Với nhiều tranh chấp thương mại hiện nay, hợp đồng không còn là tài liệu duy nhất quyết định kết quả vụ việc. Không ít vụ tranh chấp được phân định thắng thua từ một chuỗi email, một cuộc trao đổi trên Microsoft Teams, hay thậm chí vài tin nhắn Zalo giữa những người trực tiếp thực hiện giao dịch. Điều này phản ánh một thực tế rằng hoạt động kinh doanh đã chuyển dịch mạnh sang môi trường số, trong khi phần lớn giao dịch hằng ngày lại không được ghi nhận bằng các văn bản chính thức.
Email ghi nhận quá trình thương lượng. Microsoft Teams lưu lại các cuộc họp trực tuyến, lịch sử trao đổi và các tệp tài liệu được chia sẻ.
Chính vì vậy, chứng cứ điện tử đang ngày càng giữ vai trò trung tâm trong tố tụng trọng tài. Tuy nhiên, việc một tài liệu tồn tại dưới dạng điện tử không đồng nghĩa với việc nó đương nhiên có giá trị chứng minh. Câu hỏi mà hội đồng trọng tài thường phải giải quyết không phải là "có email hay không", mà là liệu email đó có đủ đáng tin cậy để chứng minh một sự kiện pháp lý hay không.
Ranh giới giữa "một chứng cứ thuyết phục" và "một tài liệu không có giá trị" nhiều khi chỉ nằm ở khả năng chứng minh tính xác thực, tính toàn vẹn và bối cảnh hình thành của dữ liệu điện tử.
Chứng cứ điện tử ngày càng trở thành "nhân chứng chính"
Nếu trước đây các tranh chấp thương mại thường xoay quanh hợp đồng, phụ lục, biên bản nghiệm thu hay hóa đơn thì ngày nay phần lớn quá trình đàm phán và thực hiện giao dịch lại diễn ra trên các nền tảng số.
Email ghi nhận quá trình thương lượng. Microsoft Teams lưu lại các cuộc họp trực tuyến, lịch sử trao đổi và các tệp tài liệu được chia sẻ. Zalo trở thành công cụ trao đổi công việc phổ biến giữa doanh nghiệp Việt Nam với khách hàng, nhà cung cấp và đối tác.
Không ít trường hợp, chính các thông điệp này phản ánh đầy đủ hơn quá trình thực hiện hợp đồng so với văn bản đã ký kết. Một email xác nhận gia hạn thời hạn giao hàng, một tin nhắn Zalo đồng ý thay đổi phương thức thanh toán hay bản ghi cuộc họp trên Teams thống nhất điều chỉnh thiết kế dự án đều có thể trở thành căn cứ quan trọng trong việc xác định quyền và nghĩa vụ của các bên.
Điều này khiến tranh chấp trọng tài hiện đại không chỉ là việc đối chiếu, kiểm tra các điều khoản hợp đồng mà còn là quá trình tái hiện toàn bộ lịch sử giao dịch điện tử giữa các bên.
Trọng tài không đặt nặng hình thức của chứng cứ
Một trong những ưu điểm lớn của trọng tài thương mại là tính linh hoạt trong việc tiếp nhận chứng cứ.
Không giống nhiều thủ tục tố tụng truyền thống vốn có yêu cầu khá chặt chẽ về hình thức chứng cứ, tố tụng trọng tài trao cho hội đồng trọng tài quyền chủ động đánh giá giá trị của từng tài liệu trên cơ sở toàn bộ hồ sơ vụ việc.
Điều đó đồng nghĩa với việc email, tin nhắn, dữ liệu từ Teams, Zalo hay các nền tảng điện tử khác đều có thể được xem xét nếu chúng có liên quan đến vụ tranh chấp. Tuy nhiên, sự linh hoạt này không đồng nghĩa với việc hội đồng trọng tài sẽ chấp nhận mọi tài liệu điện tử được nộp. Quyền tự do đánh giá chứng cứ cũng đồng thời đặt ra yêu cầu cao hơn về chất lượng và độ tin cậy của chứng cứ.
Nói cách khác, trọng tài không hỏi chứng cứ được tạo ra trên nền tảng nào mà quan tâm nhiều hơn đến việc liệu chứng cứ đó có phản ánh trung thực sự kiện cần chứng minh hay không.
Email thường mạnh hơn ảnh chụp màn hình
Trong thực tiễn, email vẫn là loại chứng cứ điện tử có giá trị cao nhất.
Không phải vì email được pháp luật ưu tiên hơn các nền tảng khác mà bởi chúng thường lưu giữ được nhiều thông tin kỹ thuật như địa chỉ người gửi, người nhận, thời điểm gửi, máy chủ truyền nhận, chuỗi thư trước đó và nhiều dữ liệu định danh khác.
Những dữ liệu này giúp hội đồng trọng tài có cơ sở kiểm tra tính xác thực của tài liệu.
Ngược lại, ảnh chụp màn hình (screenshot) thường chỉ phản ánh phần nội dung hiển thị mà không thể hiện đầy đủ metadata hay lịch sử hình thành dữ liệu. Một ảnh chụp hoàn toàn có thể bị cắt ghép, chỉnh sửa hoặc chỉ phản ánh một phần cuộc trao đổi.
Điều này không có nghĩa screenshot không có giá trị chứng minh. Tuy nhiên, nếu chỉ dựa vào ảnh chụp mà không có dữ liệu gốc hoặc các chứng cứ bổ trợ khác thì trọng lượng chứng minh thường khá hạn chế.
Đây cũng là lý do trong nhiều vụ tranh chấp quốc tế, các bên thường được yêu cầu xuất trình email nguyên bản hoặc dữ liệu điện tử ở định dạng gốc thay vì chỉ nộp bản in.
Teams và Zalo đặt ra nhiều thách thức hơn
Nếu email tương đối ổn định thì các nền tảng trao đổi tức thời như Microsoft Teams hoặc Zalo lại đặt ra nhiều vấn đề phức tạp hơn.
Thứ nhất, nội dung có thể bị chỉnh sửa hoặc xóa sau khi gửi.
Thứ hai, quyền truy cập vào dữ liệu phụ thuộc vào tài khoản người dùng hoặc chính sách lưu trữ của nền tảng.
Thứ ba, việc xuất dữ liệu nhiều khi chỉ tạo ra bản sao chứ không phải dữ liệu nguyên bản.
Đặc biệt với Zalo, phần lớn giao tiếp diễn ra trên thiết bị di động. Khi thay đổi điện thoại, mất tài khoản hoặc hết thời gian đồng bộ dữ liệu, nhiều nội dung trao đổi có thể không còn được khôi phục đầy đủ.
Trong khi đó, Microsoft Teams lại có ưu điểm là thường được tích hợp với hệ sinh thái doanh nghiệp như Microsoft 365. Nhiều tổ chức lưu giữ được nhật ký truy cập, lịch sử chỉnh sửa tài liệu, thời điểm tạo hoặc sửa tệp và các thông tin kỹ thuật khác, giúp việc xác thực chứng cứ thuận lợi hơn nếu hệ thống quản trị dữ liệu được thiết lập đầy đủ.
Giá trị chứng minh không nằm ở nội dung mà ở khả năng xác thực
Hội đồng trọng tài thường quan tâm tới các câu hỏi. Ai là người thực sự gửi thông điệp? Thông điệp có bị sửa đổi sau khi được tạo lập hay không? Chuỗi dữ liệu có đầy đủ hay chỉ là một phần được lựa chọn? Thiết bị, tài khoản hoặc máy chủ có thể xác nhận nguồn gốc dữ liệu hay không? Người gửi có thẩm quyền đại diện doanh nghiệp hay chỉ là nhân viên thông thường?
Một email có nội dung hoàn hảo nhưng không thể xác định người gửi thực tế có thể mang giá trị thấp hơn một chuỗi email đầy đủ với dữ liệu rõ ràng.
Tương tự, một tin nhắn Zalo thừa nhận nghĩa vụ thanh toán chưa chắc đã đủ sức chứng minh nếu bên còn lại chứng minh được tài khoản đã bị người khác sử dụng hoặc nội dung đã bị chỉnh sửa.
Một yếu tố ngày càng được coi trọng trong trọng tài quốc tế là chuỗi lưu giữ chứng cứ (chain of custody).
Chuỗi lưu giữ chứng cứ quyết định độ tin cậy
Một yếu tố ngày càng được coi trọng trong trọng tài quốc tế là chuỗi lưu giữ chứng cứ (chain of custody).
Khái niệm này phản ánh toàn bộ quá trình từ khi dữ liệu được tạo lập, lưu trữ, thu thập, sao chép, chuyển giao cho đến khi được xuất trình trước hội đồng trọng tài. Nếu không thể chứng minh dữ liệu luôn được bảo quản nguyên vẹn trong suốt quá trình này thì nguy cơ bị nghi ngờ về tính toàn vẹn sẽ tăng lên đáng kể.
Trong nhiều vụ việc, doanh nghiệp chỉ in email ra giấy hoặc chuyển tiếp (forward) cho luật sư mà không lưu giữ bản gốc. Đến khi xảy ra tranh chấp, dữ liệu kỹ thuật quan trọng đã không còn, khiến việc xác thực trở nên khó khăn.
Đó là lý do ngày càng nhiều doanh nghiệp áp dụng quy trình bảo toàn chứng cứ điện tử ngay khi phát sinh tranh chấp, bao gồm sao lưu dữ liệu, hạn chế chỉnh sửa, ghi nhận thời điểm thu thập và lưu giữ nhật ký xử lý dữ liệu.
Không phải mọi chứng cứ thu thập được đều có thể sử dụng
Một vấn đề khác thường bị bỏ qua là tính hợp pháp của việc thu thập chứng cứ.
Trong nỗ lực bảo vệ quyền lợi của mình, không ít doanh nghiệp tìm cách truy cập trái phép vào email của nhân viên, sao chép dữ liệu từ điện thoại cá nhân hoặc ghi âm cuộc họp mà các bên không được thông báo. Những tài liệu này có thể chứa thông tin quan trọng nhưng đồng thời cũng làm phát sinh rủi ro về quyền riêng tư, bảo vệ dữ liệu cá nhân, bí mật kinh doanh hoặc bí mật nghề nghiệp.
Trong tố tụng trọng tài, hội đồng trọng tài không chỉ xem xét giá trị chứng minh mà còn cân nhắc việc chứng cứ có được thu thập bằng phương thức phù hợp hay không. Một chứng cứ có nội dung rất thuyết phục nhưng được thu thập trái pháp luật có thể làm giảm đáng kể trọng lượng chứng minh, thậm chí ảnh hưởng đến tính công bằng của toàn bộ quá trình tố tụng.
Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì từ trước khi xảy ra tranh chấp?
Thực tiễn cho thấy giá trị của chứng cứ điện tử được quyết định từ rất lâu trước khi tranh chấp phát sinh.
Doanh nghiệp cần xây dựng quy chế sử dụng email và các nền tảng trao đổi công việc, quy định rõ tài khoản nào được sử dụng trong giao dịch chính thức, ai có thẩm quyền đưa ra cam kết thay mặt doanh nghiệp và cơ chế lưu trữ dữ liệu trong suốt vòng đời giao dịch. Song song đó là chính sách sao lưu, bảo quản dữ liệu, lưu giữ nhật ký hệ thống và quy trình lưu giữ bằng chứng pháp lý để bảo toàn dữ liệu khi có dấu hiệu phát sinh tranh chấp.
Đối với các giao dịch có giá trị lớn, doanh nghiệp cũng không nên chỉ dựa vào các cuộc trao đổi trên Zalo hoặc Teams. Mọi thay đổi quan trọng về giá, tiến độ, phạm vi công việc hay điều kiện thanh toán nên được xác nhận lại bằng email hoặc phụ lục hợp đồng nhằm tạo ra chuỗi chứng cứ đầy đủ và dễ xác thực hơn.
Trong kỷ nguyên số, dữ liệu điện tử đã trở thành một yếu tố rất quan trọng hoạt động kinh doanh. Nhưng cũng giống như lời khai của một nhân chứng, dữ liệu chỉ thực sự có giá trị khi chứng minh được rằng nó là chân thực, đầy đủ và đáng tin cậy. Đó cũng là giới hạn lớn nhất của chứng cứ điện tử trong tố tụng trọng tài: công nghệ có thể ghi nhận mọi cuộc trao đổi, nhưng chỉ những dữ liệu vượt qua được bài kiểm tra về tính xác thực, tính toàn vẹn và tính hợp pháp mới có thể trở thành nền tảng cho một phán quyết công bằng.
