Một hợp đồng thuê mặt bằng hết hạn không đồng nghĩa mặt bằng sẽ tự động trở về với bên cho thuê. Trong thực tế, không ít doanh nghiệp rơi vào tình trạng bên thuê vẫn tiếp tục kinh doanh, để lại hàng hóa và thiết bị, không thanh toán các khoản phát sinh nhưng cũng không chịu bàn giao. Càng kéo dài, bên cho thuê càng mất cơ hội khai thác tài sản, phát sinh chi phí quản lý và đối diện với sức ép phải “tự lấy lại” mặt bằng.
Vấn đề đặt ra không chỉ là doanh nghiệp có quyền đòi lại mặt bằng hay không, mà quan trọng hơn là phải thực hiện quyền đó như thế nào để không biến mình từ bên bị vi phạm thành bên có hành vi pháp lý rủi ro.
Một vụ việc giải quyết gần đây của chúng tôi cho thấy bên sử dụng mặt bằng tiếp tục chiếm giữ địa điểm kinh doanh sau khi quan hệ hợp đồng được xác định là đã chấm dứt, đồng thời còn tồn đọng khoản thanh toán đáng kể. Bên có quyền quản lý mặt bằng đã nhiều lần gửi công văn, làm việc trực tiếp và ấn định thời hạn bàn giao nhưng không đạt kết quả, sau đó phải chuẩn bị một kế hoạch tiếp nhận chi tiết và phức tạp với sự tham gia của luật sư, thừa phát lại và các chủ thể liên quan.
Vấn đề đặt ra không chỉ là doanh nghiệp có quyền đòi lại mặt bằng hay không, mà quan trọng hơn là phải thực hiện quyền đó như thế nào để không biến mình từ bên bị vi phạm thành bên có hành vi pháp lý rủi ro.
Hết hạn hợp đồng chưa phải là kết thúc tranh chấp
Theo Bộ luật Dân sự, thuê tài sản là thỏa thuận theo đó bên cho thuê giao tài sản cho bên thuê sử dụng trong một thời hạn và bên thuê phải trả tiền thuê. Khi thời hạn thuê kết thúc, bên thuê có nghĩa vụ trả lại tài sản thuê theo tình trạng phù hợp với thỏa thuận, trừ hao mòn tự nhiên hoặc nội dung khác đã được các bên chấp thuận. Tuy nhiên, quyền yêu cầu hoàn trả mặt bằng chỉ rõ ràng khi doanh nghiệp chứng minh được ba vấn đề.
Trước hết, phải chứng minh mình là chủ thể có quyền nhận lại mặt bằng. Bên yêu cầu có thể là chủ sở hữu, bên thuê chính được quyền cho thuê lại, đơn vị được giao quản lý tài sản hoặc chủ thể khác có quyền hợp pháp theo hợp đồng. Trong các cấu trúc thuê lại, hợp tác khai thác hoặc cung cấp mặt bằng kèm dịch vụ, việc chỉ xuất trình giấy chứng nhận quyền sở hữu của một bên thứ ba có thể chưa đủ chứng minh doanh nghiệp đang yêu cầu là người có quyền trực tiếp nhận lại tài sản.
Tiếp theo, phải chứng minh quyền sử dụng của bên thuê đã thực sự chấm dứt. Hợp đồng có thể hết hạn theo ngày ghi trong văn bản, bị chấm dứt trước hạn do vi phạm hoặc không được gia hạn. Nhưng nếu sau ngày hết hạn bên cho thuê vẫn xuất hóa đơn tiền thuê, nhận tiền đều đặn, tiếp tục cung cấp dịch vụ hoặc trao đổi theo hướng đồng ý cho sử dụng, bên thuê có thể viện dẫn các hành vi này để cho rằng quan hệ giữa hai bên vẫn đang được tiếp tục.
Cuối cùng, phải chứng minh đã yêu cầu bàn giao nhưng bên thuê không thực hiện. Công văn, email, biên bản làm việc, thông báo phát có xác nhận, biên bản giao nhận và tin nhắn giữa người có thẩm quyền đều có thể trở thành chứng cứ quan trọng. Tranh chấp càng kéo dài, chất lượng của hồ sơ chứng cứ càng quyết định vị thế của doanh nghiệp.
Vì vậy, câu hỏi đầu tiên không nên là “làm sao khóa cửa mặt bằng”, mà phải là “hồ sơ hiện có đã đủ chứng minh quyền lấy lại mặt bằng hay chưa”.
Tránh vô tình gia hạn hợp đồng bằng chính cách ứng xử của mình
Một trong những sai lầm phổ biến là bên cho thuê vừa khẳng định hợp đồng đã hết hạn, vừa tiếp tục gọi các khoản phát sinh sau đó là “tiền thuê” hoặc “phí dịch vụ theo hợp đồng”. Cách thể hiện này có thể tạo ra sự thiếu nhất quán: nếu hợp đồng đã chấm dứt, căn cứ nào để tiếp tục tính tiền theo hợp đồng?
Doanh nghiệp cần phân loại rõ khoản phải thu. Tiền còn thiếu trước ngày hợp đồng hết hạn là công nợ theo hợp đồng. Chi phí điện, nước, quản lý hoặc vận hành phát sinh sau đó phải được xác định theo chứng từ thực tế. Khoản phát sinh do bên thuê tiếp tục sử dụng mặt bằng sau khi quyền thuê đã chấm dứt có thể được yêu cầu trên cơ sở bồi hoàn lợi ích, thiệt hại, chi phí hợp lý hoặc cơ chế đã được hợp đồng dự liệu, nhưng không nên tùy tiện gọi là tiền thuê của một hợp đồng mà doanh nghiệp đồng thời khẳng định không còn hiệu lực.
Nếu trước đây bên cho thuê từng đề nghị hoặc đồng ý xem xét gia hạn, văn bản yêu cầu cuối cùng cần nói rõ rằng các bên không ký được thỏa thuận gia hạn và quá trình thương lượng không làm phát sinh quyền tiếp tục sử dụng. Việc tiếp tục trao đổi để giải quyết tranh chấp cũng không được xem là từ bỏ quyền đòi lại mặt bằng.
Đây không chỉ là vấn đề câu chữ. Sự nhất quán trong cách doanh nghiệp xác định quan hệ pháp lý có thể ảnh hưởng trực tiếp đến phạm vi yêu cầu khởi kiện và khả năng phản bác của bên thuê.
Công văn cuối cùng phải là một hồ sơ tiền tố tụng
Trước khi khởi kiện, doanh nghiệp nên gửi một văn bản yêu cầu cuối cùng. Văn bản này không nên chỉ có vài dòng thông báo hợp đồng đã hết hạn. Nó cần được xây dựng như một hồ sơ tiền tố tụng thu gọn.
Công văn trước hết phải xác định nguồn gốc quyền của bên cho thuê đối với mặt bằng; hợp đồng, phụ lục hoặc thỏa thuận cho phép bên thuê sử dụng; thời điểm và căn cứ chấm dứt; quá trình hai bên đã trao đổi; các lần yêu cầu bàn giao; phản hồi hoặc sự im lặng của bên thuê.
Sau đó, doanh nghiệp phải tách bạch các nghĩa vụ. Nghĩa vụ bàn giao mặt bằng không nên bị gộp vào nghĩa vụ thanh toán. Bên thuê không thể lấy lý do đang thương lượng công nợ để tiếp tục giữ mặt bằng, cũng như bên cho thuê không nên biến việc thanh toán thành điều kiện duy nhất để được bàn giao.
Yêu cầu cuối cùng phải đủ cụ thể: ngày giờ bàn giao, người đại diện tham gia, tình trạng mặt bằng, chìa khóa và thiết bị kiểm soát ra vào, hồ sơ phải giao, thời hạn di dời tài sản, số tiền phải thanh toán, căn cứ tính tiền, tài khoản nhận tiền và đầu mối xác nhận. Công văn cũng nên yêu cầu bên thuê cử người có thẩm quyền tham gia buổi bàn giao.
Đối với công nợ, doanh nghiệp nên đính kèm bảng đối chiếu thể hiện từng kỳ, hóa đơn, ngày đến hạn, số đã thanh toán và số còn lại. Một con số tổng hợp không được giải thích có thể tạo cảm giác cứng rắn, nhưng lại dễ bị phản bác khi tranh tụng.
Đồng thời, văn bản cần bảo lưu quyền yêu cầu lãi chậm trả nếu có căn cứ, bồi thường thiệt hại, chi phí hợp lý và các biện pháp pháp lý khác. Đặc biệt, nên ghi rõ việc tiếp tục thương lượng không đồng nghĩa gia hạn thời gian thuê hoặc miễn trừ nghĩa vụ bàn giao.
Có được tự mở khóa và đưa tài sản bên thuê ra ngoài?
Đây là ranh giới rủi ro lớn nhất.
Doanh nghiệp thường cho rằng hợp đồng đã hết hạn thì mình có quyền thay khóa, ngắt điện, đưa hàng hóa ra ngoài hoặc cho đơn vị khác tiếp quản. Nhưng quyền đòi lại tài sản không đồng nghĩa với quyền tự tổ chức cưỡng chế bằng mọi biện pháp.
Nếu mặt bằng vẫn do bên thuê kiểm soát, bên trong còn tài sản, hồ sơ, hàng hóa hoặc thiết bị, việc tự ý xâm nhập, di chuyển hoặc làm thất thoát tài sản có thể làm phát sinh tranh chấp ngược về bồi thường. Rủi ro tăng lên nếu tài sản thuộc bên thứ ba, đang được cầm cố, thuê, gửi giữ hoặc có dữ liệu kinh doanh quan trọng.
Sự có mặt của công an, chính quyền địa phương hoặc thừa phát lại cũng không tự động biến một hoạt động tự tổ chức thành cưỡng chế hợp pháp. Cơ quan địa phương có thể tham gia bảo đảm trật tự hoặc ghi nhận sự việc trong phạm vi chức năng, nhưng không thay thế bản án, quyết định có hiệu lực và quy trình thi hành án.
Thừa phát lại có thể lập vi bằng ghi nhận sự kiện, hành vi thực tế mà mình trực tiếp chứng kiến. Tuy nhiên, vi bằng là nguồn chứng cứ, không phải giấy phép mở cửa, di chuyển tài sản hay chứng nhận rằng toàn bộ hành vi của bên cho thuê là hợp pháp. Vì vậy, nếu mời thừa phát lại, nội dung phù hợp là ghi nhận hiện trạng mặt bằng, tài sản hiện diện, việc giao nhận thông báo, sự có mặt hoặc vắng mặt của các bên và diễn biến buổi làm việc.
Trong trường hợp bên thuê tự nguyện bàn giao, doanh nghiệp có thể tiếp nhận trên cơ sở biên bản rõ ràng. Nếu bên thuê phản đối, khóa cửa hoặc không cho tiếp cận, phương án an toàn thường là chuyển sang tố tụng thay vì cố tạo ra một cuộc “bàn giao” đơn phương.
Khi thương lượng không còn hiệu quả, doanh nghiệp có thể khởi kiện yêu cầu bên thuê hoàn trả mặt bằng, thanh toán công nợ, trả lãi chậm thanh toán nếu đủ điều kiện và bồi thường thiệt hại.
Khởi kiện không chỉ để đòi tiền
Khi thương lượng không còn hiệu quả, doanh nghiệp có thể khởi kiện yêu cầu bên thuê hoàn trả mặt bằng, thanh toán công nợ, trả lãi chậm thanh toán nếu đủ điều kiện và bồi thường thiệt hại.
Thiệt hại không nên được xác định một cách cảm tính. Doanh nghiệp cần chứng minh mối quan hệ giữa việc chậm bàn giao và tổn thất thực tế, chẳng hạn mất cơ hội cho một đối tác mới thuê, phải bồi thường cho bên thứ ba, phát sinh chi phí bảo vệ, quản lý hoặc sửa chữa. Hợp đồng mới, thư chào thuê, chứng từ chi phí và trao đổi với khách hàng tiềm năng có thể có giá trị hơn một tuyên bố chung rằng doanh nghiệp “bị thiệt hại nghiêm trọng”.
Trong quá trình tố tụng, nếu có nguy cơ bên thuê thay đổi hiện trạng, tháo dỡ thiết bị, chuyển dịch tài sản tranh chấp hoặc gây thiệt hại khó khắc phục, doanh nghiệp có thể xem xét đề nghị Tòa án áp dụng biện pháp khẩn cấp tạm thời phù hợp. Việc lựa chọn biện pháp phải căn cứ vào tình trạng thực tế, phạm vi tranh chấp và nghĩa vụ bảo đảm mà pháp luật tố tụng đặt ra.
Sau khi có bản án hoặc quyết định có hiệu lực, việc buộc giao trả mặt bằng được thực hiện thông qua cơ quan thi hành án theo thủ tục luật định. Đây mới là cơ chế cưỡng chế nhà nước, khác về bản chất với việc bên cho thuê tự huy động nhân sự để lấy lại tài sản.
Quản trị rủi ro phải bắt đầu từ lúc ký hợp đồng
Tranh chấp mặt bằng thường được nhìn nhận như vấn đề xử lý sau khi hợp đồng kết thúc. Thực ra, phần lớn rủi ro đã được hình thành từ ngày ký.
Hợp đồng cần quy định rõ thủ tục bàn giao khi hết hạn, thời gian di dời, tình trạng phải hoàn trả, trách nhiệm đối với tài sản bị bỏ lại, mức tiền phải trả trong thời gian chậm bàn giao, nghĩa vụ bồi thường, quyền kiểm tra hiện trạng, địa chỉ nhận thông báo và phương thức được xem là đã giao nhận hợp lệ.
Doanh nghiệp cũng nên có cơ chế nhắc hết hạn trước vài tháng và yêu cầu bên thuê xác nhận kế hoạch gia hạn hoặc rời đi. Nếu đồng ý gia hạn, phải ký văn bản rõ ràng trước khi thời hạn cũ kết thúc. Nếu không gia hạn, mọi hóa đơn, thư từ và biên bản sau đó phải nhất quán với lập trường rằng quyền sử dụng đã chấm dứt.
Tiền đặt cọc cũng cần được thiết kế để bảo đảm không chỉ nghĩa vụ thanh toán mà cả nghĩa vụ bàn giao, sửa chữa hư hỏng và di dời tài sản. Tuy nhiên, việc khấu trừ đặt cọc phải dựa trên căn cứ hợp đồng và chứng từ, không thể thay thế hoàn toàn quyền yêu cầu bồi thường hoặc hoàn trả mặt bằng.
Lấy lại mặt bằng là một quy trình pháp lý, không phải một cuộc đối đầu
Khi bên thuê cố tình không trả mặt bằng, phản ứng tự nhiên của doanh nghiệp là muốn hành động thật nhanh. Nhưng càng nóng vội, doanh nghiệp càng dễ tạo thêm một tranh chấp mới về tài sản, trật tự, thiệt hại hoặc cách thức tiếp cận mặt bằng.
Giải pháp hiệu quả phải đi theo một trình tự có kiểm soát: xác minh quyền đối với tài sản, chốt thời điểm chấm dứt hợp đồng, chuẩn hóa công nợ, lưu giữ chứng cứ, gửi yêu cầu cuối cùng, tổ chức bàn giao tự nguyện nếu có thể và kịp thời khởi kiện khi cần thiết.
Điều doanh nghiệp cần lấy lại không chỉ là chìa khóa của mặt bằng. Doanh nghiệp còn phải giữ được vị thế pháp lý của mình. Một mặt bằng được lấy lại nhanh nhưng bằng phương thức rủi ro có thể mở đầu cho nhiều năm tranh chấp; ngược lại, một quy trình được chuẩn bị kỹ có thể khiến bên thuê nhận ra rằng việc tiếp tục chiếm giữ không còn là một chiến thuật có lợi.
