Đặt biển hiệu thế nào cho đúng với quy định của pháp luật?

Biển hiệu là một “phương tiện quảng cáo”[1] dùng để giới thiệu các thông tin cơ bản và bắt buộc mà một cửa hàng, cơ sở kinh doanh của doanh nghiệp cần cung cấp cho khách hàng, đối tác trong hoạt động kinh doanh. 

Biển hiệu có vai trò quan trọng giúp quảng bá, thu hút, tạo uy tín cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, vì nhiều lý do khác nhau, có một số doanh nghiệp chưa quan tâm tới việc thiết kế và lắp đặt biển hiệu dẫn đến việc doanh nghiệp không đặt biển hiệu hoặc nội dung biển hiệu không đúng hoặc lắp đặt biển hiệu không phù hợp và hậu quả là doanh nghiệp bị các cơ quan quản lý xử phạt vi phạm hành chính với mức phạt rất nặng[2], từ 30-50 triệu đồng, gây ảnh hưởng lớn đến hình ảnh và uy tín của doanh nghiệp.

Vậy, doanh nghiệp cần phải tuân thủ những vấn đề nào khi lắp đặt biển hiệu của doanh nghiệp cho đúng với quy định của pháp luật hiện hành. Trong phạm vi bài viết này HM&P sẽ làm rõ các vấn đề về biển hiệu.

1. Nội dung của biển hiệu

a) Các nội dung bắt buộc của biển hiệu:

Theo quy định tại khoản 1 Điều 34 Luật Quảng cáo 2012, các nội dung bắt buộc phải có của biển hiệu bao gồm:

• Tên cơ quan chủ quản trực tiếp (nếu có);
• Tên cơ sở sản xuất, kinh doanh theo đúng giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh;
• Địa chỉ, điện thoại.

Ngoài ra, Khoản 3 Điều 22 Nghị định 103/2009/NĐ-CP còn nêu các nội dung của biển hiệu như: tên cơ quan chủ quản trực tiếp (nếu có); tên gọi đầy đủ bằng tiếng Việt Nam đúng với quyết định thành lập hoặc giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh do cơ quan có thẩm quyền cấp; loại hình doanh nghiệp hoặc hợp tác xã; ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh chính (đối với các cơ sở sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ);

Trường hợp không tuân thủ về các quy định đối với biển hiệu nội dung của biển hiệu sẽ bị phạt theo Điều 48 của Nghị định 38/2021/NĐ-CP như sau:

"1. Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:

a) Không thể hiện đầy đủ trên biển hiệu tên cơ quan chủ quản trực tiếp; tên cơ sở sản xuất kinh doanh theo đúng giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp; địa chỉ, điện thoại;"

b) Trường hợp nội dung biển hiệu được thể hiện bằng ngôn ngữ nước ngoài

Pháp luật Việt Nam yêu cầu trong các sản phẩm quảng cáo phải có nội dung thể hiện bằng tiếng Việt và doanh nghiệp có thể sử dụng chữ viết nước ngoài để thể hiện tên viết tắt, tên giao dịch quốc tế, tên, chữ nước ngoài cho biển hiệu của doanh nghiệp.

Pháp luật Việt Nam cho phép được thể hiện nội dung biển hiệu bằng ngôn ngữ nước ngoài.  Trường hợp sử dụng chữ viết nước ngoài thì doanh nghiệp phải trình bày nội dung biển hiệu như sau: chữ nước ngoài phải đặt bên dưới chữ tiếng Việt và khổ chữ nước ngoài không được quá ¾ (ba phần tư) khổ chữ tiếng Việt.[3]

2. Quy cách biển hiệu:

a) Hình thức của biển hiệu: Biển hiệu được thể hiện dưới các hình thức bảng, biển, hộp đèn, hệ thống đèn néon uốn chữ (neonsight),…[4].

b) Kích thước của biển hiệu:

Pháp luật quy định yêu cầu về kích thước đối với các biển hiệu như sau:

• Biển hiệu ngang
  • Chiều cao tối đa là 02 mét(m),
  • Chiều dài không vượt quá chiều ngang mặt tiền nhà;
• Biển hiệu dọc
  • Chiều ngang tối đa là 01 mét(m)
  • Chiều cao tối đa là 04 mét(m)

c) Xin giấy phép xây dựng biển hiệu

Pháp luật chỉ yêu cầu phải xin giấy phép xây dựng đối với biển hiệu trong trường hợp sau:

"Biển hiệu có diện tích một mặt trên 20 mét vuông, kết cấu khung kim loại hoặc vật liệu xây dựng tương tự gắn vào công trình xây dựng có sẵn.[5]"

Hồ sơ đề nghị, trình tự thủ tục cấp giấy phép xây dựng công trình quảng cáo được quy định tại điểm c, điểm d Điều 31 Luật Quảng cáo 2012. Thời gian và khả năng xin giấy phép sẽ tùy thuộc vào trường hợp và điều kiện cụ thể của cá nhân, tổ chức. Nếu cá nhân, tổ chức thực hiện việc xây dựng biển hiệu trong trường hợp trên mà không xin giấy phép xây dựng thì sẽ phải đối mặt với việc phạt vi phạm. Cụ thể, tại khoản 6 Điều 60 Nghị định số 158/2013/NĐ-CP:

"6. Phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng đối với hành vi xây dựng biển hiệu, bảng quảng cáo có diện tích một mặt trên 20 mét vuông kết cấu khung kim loại hoặc vật liệu xây dựng tương tự gắn vào công trình có sẵn mà không có giấy phép xây dựng công trình quảng cáo."

Do đó, để có sự yên tâm trong việc thiết lập và chạy biển hiệu, bạn cần có sự tư vấn từ những tư vấn pháp lý từ những luật sư kinh nghiệm để hoạt động thi công biển hiệu và hoạt động kinh doanh trở nên trơn tru và hiệu quả.

d) Vị trí đặt biển hiệu

• Biển hiệu chỉ được viết, đặt sát cổng, hoặc mặt trước của trụ sở hoặc nơi kinh doanh của doanh nghiệp.
• Biển hiệu không được che chắn không gian thoát hiểm, cứu hoả, không được lấn ra vỉa hè, lòng đường, ảnh hưởng đến giao thông công cộng.
• Trường hợp biển hiệu treo ngang cổng hoặc lối vào phải đảm bảo khoảng cách thông thủy từ mép dưới biển xuống điểm cao nhất của mặt lối đi không nhỏ hơn 4,25 m.[6]

Việc đặt biển hiệu sai vị trí sẽ có thể phải đối diện với mức phạt từ 15.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng theo khoản 3 Điều 66 Nghị định 158/2013/NĐ-CP.

e) Số lượng biển hiệu doanh nghiệp được phép viết, đặt:

• Mỗi doanh nghiệp chỉ được viết, đặt một biển hiệu tại cổng.
• Tại trụ sở hoặc nơi kinh doanh độc lập với tổ chức, cá nhân khác chỉ viết, đặt một biển hiệu ngang và không quá hai biển hiệu dọc.[7]

Lưu ý: Việc đặt biển hiệu còn phải đảm bảo mỹ quan và tuân thủ các quy chuẩn kỹ thuật do chính phủ và địa phương ban hành.

3. Một số trường hợp đặt biển hiệu mà doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý:

a) Trường hợp doanh nghiệp không hoạt động ở trụ sở chính

Theo Luật Doanh nghiệp thì trụ sở chính là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp trên lãnh thổ Việt Nam và được ghi nhận trong giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Về mặt pháp lý chúng ta có thể hiểu rằng chức năng bắt buộc của trụ sở chính là để liên lạc, vì thế trụ sở chính có thể thực hiện hoặc không thực hiện hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Vậy nếu doanh nghiệp không hoạt động ở địa chỉ trụ sở đã đăng ký thì doanh nghiệp phải đặt biển hiệu ở đâu? Theo quy định tại Điều 37 Luật Doanh nghiệp 2020 thì: “Tên doanh nghiệp phải được gắn tại trụ sở chính, chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp”, do đó cho dù hoạt động tại bất kỳ địa chỉ nào thì doanh nghiệp vẫn phải đặt biển hiệu tại trụ sở chính mà doanh nghiệp đã đăng ký.

Trên thực tế, có rất nhiều doanh nghiệp hiện nay đang thực hiện hoạt động kinh doanh ở một nơi không phải là trụ sở chính hoặc đặt trụ sở chính ở địa chỉ khác địa chỉ trong giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Các doanh nghiệp này thường hay nhầm lẫn trong việc đặt biển hiệu như: không đặt biển hiệu ở trụ sở đã đăng ký và/hoặc đặt biển hiệu ở nơi không đăng ký hoạt động kinh doanh dẫn đến hệ quả là doanh nghiệp bị xử phạt vi phạm hành chính. Bên cạnh đó, việc doanh nghiệp không hoạt động ở địa chỉ trụ sở đã đăng ký mà hoạt động ở địa chỉ khác có thể dẫn đến nhiều hệ lụy như: doanh nghiệp bị xử phạt với hành vi hoạt động ở địa điểm không đăng ký, không được khấu trừ thuế GTGT, bị đóng mã số thuế, không sử dụng được hóa đơn điện tử,…

Do đó, để đảm bảo thực hiện hoạt động kinh doanh đúng pháp luật trong trường hợp này, ngoài việc đặt biển hiệu đúng quy định thì doanh nghiệp nên: (i) đăng ký chuyển địa chỉ trụ sở; hoặc (ii) sắp xếp nhân sự hoạt động tại trụ sở chính và đăng ký địa điểm kinh doanh/ thành lập chi nhánh/ thành lập văn phòng đại diện cho những nơi doanh nghiệp đang hoạt động chính thức.

b) Đặt biển hiệu tại địa điểm kinh doanh, chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp

Theo quy định tại Điều 37 và khoản 3 Điều 40 Luật Doanh nghiệp 2020 thì doanh nghiệp phải gắn tên doanh nghiệp và tên chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh tại chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp, vì thế doanh nghiệp phải đặt biển hiệu tại những địa điểm này.

Cũng theo Điều 40 Luật Doanh nghiệp 2020 thì biển hiệu của chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh còn phải lưu ý thêm về nội dung như sau: tên chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh phải bao gồm tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Chi nhánh” đối với chi nhánh, cụm từ “Văn phòng đại diện” đối với văn phòng đại diện, cụm từ “Địa điểm kinh doanh” đối với địa điểm kinh doanh, được in hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên tiếng Việt của doanh nghiệp.

c) Vi phạm những điều cấm trong hoạt động quảng cáo

Đặt biển hiệu là một phương tiện của hoạt động quảng cáo, do đó việc đặt đặt biển hiệu không được vi phạm những hành vi cấm trong hoạt động quảng cáo. Các hành vi cấm trong hoạt động quảng cáo được quy định tại Điều 8 Luật Quảng cáo 2012. Một số hành vi cấm trong hành động quảng cáo thường dễ mắc vi phạm:

• Quảng cáo những sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ bị cấm hoặc thuốc lá, rượu có nồng độ cồn từ trên 15 độ,…
• Quảng cáo không đúng hoặc gây nhầm lẫn về khả năng kinh doanh
• Quảng cáo có sử dụng các từ ngữ “nhất”, “duy nhất”, “tốt nhất”,…mà không có tài liệu hợp pháp chứng minh theo quy định của bộ văn hóa

Nhìn chung, Biển hiệu tuy là một vấn đề nhỏ tuy nhiên các doanh nghiệp cần phải lưu ý để tránh những sai sót không đáng có đang xảy ra tại rất nhiều các doanh nghiệp hiện nay dẫn đến việc vi phạm quy định của pháp luật về biển hiệu gây ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh và uy tín của doanh nghiệp.