐQT hay lấy ý kiến bằng văn bản của HĐQT được xem là các hoạt động của HĐQT. Do đó, trường hợp này có thể xem rằng các thành viên bị miễn nhiệm/ bãi nhiệm đã không tham gia các hoạt động của HĐQT đầy đủ một cách tuyệt đối. Tuy nhiên, đáng chú ý là để bãi nhiệm một thành viên HĐQT không tham gia đầy đủ các hoạt động của HĐQT, Luật Doanh nghiệp 2020 và Luật Các tổ chức tín dụng 2024 đã quy định cụ thể là thành viên này phải “không tham gia hoạt động của HĐQT trong 06 tháng liên tục, trừ trường hợp bất khả kháng”, như vậy, việc Đại hội đồng cổ đông dựa vào quy định tại Điều lệ về các trường hợp cần thiết để bãi nhiệm thành viên HĐQT như trên liệu chăng đã mâu thuẫn với quy định của luật.

Theo quan điểm của tác giả, việc luật cho phép Điều lệ công ty quy định các căn cứ khác để miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên HĐQT là nhằm trao quyền tự quyết cho cổ đông công ty, để cổ đông có thể quyết định những trường hợp khác mà thành viên HĐQT, người quản lý, điều hành công ty phải bị miễn nhiệm, bãi nhiệm, giúp bảo vệ tốt nhất quyền và lợi ích của cổ đông. Tuy nhiên, về cơ bản, những quy định của Điều lệ phải không được trái luật. Trường hợp của Eximbank, đặc biệt đối với Ông Nguyễn Hồ Nam, việc đánh giá để miễn nhiệm thành viên này chỉ áp dụng trong thời hạn 02 tháng (từ 26/4/2024 đến 30/6/2024), rõ ràng không thể cho rằng thành viên này đã không tham gia các hoạt động của HĐQT trong 06 tháng liên tục. Do đó, dường như việc miễn nhiệm Ông Nguyễn Hồ Nam với lý do nêu trên là trái với quy định của Luật Doanh nghiệp 2020 và Luật Các tổ chức tín dụng 2024. Những giới hạn cụ thể về thời gian không hoạt động của thành viên HĐQT (06 tháng liên tục) làm căn cứ cho việc bãi nhiệm chức danh này có thể nhằm giữ cho bộ máy quản trị, điều hành công ty được ổn định, tránh việc phải thay đổi quá nhiều trong bộ máy nhân sự. Đồng thời đây cũng là cách để bảo vệ cho các cổ đông thiểu số của công ty khỏi việc thành viên HĐQT bị thay đổi liên tục phục vụ cho lợi ích của nhóm cổ đông lớn. Do vậy, một khi quy định này không được tuân thủ nghiêm ngặt, có thể thông qua các quy định khác trong Điều lệ như trên, tính ổn định trong bộ máy điều hành và quyền lợi của cổ đông thiếu số sẽ là câu hỏi lớn đặt ra dành cho công ty.

Như đã đề cập ở trên, vấn đề bãi nhiệm thành viên HĐQT là hoạt động có thể đem lại nhiều rủi ro trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp, không chỉ về mặt pháp lý mà cả về mặt thương hiệu và uy tín của công ty. Do đó, việc cân nhắc kỹ càng để đưa ra một quyết định hợp pháp và thuyết phục được các bên trong trường hợp này là việc doanh nghiệp cần phải làm.