Đăng ký doanh nghiệp và quản lý thông tin doanh nghiệp: thực tiễn và đề xuất giải pháp hoàn thiện

Đăng ký doanh nghiệp theo quy định tại Khoản 1 Điều 3 Dự thảo Nghị định (Dự thảo 1 ngày 17/06/2024 của Bộ Kế hoạch và Đầu tư[1]) thay thế Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp (“Dự thảo”) đã cho thấy sự khác biệt trong phạm vi và nội dung của các thủ tục. Sự khác biệt chính giữa hai quy định này là Nghị định 01/2021/NĐ-CP quy định rộng hơn các nghĩa vụ và hoạt động liên quan đến đăng ký doanh nghiệp, trong khi Dự thảo chi tiết hóa quy trình cập nhật và duy trì thông tin trong cơ sở dữ liệu quốc gia, sẽ được đề cập cụ thể ở nội dung sau. Nói ngắn gọn, đây là các thủ tục mà doanh nghiệp phải thực hiện với Nhà nước để xác lập, điều chỉnh và thay đổi thông tin doanh nghiệp của mình. Ngoài ra, khi doanh nghiệp chấm dứt tồn tại, theo quy định tại Nghị định 01/2021/NĐ-CP[2], bao gồm cả giải thể và phá sản, doanh nghiệp cũng đều được yêu cầu phải thực hiện đăng ký và quản lý thông tin một cách chính thức.

Bên cạnh đó, theo Nghị định 01/2021/NĐ-CP, có thể hiểu việc quản lý thông tin doanh nghiệp liên quan đến việc duy trì và cập nhật các dữ liệu quan trọng về tình trạng pháp lý và hoạt động của doanh nghiệp trong cơ sở dữ liệu quốc gia nhằm đảm bảo tất cả các thông tin liên quan đến doanh nghiệp được ghi nhận và duy trì một cách chính xác, minh bạch và đồng bộ với các quy định pháp luật hiện hành. Khi doanh nghiệp giải thể hoặc phá sản, việc cập nhật thông tin kịp thời và chính xác cũng như thông báo và đăng tải thông tin công khai là cần thiết để phản ánh đúng tình trạng của doanh nghiệp trong hệ thống quản lý quốc gia, bảo vệ quyền lợi của các bên liên quan và duy trì sự minh bạch trong quản lý doanh nghiệp.

Nhà nước, với vai trò quản lý, không chỉ kiểm soát chặt chẽ mà còn đưa ra các chế tài để đảm bảo tuân thủ quy định, góp phần tạo nên môi trường kinh doanh bền vững và minh bạch. Tuy nhiên, hoạt động này vẫn tồn tại một số bất cập, gây khó khăn cho doanh nghiệp, đặt ra yêu cầu cấp thiết về việc điều chỉnh và cải thiện từ các cơ quan có thẩm quyền để nâng cao hiệu quả quản lý. Trong phạm vi bài tham luận này, tác giả sẽ đề cập một số vấn đề thực tiễn trong hoạt động đăng ký doanh nghiệp và quản lý thông tin đăng ký doanh nghiệp, từ đó, tác giả sẽ đề xuất các giải pháp nhằm góp phần hoàn thiện và nâng cao chất lượng của hoạt động này tại Việt Nam.

1. Bản chất và mục đích của việc đăng ký và quản lý thông tin doanh nghiệp

Khoản 1 Điều 3 Nghị định 01/2021/NĐ-CP tập trung vào việc đăng ký thông tin của doanh nghiệp dự kiến thành lập và các thay đổi thông tin sau khi doanh nghiệp đã được thành lập, nhấn mạnh việc đăng ký với cơ quan đăng ký kinh doanh và lưu giữ thông tin tại Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Trong khi đó, quy định tại khoản 1 Điều 3 của Dự thảo được xây dựng theo hướng liệt kê các hoạt động đăng ký như đăng ký nội dung kinh doanh và thuế, thay đổi thông tin doanh nghiệp cũng như việc đăng ký và thay đổi nội dung hoạt động của chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh. Đồng thời, quy định này cũng đề cập đến các nghĩa vụ và thông báo khác theo quy định của Luật Doanh nghiệp và các văn bản pháp lý liên quan. Dù có sự điều chỉnh về mặt từ ngữ giữa Nghị định 01/2021/NĐ-CP và Dự thảo về khái niệm đăng ký doanh nghiệp song xét về bản chất, việc đăng ký và quản lý thông tin doanh nghiệp không chỉ đơn thuần là một yêu cầu thủ tục hành chính mà là một phần không thể tách rời của hệ thống quản lý Nhà nước đối với hoạt động kinh doanh của một quốc gia. Bản chất của quá trình này xuất phát từ nhu cầu cần thiết của Nhà nước trong việc theo dõi, giám sát và đảm bảo rằng mọi doanh nghiệp hoạt động trong lãnh thổ Việt Nam, dù là có vốn trong nước hay nước ngoài, đều tuân thủ đúng các quy định pháp luật. Điều này cũng giúp Nhà nước có thể thực hiện các chính sách kinh tế, xã hội một cách hiệu quả và công bằng.

Quá trình đăng ký thông tin doanh nghiệp cho phép Nhà nước thu thập và cập nhật liên tục các thông tin quan trọng về doanh nghiệp như tên, ngành nghề, địa chỉ, người đại diện pháp luật, vốn điều lệ và các thay đổi liên quan. Đây không chỉ là cơ sở pháp lý để xác định sự tồn tại của doanh nghiệp mà còn là công cụ quan trọng giúp Nhà nước nắm bắt được toàn bộ “bức tranh” về hoạt động kinh doanh của mọi thành phần kinh tế. Thông qua việc quản lý thông tin này, Nhà nước có thể nhanh chóng phát hiện, ngăn chặn các hành vi vi phạm pháp luật, gian lận và đảm bảo sự minh bạch trong hoạt động kinh doanh.

Ngoài ra, việc ban hành quy định về quản lý thông tin doanh nghiệp không chỉ nhằm mục đích kiểm soát và giám sát hoạt động của doanh nghiệp mà còn nhằm tạo ra một hệ thống lưu trữ chung, thống nhất và toàn diện trên phạm vi toàn quốc. Hệ thống này cho phép các cơ quan quản lý, từ trung ương đến địa phương, có thể truy cập và sử dụng dữ liệu doanh nghiệp một cách chính xác và kịp thời, phục vụ cho các mục tiêu quản lý, thống kê và hoạch định chính sách. Yếu tố này có ý nghĩa đặc biệt quan trọng trong bối cảnh kinh tế toàn cầu hóa, khi mà sự giao thoa giữa các doanh nghiệp trong nước và quốc tế ngày càng gia tăng, yêu cầu Nhà nước có một hệ thống quản lý chặt chẽ và hiệu quả để đảm bảo sự cạnh tranh lành mạnh và bảo vệ quyền lợi của các bên liên quan.

Hơn nữa, việc quản lý thông tin doanh nghiệp còn đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ quá trình ra quyết định của các nhà đầu tư, các tổ chức tài chính và các bên liên quan khác. Thông qua hệ thống thông tin doanh nghiệp được quản lý chặt chẽ, minh bạch, các nhà đầu tư có thể dễ dàng đánh giá được mức độ uy tín, khả năng tài chính và triển vọng phát triển của doanh nghiệp mà họ quan tâm. Điều này không chỉ góp phần thúc đẩy hoạt động đầu tư mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp và nền kinh tế quốc gia.

Tóm lại, việc đăng ký và quản lý thông tin doanh nghiệp là một công cụ thiết yếu giúp Nhà nước thực hiện chức năng quản lý của mình đối với hoạt động kinh doanh trên lãnh thổ Việt Nam. Ban hành các quy định liên quan đến đăng ký và quản lý thông tin doanh nghiệp không chỉ giúp Nhà nước kiểm soát, giám sát và điều tiết hoạt động kinh doanh mà còn tạo ra một hệ thống thông tin doanh nghiệp minh bạch, hiệu quả, phục vụ cho các mục tiêu phát triển kinh tế - xã hội dài hạn.

2. Một số vấn đề phát sinh trong quá trình đăng ký và quản lý thông tin doanh nghiệp

2.1. Những thành tựu đạt được trong hoạt động xác thực và quản lý thông tin doanh nghiệp

Trong quá trình đăng ký và quản lý thông tin doanh nghiệp, Nhà nước và các cơ quan quản lý đã đạt được nhiều thành tựu đáng kể trong việc tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động kinh doanh và phát triển của doanh nghiệp. Một trong những thành tựu nổi bật là sự đồng nhất mã số doanh nghiệp đồng thời là mã số thuế của doanh nghiệp, tương tự đối với chi nhánh, văn phòng đại diện theo quy định tại Khoản 1 và Khoản 5 Điều 8 Nghị định 01/2021/NĐ-CP. Điều này giúp doanh nghiệp giảm thiểu thời gian và công sức trong việc thực hiện các thủ tục về thuế và đăng ký kinh doanh, khi mà chỉ cần thực hiện tại một cơ quan duy nhất, toàn bộ dữ liệu sẽ được tự động đồng bộ giữa hệ thống thông tin đăng ký doanh nghiệp và hệ thống thông tin thuế.

Việc đồng bộ hóa này không chỉ đơn giản hóa quy trình đăng ký mà còn nâng cao tính minh bạch và hiệu quả trong quản lý. Các thông tin liên quan đến thuế và đăng ký doanh nghiệp giờ đây không chỉ được quản lý bởi các cơ quan hành chính địa phương mà còn nằm trong cơ sở dữ liệu chung trên toàn quốc. Điều này cho phép các cơ quan chức năng dễ dàng kiểm tra, giám sát và đảm bảo rằng doanh nghiệp tuân thủ đúng các quy định pháp luật từ khâu đăng ký ban đầu đến quá trình hoạt động. Ngoài ra, việc quản lý tập trung này cũng giúp phát hiện sớm những hành vi gian lận, tránh tình trạng doanh nghiệp lợi dụng sự phân tán của thông tin để trốn thuế hay vi phạm pháp luật.

Trước khi Luật Doanh nghiệp 2020 được ban hành và có hiệu lực áp dụng, hệ thống liên thông giữa đăng ký doanh nghiệp và đăng ký thuế đã được áp dụng cho hộ kinh doanh. Việc triển khai cơ chế này trên thực tế đã mang lại nhiều lợi ích rõ rệt, giúp đơn giản hóa thủ tục hành chính, tiết kiệm thời gian và chi phí cho doanh nghiệp. Một minh chứng cụ thể là ngay từ lần đầu tiên đăng ký doanh nghiệp, người nộp hồ sơ phải đăng ký để được cấp tài khoản trên website của cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, đồng thời kê khai thông tin thuế ban đầu của doanh nghiệp trên hệ thống đăng ký doanh nghiệp này. Lúc này, thông tin thuế ban đầu đã được ghi nhận trên hồ sơ của cơ quan thuế, doanh nghiệp chỉ cần tiến hành khai thuế môn bài như thường lệ đối với doanh nghiệp mới thành lập.

Có thể kể đến, sự ra đời của Nghị định 122/2020/NĐ-CP về phối hợp, liên thông giữa cơ quan đăng ký kinh doanh, cơ quan bảo hiểm xã hội, cơ quan thuế đã trở thành văn bản chính thức của cơ quan có thẩm quyền hỗ trợ tích cực trong việc thực hiện các thủ tục hành chính tại địa phương. Dữ liệu của doanh nghiệp được đăng ký sẽ được tiếp nhận bởi cơ quan đăng ký kinh doanh làm đầu mối, thông qua phương thức kết nối, chia sẻ dữ liệu số giữa các hệ thống công nghệ thông tin. Điểm nổi bật của Nghị định này là cơ chế phối hợp, liên thông giữa các cơ quan quản lý Nhà nước trong giải quyết thủ tục đăng ký thành lập doanh nghiệp, khai trình việc sử dụng lao động, cấp mã số đơn vị tham gia bảo hiểm xã hội, đăng ký sử dụng hóa đơn với một số nội dung như sau:

Thứ nhất, về mối tương quan giữa cơ quan đăng ký kinh doanh và cơ quan bảo hiểm xã hội, hai bên có trách nhiệm phối hợp chia sẻ thông tin liên quan đến doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện và số lượng lao động dự kiến, ngành nghề kinh doanh, cũng như phương thức đóng bảo hiểm xã hội. Việc liên thông không chỉ giúp cơ quan bảo hiểm xã hội quản lý hiệu quả mà còn đảm bảo sự thống nhất trong dữ liệu giữa các cơ quan. Đồng thời, cơ quan bảo hiểm xã hội cũng cung cấp lại thông tin về số lượng lao động tham gia bảo hiểm cho cơ quan đăng ký kinh doanh, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý sau khi doanh nghiệp đăng ký thành lập. Khi đó, mã số doanh nghiệp, chi nhánh hay văn phòng đại diện sẽ đồng thời là mã số tham gia bảo hiểm xã hội, đơn giản hóa quy trình quản lý.

Thứ hai, về mối tương quan giữa cơ quan đăng ký kinh doanh và cơ quan quản lý Nhà nước về lao động, việc chia sẻ thông tin đóng vai trò quan trọng trong công tác quản lý lao động tại địa phương. Cơ quan đăng ký kinh doanh cung cấp các thông tin chi tiết về tên, mã số, địa chỉ, người đại diện pháp luật, và ngành nghề kinh doanh chính, cũng như số lượng lao động dự kiến của doanh nghiệp mới thành lập cho cơ quan quản lý lao động. Điều này giúp cơ quan quản lý lao động nắm bắt chính xác tình hình lao động, từ đó thực hiện chức năng quản lý Nhà nước một cách hiệu quả và kịp thời.

Thứ ba, về mối quan hệ giữa cơ quan đăng ký kinh doanh và cơ quan thuế, sự hợp tác này cũng không kém phần quan trọng. Khi doanh nghiệp hoàn tất thủ tục đăng ký thành lập, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ chuyển thông tin liên quan đến cơ quan thuế, bao gồm cả việc đăng ký sử dụng hóa đơn. Đổi lại, cơ quan thuế sẽ chia sẻ thông tin về mã số doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện, cùng với phân cấp cơ quan quản lý thuế theo dữ liệu từ Hệ thống thông tin đăng ký thuế.

Trên nền tảng sự phối hợp chặt chẽ giữa các cơ quan, thông tin của doanh nghiệp, chi nhánh và văn phòng đại diện sau khi thành lập được truyền tải nhanh chóng và chính xác. Khi có bất kỳ sự thay đổi nào liên quan đến thông tin doanh nghiệp, chỉ cần doanh nghiệp thực hiện điều chỉnh tại cơ quan đăng ký kinh doanh, hệ thống thông tin đăng ký thuế và bảo hiểm xã hội sẽ tự động cập nhật theo, đảm bảo tính nhất quán và giảm thiểu thủ tục hành chính cho doanh nghiệp.

Bên cạnh đó, cơ chế liên thông giữa đăng ký doanh nghiệp và đăng ký đầu tư đối với nhà đầu tư nước ngoài cũng được đặt ra kể từ Thông tư 02/2017/TT-BKHĐT hướng dẫn Luật Đầu tư 2014. Văn bản này cho phép áp dụng cơ chế liên thông đối với nhà đầu tư nước ngoài theo quy định tại Điều 24 Nghị định 118/2015/NĐ-CP. Theo đó, nhà đầu tư nước ngoài có quyền lựa chọn đăng ký đầu tư và đăng ký doanh nghiệp theo cơ chế liên thông theo quy định tại Thông tư 02/2017/TT-BKHĐT hoặc thực hiện từng thủ tục theo quy định tại Luật Đầu tư, Luật Doanh nghiệp và các văn bản hướng dẫn hiện hành. Nhà đầu tư tự kê khai hồ sơ và chịu trách nhiệm trước pháp luật về các thông tin được kê khai trong hồ sơ đăng ký đầu tư, đăng ký doanh nghiệp. Cơ quan đăng ký đầu tư và cơ quan đăng ký kinh doanh có trách nhiệm phối hợp, trao đổi thông tin và chỉ yêu cầu nhà đầu tư nộp một bản trong trường hợp hồ sơ đăng ký đầu tư và hồ sơ đăng ký doanh nghiệp có sự trùng lặp về thành phần hồ sơ khi thực hiện thủ tục. Thông qua thủ tục này, nhà đầu tư nước ngoài có thể tiến hành đồng thời thủ tục đăng ký thành lập, đăng ký thay đổi qua cơ chế liên thông một cửa tại cơ quan có thẩm quyền. Đây được xem là một trong những điểm nổi bật của Luật Đầu tư 2014 so với Luật Đầu tư 2004, đơn giản hóa thủ tục hành chính, rút ngắn đáng kể thời gian và chi phí của doanh nghiệp. Việc áp dụng đăng ký liên thông này thực tế vẫn được duy trì kể từ khi Luật Đầu tư 2020 được ban hành và có hiệu lực nhằm hỗ trợ các doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, khi thực hiện các thủ tục liên quan đến đăng ký đầu tư và đăng ký doanh nghiệp.

Việc quản lý liên thông thông tin doanh nghiệp giữa cơ quan đăng ký doanh nghiệp, cơ quan thuế, cơ quan quản lý Nhà nước về lao động và cơ quan đăng ký đầu tư không chỉ là một bước tiến quan trọng trong công tác quản lý nhà nước mà còn góp phần mạnh mẽ vào công cuộc chuyển đổi số của các thủ tục hành chính. Nhờ vào sự phối hợp chặt chẽ và đồng bộ hóa dữ liệu giữa các cơ quan, quá trình số hóa thông tin doanh nghiệp được thực hiện một cách toàn diện và hiệu quả hơn. Cơ chế liên thông góp phần giảm thiểu gánh nặng hành chính cho doanh nghiệp và tăng cường sự minh bạch và nhất quán trong việc quản lý thông tin. Khi dữ liệu được quản lý một cách chính xác và kịp thời, doanh nghiệp không còn phải đối mặt với những rào cản từ thủ tục hành chính phức tạp, từ đó tạo điều kiện phát triển năng lực nội tại của doanh nghiệp.

Hơn nữa, sự đồng bộ hóa này tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững của nền kinh tế quốc gia. Khi thông tin được lưu trữ và chia sẻ một cách khoa học, Nhà nước có thể dễ dàng theo dõi và hỗ trợ các doanh nghiệp, đảm bảo rằng các chính sách kinh tế được thực thi một cách hiệu quả. Doanh nghiệp cũng được hưởng lợi từ môi trường kinh doanh minh bạch, giảm thiểu rủi ro và tăng cường khả năng thích ứng với sự thay đổi của thị trường.

Tóm lại, quản lý liên thông thông tin không chỉ là một giải pháp kỹ thuật mà còn là một động lực quan trọng để thúc đẩy sự phát triển kinh tế-xã hội trong thời đại số hóa, đưa quốc gia tiến bước vững chắc trên con đường hội nhập và phát triển.

2.2. Những bất cập, vướng mắc còn tồn tại trong hoạt động đăng ký kinh doanh và quản lý, xác thực thông tin doanh nghiệp.  

Bên cạnh những đổi mới và mặt tích cực đã đạt được cho đến thời điểm hiện tại, hoạt động đăng ký và quản lý thông tin doanh nghiệp vẫn còn những vướng mắc và hạn chế chưa được giải quyết. Những vấn đề này gây khó khăn cho việc thực hiện hoạt động đăng ký kinh doanh, ảnh hưởng đến thông tin của những cá nhân và doanh nghiệp có liên quan và cản trở các hoạt động quản lý của các cơ quan nhà nước. Dưới đây là có thể kể ra một số bất cập đã từng xảy ra trên thực tế mà một số cá nhân, doanh nghiệp đã gặp phải:  

Thứ nhất, việc quản lý, bảo mật các thông tin doanh nghiệp trên cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp chưa được chặt chẽ, đảm bảo an toàn dẫn đến nhiều trường hợp bị bên thứ ba trục lợi, ảnh hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp. Việc đăng ký thành lập mới, đăng ký thay đổi, thông báo thay đổi thông tin doanh nghiệp hay giải thể đều có thể được thực hiện trên cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp thông qua tài khoản đăng ký kinh doanh cá nhân. Bất kỳ các cá nhân nào cũng có thể tạo tài khoản và sử dụng các tài khoản này để truy cập, tìm kiếm các dữ liệu của doanh nghiệp bao gồm cả những thông tin không được công bố công khai hay ghi nhận trên giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Dù gần đây việc truy cập này một phần bị giới hạn bằng yêu cầu nhập thêm số giấy tờ chứng thực cá nhân của người đại diện pháp luật công ty. Tuy vậy việc này không đảm bảo các thông tin doanh nghiệp không bị truy cập, sử dụng bởi bên thứ ba khi họ biết được hoặc có được thông tin trên nội dung giấy chứng nhận doanh nghiệp của công ty. Các thông tin này có thể được sử dụng vào các mục đích xấu như giả danh, lừa đảo hay thực hiện các công việc bất hợp pháp khác.  

Trong các tình huống xấu hơn, một số cá nhân còn lợi dụng việc này để cản trở, phá hoại các hoạt động của doanh nghiệp. Cụ thể, những người này đã giả danh là người của doanh nghiệp để tự ý thực hiện thay đổi các thông tin doanh nghiệp hoặc làm các thủ tục tạm ngừng, giải thể. Theo quy định của pháp luật hiện hành, việc thực hiện các thông báo thay đổi không bắt buộc phải có đóng dấu của công ty[3]. Điều này khiến việc giả danh của họ càng diễn ra thuận lợi hơn, khi chỉ cần giả chữ ký vào các văn bản, hồ sơ là có thể tiến hành các thủ tục liên quan. Trường hợp bị chuyên viên của cơ quan đăng ký kinh doanh phát hiện và yêu cầu sửa đổi bổ sung các hồ sơ giấy tờ, những người này thường bỏ mặc việc này khiến cho trường thông tin đăng ký của doanh nghiệp bị treo. Các doanh nghiệp bị rơi vào tình huống như vậy muốn thực hiện các thay đổi theo ý của mình phải tốn thời gian và công sức để thực hiện thêm bước rút và hủy bỏ hồ sơ đang bị treo trước đó. Đây rõ ràng là một bất cập lớn trong hoạt động đăng ký kinh doanh hiện nay. 

Thứ hai, vấn đề về con dấu của doanh nghiệp cũng như chữ ký của người quản lý, người đại diện pháp luật vẫn chưa được quản lý hiệu quả. Có thể thấy một bước tiến bộ của Luật Doanh nghiệp 2020 so với Luật Doanh nghiệp 2014 trước đó ở việc loại bỏ nghĩa vụ đăng ký mấu dẫu của công ty với cơ quan đăng ký kinh doanh cũng như quy định thêm việc chữ ký số có giá trị ngang với con dấu. Thế nhưng, việc áp dụng trên thực tế của những quy định này vẫn chưa đạt được những hiệu quả tích cực trong hoạt động xác thực thông tin đăng ký kinh doanh. Như đã đề cập ở trên, giờ đây, khi đăng ký doanh nghiệp, do không bắt buộc phải sử dụng con dấu đã đăng ký, các hồ sơ đăng ký doanh nghiệp thường dễ dàng bị sửa đổi, thay đổi nội dung phần chữ ký. Các chuyên viên trong phòng đăng ký kinh doanh cũng không có cơ sở để xác định về nội dung chữ ký, con dấu có hợp lệ hay không do không có nền tảng dữ liệu để xác thực. Nhiều trường hợp, chữ ký trong các hồ sơ của cùng một người nhưng không thống nhất hay người được ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp xử lý, cắt ghép các chữ ký trong hồ sơ thay cho người có thẩm quyền theo quy định pháp luật. Việc này có thể đem đến các hệ quả rất nguy hiểm cho doanh nghiệp, khi các nội dung của các văn bản bị thay thế, sửa đổi không được những người có thẩm quyền biết hoặc xác nhận.  

Đối với dấu của doanh nghiệp, Luật Doanh nghiệp 2020 đã quy định về việc loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu do doanh nghiệp tự quyết định[4]. Việc quản lý và lưu giữ dấu cũng được thực hiện theo điều lệ hoặc quy chế nội bộ công ty. Thêm vào đó, chữ ký số cũng được xác định giá trị tương đương đương con dấu, nhưng trên thực tế, việc sử dụng chữ ký số điện tử vẫn chưa được công nhận và áp dụng phổ biến. Rất nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ, vẫn còn rất mơ hồ về giá trị sử dụng của chữ ký số. Họ cho rằng, chữ ký số chưa được công nhận, hợp pháp và cũng không tiện dụng như các con dấu được làm tại cơ sở khắc dấu trước đây. Thế nhưng, các doanh nghiệp này chưa nhận ra được giá trị quan trọng trong việc bảo mật cũng như hạn chế việc làm giả so với các con dấu thủ công đang được áp dụng phổ biến hiện nay.  

Thứ ba, giá trị về thời hạn của các hồ sơ, giấy tờ pháp lý được sao y, công chứng giữa quy định pháp lý và áp dụng thực tế vẫn còn những khoảng hở. Theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2020, khi nộp hồ sơ, trong một số thủ tục, người nộp hồ sơ cần phải nộp các bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân là chủ sở hữu, thành viên góp vốn hoặc cổ đông công ty hoặc bản sao giấy tờ pháp lý của tổ chức. Tại Khoản 1 Điều 4 của Luật Doanh nghiệp 2020 có quy định: “Bản sao là giấy tờ được sao từ sổ gốc hoặc được chứng thực từ bản chính bởi cơ quan, tổ chức có thẩm quyền hoặc đã được đối chiếu với bản chính”. Trên thực tế việc đối chiếu bản chính ở đây thường được thực hiện bởi các văn phòng công chứng hoặc các cơ quan nhà nước tại địa phương có thẩm quyền bằng cách thực hiện các thủ tục về sao y, chứng thực bản chính.  

Các bản sao y được chứng thực này theo quy định của pháp luật về công chứng có giá trị tương đương và có giá trị sử dụng thay thế bản chính nên phù hợp để thực hiện nộp hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền. Vấn đề đặt ra là hiện tại, các văn bản quy định pháp luật không có quy định cụ thể về thời hạn đối với giá trị của các bản sao y chứng thực này. Do vậy, trên nguyên tắc cơ bản, các văn bản được sao y này sẽ có giá trị vô thời hạn. Nhưng trên thực tế, việc xem xét về giá trị của các hồ sơ này lại không phải như vậy. Do thói quen, cách làm việc rập khuôn từ trước đến nay, tại một số cơ quan nhà nước, các bản sao y này phải được thực hiện chứng thực không quá 6 tháng kể từ ngày được chứng thực. 

Việc ấn định thời hạn 6 tháng này hoàn toàn không đúng theo quy định của pháp luật. Có thể hiểu quan điểm của việc áp dụng này cho rằng các hồ sơ cần được đảm bảo tính cập nhật phù hợp với từng thời điểm. Mặc dù vậy, cột mốc 6 tháng cũng chưa đảm bảo chặt chẽ cho việc kiểm tra tính chính xác của tài liệu, vì trên thực tế, các cá nhân có thể bị mất, thay đổi, hoặc cấp lại các giấy tờ pháp lý tại bất kỳ thời điểm nào. Việc chỉ dựa trên các hồ sơ bản giấy được chứng thực trong một thời hạn nhất định như vậy chắc chắn không thể nào đảm bảo tính cập nhật của giấy tờ. Thêm vào đó, điều này vô tình cũng tạo ra những sự bất tiện và tốn kém thêm các chi phí cho người dân dù không thật sự cần thiết.  

Ngoài ra, một vướng mắc liên quan đến giấy tờ pháp lý của các cá nhân là người nước ngoài cũng đang xảy ra khi áp dụng thực tiễn tại các cơ quan nhà nước. Cụ thể, các bản sao hộ chiếu của người nước ngoài được sử dụng để đăng ký kinh doanh cũng đang được yêu cầu khác nhau bởi các cơ quan có thẩm quyền. Theo quy định của Luật Doanh nghiệp[5] và Nghị định 01/2021/NĐ-CP[6], khi thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp, các hồ sơ cần sao y, chứng thực khi nộp gồm bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân là người đại diện theo pháp luật của công ty, giấy tờ pháp lý của thành viên, cổ đông của công ty là cá nhân hoặc tổ chức. Tuy nhiên các quy định này chỉ nhắc đến việc các giấy tờ pháp lý của các tổ chức nước ngoài phải được hợp pháp hóa lãnh sự, nhưng không nhắc đến trường hợp đối với hộ chiếu của cá nhân là người nước ngoài có bắt buộc phải thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự hay không. Đối với hộ chiếu nước ngoài, việc chứng thực bản sao từ bản chính đối với hộ chiếu không bắt buộc phải hợp pháp hóa lãnh sự[7]. Vậy nên, liệu có nên áp dụng tương tự về việc không yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự hộ chiếu nước ngoài khi thực hiện đăng ký kinh doanh hay không. Trên thực tế, việc áp dụng bởi các chuyên viên thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư tại các tỉnh là không giống nhau. Tại một số tỉnh các yêu cầu về hộ chiếu nước ngoài phải được hợp pháp hóa lãnh sự, một số tỉnh khác thì không yêu cầu đối với việc này, trong khi tại một số nơi khác ngoài việc hợp pháp hóa lãnh sự còn yêu cầu thêm việc dịch và công chứng các hộ chiếu nước ngoài. Rõ ràng việc này chưa có sự thống nhất áp dụng theo quy định pháp luật của các cơ quan có thẩm quyền.  

Tiếp đến, một bất cập khác có thể kể ra liên quan đến quá trình quản lý thông tin đăng ký doanh nghiệp đối với địa chỉ đăng ký kinh doanh. Khi kê khai đăng ký thành lập mới doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện, nội dung hồ sơ đăng ký doanh nghiệp phải kê khai cụ thể, rõ ràng địa chỉ nơi hoạt động và địa chỉ này phải nằm trên lãnh thổ Việt Nam. Một lưu ý với việc sử dụng địa chỉ đăng ký doanh nghiệp là các địa chỉ không được nằm ở các chung cư, nơi sử dụng với mục đích để ở, trừ một số trường hợp. Việc kê khai địa chỉ này cũng được kê khai dựa nguyên tắc tự kê khai, tự chịu trách nhiệm và không phải nộp các hồ sơ liên quan để chứng minh việc có sử dụng địa chỉ đăng ký. Hệ quả của điều này dẫn đến việc nhiều doanh nghiệp kê khai địa chỉ tại một nơi nhưng không có hoạt động hay bất kì dấu hiệu nào để nhận dạng việc có mặt tại địa chỉ đã đăng ký.  

Theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2020, tại địa chỉ của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện của công ty phải đặt biển hiệu thể hiện thông tin tổ chức. Dù vậy, có rất nhiều trường hợp khi kê khai đăng ký kinh doanh hoàn tất, tại các địa chỉ hoàn toàn không có thông tin về biển hiệu. Hơn nữa, trong quá trình hoạt động, nhiều doanh nghiệp đã ngừng, chấm dứt hoạt động nhưng không thực hiện các thủ tục để giải thể công ty. Cho đến khi không thực hiện các thủ tục liên quan đến khai, báo cáo thuế và bị cơ quan có thẩm quyền đến xác minh, xử lý thì doanh nghiệp đã không còn để lại bất kỳ dấu tích nào. Điều này dẫn đến việc các cơ quan nhà nước rơi vào thế bị động và khó có phương án xử lý đối với các doanh nghiệp này vì hoàn toàn không có bất kỳ cơ sở, thông tin nào để liên hệ hoặc làm việc với họ.  

Thêm vào đó, mặc dù việc nhà nước ra quy định cho phép doanh nghiệp được thực hiện liên thông thủ tục đăng ký đầu tư và đăng ký doanh nghiệp là một điểm cộng lớn trong quá trình thực hiện thủ tục hành chính, tuy nhiên, việc thực hiện đăng ký này hiện đang được quy định tại Thông tư 02/2017/TT-BKHDT. Thông tư này được ban hành từ năm 2017 và có hiệu lực từ ngày 15 tháng 07 năm 2017, hướng dẫn Nghị định 118/2015/NĐ-CP. Đến năm 2020, với sư ra đời của Luật đầu tư 2020, có hiệu lực từ 01 tháng 01 năm 2021, dẫn đến việc Luật đầu tư 2014 và các văn bản hướng dẫn đều chấm dứt hiệu lực. Do đó, Thông tư 02/2017/TT-BKHDT cũng bị hết hiệu lực nhưng hiện nay chưa có văn bản điều chỉnh thay thế. Từ đó, có thể thấy việc áp dụng đăng ký liên thông chưa được hướng dẫn, điều chỉnh bởi một văn bản quy phạm pháp luật có hiệu lực phù hợp tại thời điểm hiện nay.

Cuối cùng, đối với các trường hợp doanh nghiệp bị chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, thông tin về nguồn gốc của các doanh nghiệp được hình thành từ việc tổ chức lại, thông qua các thủ tục này, cũng không được thể hiện trên giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hay cổng thông tin quốc gia về đăng ký kinh doanh. Như vậy, rất khó để các bên đối tác cũng như các cơ quan có thẩm quyền xác minh được các thông tin, nguồn gốc của doanh nghiệp được hình thành mới từ công ty nào bị chia, tách, hợp nhất, sáp nhập. Trong một số trường hợp, các thông tin này là cơ sở rất quan trọng để xác minh quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp mới được hình thành vì theo quy định của pháp luật, các doanh nghiệp hình thành sau khi được chia, tách, sáp nhập, hợp nhập sẽ kế thừa các quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp trước đó. Ví dụ trường hợp một bên có các quyền và nghĩa vụ liên quan không biết, không được công ty bị chia, tách thông báo về việc chia, tách của doanh nghiệp và không thể tra cứu về thông tin này, sẽ rất khó để xác định và yêu cầu doanh nghiệp được hình thành sau khi thực hiện thủ tục chia, tách công ty thực hiện các nghĩa vụ được kế thừa đối với mình.  

3. Một số giải pháp và hướng hoàn thiện cụ thể để việc đăng ký doanh nghiệp và quản lý đăng ký doanh nghiệp từ thực tiễn. 

Những bất cập, hạn chế kể trên là những vấn đề mà các doanh nghiệp thường có thể gặp trong hoạt động đăng ký kinh doanh. Để có thể khắc phục khắc phục những điều này, tác giả đề xuất một số giải pháp và phương án nhằm cải thiện quy trình đăng ký doanh nghiệp cũng như quản lý thông tin, dữ liệu về đăng ký doanh nghiệp. 

Đầu tiên, nhằm tăng cường tính bảo mật các thông tin của doanh nghiệp trên cổng thông tin quốc gia về đăng ký kinh doanh, các biện pháp về đăng nhập, tạo tài khoản liên quan đến đăng ký kinh doanh cần được thắt chặt hơn. Việc này giới hạn lại sự tìm kiếm, sử dụng thông tin mà không được cấp phép, không có kiểm soát của các bên thứ ba. Theo đó, hệ thống đăng ký kinh doanh trực tuyến cần đặt ra những giới hạn bảo mật, câu hỏi bảo mật hoặc mã hóa những thông tin của từng doanh nghiệp, từ đó, chỉ những cá nhân được doanh nghiệp cấp quyền mới có thể truy cập, tìm kiếm và thay đổi những nội dung đăng ký doanh nghiệp và những nội dung không được công bố công khai. Ngoài ra, cũng cần giới hạn về việc đăng ký kinh doanh với những cá nhân có thẩm quyền hoặc đủ các yêu cầu điều kiện nhất định mới có thể tạo tài khoản và thực hiện hoạt động này.  

Thứ hai, về mặt con dấu và chữ ký, cần tuyên truyền, phổ biến rộng rãi việc áp dụng chữ ký số cho các doanh nghiệp, người dân, áp dụng hiệu quả các quy định của Luật giao dịch điện tử và các văn bản hướng dẫn thi hành đối với các thủ tục này. Điều này sẽ giúp thay đổi nhận thức về việc đăng ký kinh doanh được thực hiện thông qua hệ thống điện tử, áp dụng công nghệ thay vì việc ký tá thủ công như trước đây. Thêm vào đó, cần đẩy nhanh, mạnh việc xây dựng hệ thống thông tin dữ liệu quốc gia tích hợp với cổng thông tin quốc gia về đăng ký kinh doanh, điều này giúp cho việc xác nhận các thông tin, chữ ký của các cá nhân là chủ sở hữu, thành viên, cổ đông của công ty qua tài hệ thống thông tin dữ liệu quốc gia được nhanh và chính xác hơn. Các chuyên viên thuộc các phòng ban của cơ quan đăng ký kinh doanh cũng có hệ thống dữ liệu nền tảng để đánh giá tính chính xác của chữ ký, thông tin đăng ký doanh nghiệp của các hồ sơ.  

Thứ ba, đối với thời hạn của các tài liệu được sao y, chứng thực, các cơ quan lập pháp cũng nên đưa ra quy định cụ thể, chi tiết để có thể áp dụng hiệu quả khi đăng ký kinh doanh. Việc này nhằm thống nhất cách hiểu về các yêu cầu về hồ sơ đăng ký doanh nghiệp cho các cá nhân và tổ chức khi nộp hồ sơ. Nhờ vậy, việc sao y công chứng sẽ không còn là những thủ tục mang tính cứng nhắc, rập khuôn và không hiệu quả gây tốn kém về thời gian và tiền bạc cho người dân. Bên cạnh đó, việc các thông tin của cá nhân đang được cập nhật và hoàn thiện trên trung tâm liệu quốc gia về dân cư giúp cho việc cập nhật, đánh giá các thông tin dữ liệu được kê khai, cung cấp là phù hợp, chính xác. Hơn nữa, đối với các cá nhân là người nước ngoài thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp, cần phải đưa ra quy định cụ thể hơn về yêu cầu công chứng, chứng thực đối với hộ chiếu của nước ngoài khi đăng ký doanh nghiệp. Theo đó, các hộ chiếu này nên được thống nhất việc chỉ cần được công chứng, chứng thực tại Việt Nam mà không cần phải tiến hành hợp pháp hóa lãnh sự để hỗ trợ, giảm thiểu các quy trình trong việc đăng ký doanh nghiệp.

Thứ tư, về địa chỉ đăng ký kinh doanh, các doanh nghiệp cần phải thực hiện kê khai, đăng ký cập nhật chính xác địa chỉ của mình khi thay đổi hoặc chấm dứt hoạt động. Bất kể việc đăng ký tại địa chỉ ở đâu, cơ quan thuế và cơ quan đăng ký kinh doanh, cũng như cơ quan quản lý địa phương (ủy ban nhân dân, cơ quan công an phường, xã, thị trấn) cần có những phương án phối hợp nhằm xác minh, định vị địa chỉ một cách phù hợp, chính xác để đánh giá được tính chính xác của hoạt động đăng ký kinh doanh. Ngoài ra, cần bổ sung thêm các kênh, nguồn thông tin liên hệ bắt buộc cần cung cấp khác để trong trường hợp cần thiết, không liên hệ được thông qua địa chỉ, các cơ quan có thẩm quyền vẫn có khả năng liên lạc được với những người quản lý, người có thẩm quyền của công ty để giải quyết khi có vấn đề phát sinh.

Thứ năm, đối với thủ tục liên thông đăng ký đầu tư và đăng ký doanh nghiệp, các cơ quan có thẩm quyền cần nhanh chóng ban hành các văn bản thay thế, hướng dẫn cụ thể hơn về thủ tục này. Từ đó các doanh nghiệp, nhà đầu tư có thể có cơ sở pháp lý chính xác để áp dụng và sử dụng trong quá trình đăng ký đầu tư cũng như đăng ký doanh nghiệp, tạo điều kiện cho việc tối ưu quy trình thực hiện các thủ tục hành chính.  

Thứ sáu, việc liên thông cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp cho các cơ quan quản lý đặc thù đối với các ngành nghề có điều kiện cần phải xem xét lại và điều chỉnh cho phù hợp. Xem xét cấp tài khoản truy cập đặc biệt cho các cơ quan quản lý chuyên ngành (ngành nghề có điều kiện như chi cục thú y, dược, cục an toàn thông tin,…) quyền được kiểm tra thông tin doanh nghiệp đã đăng ký trên hệ thống Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Vì khi có quyền tra cứu dữ liệu một cách chính thức từ Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp thì các cơ quan này không cần thiết phải yêu cầu doanh nghiệp cung cấp các thông tin về đăng ký doanh nghiệp khi thực hiện các thủ tục hành chính về giấy phép con, giấy phép đủ điều kiện kinh doanh, giấy phép đáp ứng yêu cầu của ngành nghề thì lúc đó hiệu quả của thông tin đăng ký kinh doanh sẽ được phát huy tối đa.

Hơn nữa, chúng tôi thấy rằng còn rất nhiều doanh nghiệp đặc thù như các công ty luật, các văn phòng luật sư và chi nhánh của một thương nhân nước ngoài tại Việt Nam hoạt động theo Nghị định 07/2016/NĐ-CP khi đăng ký hoạt động tại Việt Nam thì thông tin doanh nghiệp vẫn không tồn tại trên hệ thống đăng ký kinh doanh. Vì các thông tin này cũng không tự động kết nối với hệ thống của cơ quan thuế như các doanh nghiệp bình thường. Chúng tôi đề xuất rằng để tăng cường hiệu quả của việc đăng ký kinh doanh của các doanh nghiệp trong lĩnh vực đặc thù như vậy, Chính phủ cần quy định thống nhất đối với các doanh nghiệp này một khi được đăng ký kinh doanh tại các cơ quan chuyên môn, các thông tin đăng ký doanh nghiệp, chi nhánh này sẽ tự động kết nối với các cơ quan thuế, cơ quan công an mà không để tự doanh nghiệp, nhà đầu tư nước ngoài tự thực hiện các thủ tục này một cách thủ công. Việc này đã gây ra nhiều thủ tục tốn kém, không cần thiết.

Cuối cùng, trên các trường thông tin của cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, nên bổ sung thêm các cách thức để tra cứu các nội dung liên quan đến nguồn gốc, cơ sở hình thành của các doanh nghiệp được hình thành trên cơ sở chia, tách, sáp nhập, hợp nhất. Điều này giúp cho các bên thứ ba cũng như các cơ quan có thẩm quyền có thể kiểm tra, xác minh được các thông tin cũng như giải quyết các vấn đề pháp lý phát sinh khi doanh nghiệp thực hiện các thủ tục nêu trên.  

Nhìn chung, hoạt động đăng ký doanh nghiệp hiện nay ngày càng phổ biến hơn tại Việt Nam với lượng lớn các công ty, chi nhánh, văn phòng đại diện được thành lập, thay đổi thông tin mỗi ngày. Do vậy, việc cải thiện về chất lượng thủ tục pháp lý, bảo vệ thông tin của doanh nghiệp cần được chú trọng nhằm tạo môi trường thuận lợi, thúc đẩy hoạt động kinh doanh, đầu tư trong và ngoài nước cũng như phát triển nền kinh tế. Thông qua bài tham luận này, tác giả mong rằng có thể đưa ra những bất cập, hạn chế còn tồn tại trong thực tiễn kèm theo đề xuất một số phương án để từ đó, các cơ quan chức năng, doanh nghiệp cũng như các đối tượng liên quan có thể xem xét, đánh giá và nhanh chóng xử lý các vấn đề hiện tại. Điều này cũng góp phần xây dựng, hoàn thiện hệ thống thủ tục pháp lý đăng ký doanh nghiệp và quản lý dữ liệu doanh nghiệp tại Việt Nam.