Chi phí giải quyết tranh chấp bằng trọng tài: Những rủi ro doanh nghiệp không nên bỏ qua

Trọng tài thương mại được nhiều doanh nghiệp lựa chọn nhờ tính linh hoạt, bảo mật và khả năng giải quyết tranh chấp có yếu tố quốc tế. Tuy nhiên, phí trọng tài có thể tạo áp lực tài chính đáng kể ngay từ thời điểm khởi kiện; tổng chi phí thực tế còn phụ thuộc vào diễn biến tố tụng và khả năng thu hồi chi phí sau khi có phán quyết.

Một khác biệt đáng chú ý là áp lực dòng tiền khi khởi kiện.

Chi phí trọng tài không chỉ có phí cho trọng tài giải quyết vụ việc mà còn có các khoản thực tế phát sinh khác. Do đó, doanh nghiệp cần đánh giá đồng thời áp lực dòng tiền ban đầu, khả năng phát sinh chi phí, cơ hội thu hồi chi phí và giá trị thương mại của kết quả giải quyết tranh chấp để có những lựa chọn tốt nhất cho vụ việc của mình.

Phí trọng tài cao hơn án phí Tòa án: Doanh nghiệp cần tính toán gì?

Trong tố tụng Tòa án, mức án phí sơ thẩm đối với các tranh chấp kinh doanh, thương mại có giá ngạch được quy định tại Nghị quyết số 326/2016/UBTVQH14 của Ủy ban Thường vụ Quốc hội. Theo đó, án phí sơ thẩm dao động từ 3.000.000 đồng đối với tranh chấp có giá trị từ 60.000.000 đồng trở xuống đến 112.000.000 đồng cộng với 0,1% phần giá trị tranh chấp vượt quá 4.000.000.000 đồng đối với tranh chấp có giá trị trên 4.000.000.000 đồng.[1] Trong khi đó, phí trọng tài không được ấn định thống nhất bằng một mức cố định trong văn bản quy phạm pháp luật mà phụ thuộc vào biểu phí của từng Trung tâm trọng tài hoặc mức phí do Hội đồng trọng tài (“HĐTT”) ấn định trong trường hợp vụ tranh chấp được giải quyết bằng trọng tài vụ việc theo quy định tại Điều 34 Luật Trọng tài thương mại năm 2010 (“Luật TTTM”).

Tham khảo Biểu phí trọng tài của Trung tâm Trọng tài Quốc tế Việt Nam (VIAC),[2] có thể thấy rằng đối với vụ tranh chấp được giải quyết bởi HĐTT gồm ba Trọng tài viên, mức phí thấp nhất là 16.500.000 đồng đối với tranh chấp có giá trị từ 100.000.000 đồng trở xuống. Đối với tranh chấp có giá trị từ 500.000.000.001 đồng trở lên, mức phí là 3.609.300.000 đồng cộng với 0,30% phần giá trị vượt quá 500.000.000.000 đồng. Các mức phí này cho thấy chi phí giải quyết tranh chấp tại VIAC có thể cao hơn đáng kể so với án phí Tòa án. Đặc biệt, đối với các tranh chấp có giá trị lớn, khoản chênh lệch giữa phí trọng tài và án phí Tòa án có thể trở thành một yếu tố đáng kể trong quyết định lựa chọn phương thức giải quyết tranh chấp của doanh nghiệp.

Giả sử nguyên đơn yêu cầu thanh toán 100.000.000.000 đồng trong một tranh chấp kinh doanh, thương mại có giá ngạch, án phí sơ thẩm tính theo biểu án phí nêu trên là 208.000.000 đồng. Nếu áp dụng mức phí VIAC 1.609.300.000 đồng đối với Hội đồng gồm ba trọng tài viên như ví dụ này, phí trọng tài cao khoảng 7,7 lần án phí sơ thẩm. Đây là phép so sánh theo biểu phí, không phải so sánh số tiền cuối cùng mà nguyên đơn chắc chắn phải chịu.

Biểu phí của các trung tâm trọng tài có thể khác nhau. Với giá trị yêu cầu 100.000.000.000 đồng, các mức phí tham khảo được bài viết dẫn từ VTA, VSIAC và TRACENT lần lượt là 1.458.000.000 đồng, 1.000.000.000 đồng và 898.000.000 đồng. Trước khi sử dụng các số liệu này để lựa chọn trung tâm, doanh nghiệp cần đối chiếu biểu phí chính thức còn hiệu lực, số lượng trọng tài viên, các khoản phí đã bao gồm và phương pháp xác định giá trị tính phí để bảo đảm so sánh trên cùng cơ sở.[3][4][5]

Một khác biệt đáng chú ý là áp lực dòng tiền khi khởi kiện. Trong tố tụng Tòa án, khoản tạm ứng án phí sơ thẩm về nguyên tắc được xác định theo quy định áp dụng; với giả định nêu trên, mức tạm ứng là 104.000.000 đồng. Trong tố tụng trọng tài, việc nộp phí, thời hạn nộp và khả năng yêu cầu nộp bổ sung phụ thuộc quy tắc, biểu phí của trung tâm và diễn biến vụ việc. Vì vậy, không nên đồng nhất khoản tạm ứng ban đầu với tổng chi phí cuối cùng hoặc mặc nhiên coi mọi vụ việc đều phải nộp toàn bộ chi phí ngay một lần.[6][7]

Ngoài giá trị yêu cầu, số lượng trọng tài viên cũng có thể ảnh hưởng đáng kể đến chi phí. Với tranh chấp không quá phức tạp, Hội đồng gồm một trọng tài viên có thể là lựa chọn tiết kiệm hơn nếu phù hợp với thỏa thuận và quy tắc áp dụng; ngược lại, tranh chấp lớn hoặc phức tạp có thể cần Hội đồng gồm ba trọng tài viên. Việc lựa chọn cần cân bằng chi phí với yêu cầu về chuyên môn và chất lượng giải quyết.

Phí trọng tài chỉ là một phần của tổng chi phí tranh chấp

Khi dự trù chi phí giải quyết tranh chấp bằng trọng tài, doanh nghiệp thường căn cứ vào biểu phí của Trung tâm trọng tài để ước tính tổng chi phí phải bỏ ra. Tuy nhiên, cách tính này chưa phản ánh đầy đủ các khoản chi phí thực tế có thể phát sinh trong suốt quá trình tố tụng. Bởi lẽ, ngoài khoản phí trọng tài phải nộp ban đầu khi khởi kiện hoặc thực hiện quyền kiện lại theo biểu phí của Trung tâm trọng tài, doanh nghiệp còn có thể phải chịu các khoản chi phí bổ sung trong quá trình giải quyết tranh chấp.

Cụ thể, sau khi HĐTT được thành lập, doanh nghiệp có thể được yêu cầu tạm ứng hoặc thanh toán các khoản chi phí phát sinh như chi phí đi lại, lưu trú và các chi phí liên quan khác của Trọng tài viên; chi phí cho các trợ giúp khác theo yêu cầu của HĐTT; chi phí sử dụng các dịch vụ tiện ích do Trung tâm trọng tài cung cấp; cũng như chi phí giám định, định giá tài sản và tham vấn ý kiến chuyên gia theo yêu cầu của Trung tâm trọng tài.[8] Bên cạnh đó, doanh nghiệp còn cần dự trù các khoản chi phí phục vụ việc tham gia tố tụng của chính mình, chẳng hạn như phí luật sư, cố vấn pháp lý, chi phí phiên dịch, đi lại và lưu trú.

Các khoản chi phí này không phát sinh đồng đều trong mọi vụ việc. Đặc biệt, phí luật sư có thể chiếm tỷ trọng đáng kể nhưng việc thắng kiện không đồng nghĩa với được hoàn trả toàn bộ. Khả năng thu hồi phụ thuộc vào thỏa thuận, quy tắc tố tụng, cơ sở pháp lý của yêu cầu, chứng cứ chứng minh và đánh giá của Hội đồng trọng tài. Doanh nghiệp nên lập ngân sách theo các kịch bản, kể cả khi bị đơn đưa ra yêu cầu phản tố làm mở rộng phạm vi tranh chấp.

Thắng kiện có đồng nghĩa với được hoàn trả toàn bộ chi phí?

Về nguyên tắc, khoản 3 Điều 34 Luật TTTM quy định bên thua kiện phải chịu phí trọng tài, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác hoặc quy tắc tố tụng trọng tài có quy định khác, hoặc HĐTT có quyết định khác. Trên thực tế, Quy tắc tố tụng trọng tài của các Trung tâm trọng tài thường trao cho HĐTT quyền quyết định việc phân bổ phí trọng tài, trừ khi các bên có thỏa thuận khác.[9]

Theo đó, nguyên tắc bên thua kiện chịu phí trọng tài không có nghĩa mọi trường hợp đều phân bổ phí theo cách tuyệt đối. Khi yêu cầu khởi kiện hoặc phản tố chỉ được chấp nhận một phần, việc phân bổ còn phụ thuộc vào thỏa thuận của các bên, quy tắc áp dụng và quyết định của Hội đồng trọng tài. Doanh nghiệp vì vậy cần dự liệu khả năng phải chịu một phần phí dù kết quả giải quyết nhìn chung có lợi cho mình.[10]

Bên cạnh đó, Luật TTTM không quy định cụ thể các tiêu chí mà HĐTT phải áp dụng khi quyết định phân bổ phí trọng tài. Do đó, tùy thuộc vào quy tắc tố tụng trọng tài được áp dụng và tình tiết của từng vụ tranh chấp, HĐTT có thể xem xét các yếu tố như mức độ chấp nhận yêu cầu của mỗi bên, mức độ thắng kiện và cách thức các bên thực hiện quyền, nghĩa vụ tố tụng để quyết định việc phân bổ phí trọng tài. Điều này đồng nghĩa với việc doanh nghiệp cần tính đến khả năng phải chịu một phần phí trọng tài ngay cả khi đạt được kết quả thuận lợi trong vụ tranh chấp.

Không nên mặc nhiên áp dụng tỷ lệ hoàn trả của một trung tâm cho trung tâm khác hoặc cho mọi giai đoạn tố tụng.

Rút đơn khởi kiện: Chi phí nào có thể không thu hồi được?

Trong tố tụng Tòa án, khoản 3 Điều 218 Bộ luật Tố tụng dân sự năm 2015 quy định rằng, khi đương sự rút toàn bộ yêu cầu khởi kiện và Tòa án ra quyết định đình chỉ giải quyết vụ án, tiền tạm ứng án phí đã nộp sẽ được trả lại cho đương sự. Trong khi đó, Luật TTTM không quy định cụ thể về việc hoàn trả phí trọng tài khi người khởi kiện rút đơn khởi kiện hoặc đơn kiện lại, mà vấn đề này chủ yếu được điều chỉnh theo quy tắc tố tụng và biểu phí của từng Trung tâm trọng tài.

Thông thường, các Trung tâm trọng tài quy định mức phí được hoàn trả dựa trên thời điểm người khởi kiện rút đơn khởi kiện hoặc đơn kiện lại, hoặc rút yêu cầu sửa đổi, bổ sung các đơn này. Theo đó, tỷ lệ hoàn trả thường thấp hơn 100% và giảm dần tùy thuộc vào giai đoạn tố tụng mà việc rút đơn được thực hiện. Ví dụ, theo Biểu phí trọng tài ban hành kèm theo Quyết định số 89/QĐ-VIAC ngày 25/01/2016 của Chủ tịch VIAC, tỷ lệ hoàn trả phí trọng tài trong một số trường hợp được quy định như sau:

1. Rút đơn trước khi HĐTT được thành lập: VIAC hoàn trả 70% phí trọng tài.
2. Rút đơn sau khi HĐTT được thành lập: VIAC hoàn trả 40% phí trọng tài.
3. Rút đơn sau khi VIAC gửi giấy triệu tập phiên họp giải quyết vụ tranh chấp nhưng trước ngày mở phiên họp: VIAC hoàn trả 20% phí trọng tài.

Ngoài các trường hợp trên, Biểu phí này còn quy định mức hoàn trả đối với một số trường hợp đình chỉ giải quyết tranh chấp. Cụ thể, VIAC hoàn trả 30% phí trọng tài nếu HĐTT ra quyết định đình chỉ do thỏa thuận trọng tài không tồn tại, vô hiệu hoặc không thể thực hiện được; và hoàn trả 20% phí trọng tài nếu HĐTT ra quyết định đình chỉ trên cơ sở quyết định của Tòa án xác định tranh chấp không thuộc thẩm quyền của trọng tài. Đồng thời, trong mọi trường hợp, số phí trọng tài còn lại sau khi VIAC hoàn trả không được thấp hơn 10.000.000 đồng.

Chính sách hoàn trả phí có thể ảnh hưởng trực tiếp đến chiến lược thương lượng. Việc khởi kiện quá sớm để tạo sức ép đàm phán có thể khiến doanh nghiệp không thu hồi đầy đủ phí đã nộp nếu sau đó đạt được thỏa thuận; nhưng trì hoãn quá lâu cũng có thể làm phát sinh rủi ro thời hiệu hoặc khó khăn trong bảo toàn tài sản. Do đó, thời điểm khởi kiện cần được đánh giá trong tổng thể chiến lược giải quyết tranh chấp.

Trước khi nộp đơn hoặc rút yêu cầu, doanh nghiệp cần kiểm tra biểu phí và chính sách hoàn trả đang có hiệu lực tại trung tâm được lựa chọn, đồng thời phân biệt rút đơn với các trường hợp đình chỉ tố tụng khác nhau. Không nên mặc nhiên áp dụng tỷ lệ hoàn trả của một trung tâm cho trung tâm khác hoặc cho mọi giai đoạn tố tụng.

Phán quyết bị hủy: Rủi ro phải trả chi phí lần thứ hai

Phán quyết trọng tài có thể bị Tòa án hủy khi thuộc một trong các căn cứ luật định tại Điều 68 Luật Trọng tài thương mại 2010, chẳng hạn thỏa thuận trọng tài vô hiệu, sai phạm về thẩm quyền hoặc thủ tục, hay vi phạm các nguyên tắc cơ bản của pháp luật Việt Nam. Thủ tục xem xét hủy phán quyết không phải một cấp phúc thẩm để xét xử lại toàn bộ nội dung tranh chấp. Nếu phán quyết bị hủy, các bên có thể thỏa thuận giải quyết lại bằng trọng tài hoặc khởi kiện tại Tòa án theo quy định pháp luật.[11]

Trong trường hợp này, khoản phí trọng tài mà doanh nghiệp đã nộp để giải quyết vụ tranh chấp trước đó có thể trở thành một khoản chi phí không thu hồi được. Bởi lẽ các quy định về hoàn trả phí trọng tài của Trung tâm trọng tài thường áp dụng đối với những trường hợp cụ thể như rút đơn khởi kiện hoặc đình chỉ giải quyết vụ tranh chấp, mà không mặc nhiên bao gồm trường hợp phán quyết trọng tài bị Tòa án hủy. Đồng thời, Luật TTTM 2010 chưa quy định cụ thể về việc hoàn trả phí trọng tài đã nộp trong trường hợp này. Do đó, doanh nghiệp có thể phải tự chịu khoản phí đã phát sinh trong quá trình tố tụng trọng tài trước đó, ngay cả khi tranh chấp chưa được giải quyết dứt điểm.

Nếu phải giải quyết lại tranh chấp, doanh nghiệp có thể phát sinh thêm phí tố tụng, phí luật sư, chi phí chứng cứ và chi phí quản lý, bên cạnh những khoản đã chi ở thủ tục trước. Do đó, kiểm tra hiệu lực điều khoản trọng tài, thẩm quyền và việc tuân thủ thủ tục ngay từ đầu cũng là biện pháp quản trị chi phí. Về dài hạn, việc lựa chọn trung tâm, số lượng trọng tài viên, ngôn ngữ và địa điểm tố tụng từ giai đoạn soạn thảo hợp đồng có thể giúp kiểm soát rủi ro tài chính.

Kết luận

Chi phí trọng tài không chỉ là khoản tiền doanh nghiệp phải nộp khi khởi kiện, mà còn bao gồm chi phí phát sinh, khả năng thu hồi và rủi ro phải giải quyết lại tranh chấp. Vì vậy, lựa chọn trọng tài cần dựa trên đánh giá tổng thể về chi phí, lợi ích thương mại, khả năng thi hành và mức độ phù hợp của thủ tục. Một chiến lược hiệu quả không nhất thiết là chiến lược có phí tố tụng thấp nhất, mà là chiến lược giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí và bảo vệ tốt nhất lợi ích cần đạt được.